Служба документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения)

Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Служба документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения)

Содержание

Введение

Глава I. Организация работы службы документационного обеспечения управления

1.1 Задачи и функции службы ДОУ

1.2 Организационная структура службы делопроизводства

1.3 Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы

1.4 Должностной и численный состав службы ДОУ

Глава II. Практическая часть

2.1 Характеристика подразделения Управления социальной защиты населения

2.2 Задачи и функции Управления социальной защиты населения

2.3 Структура Управления социальной защиты населения

2.4 Организация работы с документами при прохождении производственной практики

2.5 Практическая работа в УСЗН

Глава III. Охрана труда

3.1 Общие требования охраны труда

3.2 Требования охраны труда перед началом работы

3.3 Требования охраны труда во время работы

3.4 Требования охраны труда в аварийных ситуациях

3.5 Требования охраны труда после окончания работы

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию делопроизводства не только в государственных, но и коммерческих организациях.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Цель работы - изучить службу документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения); задачи, функции, должностной и численный состав, а также нормативно - методическую базу, регламентирующую работу с документами и применить имеющиеся умения и навыки на практике.

Задачи:

1. Ознакомиться с организацией работы службы документационного обеспечения управления на предприятии при прохождении производственной практики.

2. Познакомиться и подробно изучить нормативно-методическую базу, регламентирующую работу с документами организации, а именно «Управление социальной защиты населения» по Кондинскому району.

Глава I. Организация работы службы документационного обеспечения управления

1.1 Задачи и функции службы ДОУ

Основная цель службы ДОУ - осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.

Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а так же взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами и организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.

Задачи службы ДОУ включают:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота;

унификацию форм документов;

разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

ведение информационно-справочной работы по документам организации;

машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в т. ч. автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

организация делопроизводства по обращениям граждан;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, от носящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Служба в соответствии с основными задачами в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.

2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно - методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.