Организация и функционирование службы документационного обеспечения управления

Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Содержание

• Введение
• Глава 1. Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности
• 1.1 Анализ службы документационного обеспечения управления на примере ООО "Теплосети"
• 1.2 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО "Теплосети"
• Глава 2. Организационная структура службы ДОУ и управление документами
• 2.1 Оптимизация структуры и деятельности службы делопроизводства
• 2.2 Функции специалистов службы ДОУ по управлению документацией
• Глава 3. Совершенствование функционирования службы ДОУ
• Заключение
• Библиографический список
• Приложение
• документационный делопроизводство управление служба
• Введение
• В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный, или упорядоченный характер.
• Классическое определение документооборота - "движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и отправки и/или передачи их на хранение".
• С понятием "документооборот" неразрывно связано понятие "документопотока". Документопоток - сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение документов одного вида или назначения в определенном направлении, при условии, что у этих документов есть общий источник и общий приемник.
• Документооборот в таком понимании абсолютно оторван от деятельности организации, поскольку совершенно не важно, чем занимается организация: орган управления, предприятие или организация другого типа, в любом случае есть входящие документы, есть исходящие и внутренние документы. С точки зрения технологии обработки документов, также, по большому счету не важно, с какой целью создаются или поступают документы, главное, что они должны быть зарегистрированы, проконтролированы, исполнены и помещены на хранение в дело или отправлены адресату. Можно сказать, что для современного делопроизводства не принципиально, в процессе, какой деятельности функционируют документы, как, каким образом они участвуют в принятии решений.
• Такой подход к документообороту и к документационному обеспечению в целом, безусловно, решает определенным образом задачи учета документов и организации их движения, но деятельность организации для службы делопроизводства представляет собой абсолютно черный ящик, в котором совершаются совершенно неведомые процессы, главное, что имеется на входе и на выходе из этой системы.
• Следствием такого подхода к документообороту организации является то, что современное документоведение имеет весьма поверхностное представление о документации организации. Как правило, объектом изучения, описания и регламентации у нас являются так называемые организационно- распорядительные документы, в составе которых выделяются организационно- правовые документы (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные (решения, приказы, распоряжения), информационно- справочные (переписка, докладные записки, служебные, объяснительные записки, акты, справки и др.). В широком смысле управленческой документацией документоведение не занимается, из поля его зрения выпадает плановая документация, отчетная документация, договорная документация, не изучает документоведение системы обеспечивающей документации: систему документации по управлению персоналом, систему документации по материально-техническому обеспечению, систему документации по обеспечению финансами, а также системы документации по основной (производственной) деятельности. В целом это все - управленческая документация.
• Важно отметить, что с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере документационного обеспечения управления, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно непонятно, что делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования"' отвечает на эти вопросы. Распространения единых правил и процедур управления документами на государственный и частный сектор экономики. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.
• Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.
• По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения.
• Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
• В современных условиях, важное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в организациях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.
• К сожалению, многие руководители организаций, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.
• Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
• Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
• Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы организации документооборота в коммерческих организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
• Целью написания дипломной работы является анализ организации деятельности службы документационного обеспечения ООО "Теплосети", а также разработка и внесение рациональных предложений по оптимизации ее работы.
• В соответствии с поставленной целью в дипломной работе предполагается решить следующие задачи:
• - представить характеристику деятельности ООО "Теплосети": структуру, основные функции, ответственные за организацию документооборота;
• - рассмотреть нормативные документы, определяющие порядок организации документооборота в ООО "Теплосети";
• - проанализировать организацию работы с входящими и исходящими документами;
• - разработка предложений по оптимизации деятельности службы ДОУ, с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы.
• Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью "Теплосети".
• Предметом исследования является функционирование службы документационного обеспечения управления организации и ее нормативное регулирование.
• При написании дипломной работы были использованы общенаучные методы научного исследования:
• 1. Метод синтеза. Позволяет всю полученную информацию соединить в единое целое, то есть обобщить и сделать теоретические выводы; 2. Метод прогнозирования, позволяющий выявить перспективы развития в работе по усовершенствованию службы ДОУ.
• В качестве источников нашего исследования послужили нормативно-правовые акты федерального уровня, нормативно-методические документы по делопроизводству, исследования, учебно-методическая литература, электронные и периодические издания.
• Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды ведущих специалистов в области ДОУ: В.Э.Баласаняна, М.П.Бабылевой; Т.В. Кузнецовой, C.JI. Кузнецова, О. В. Мосягиной, Н.В. Шатиной, В.Ф.Янковой.
• Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А.В. Бадьиной; М.П. Бобылевой А. Казуто...