Документооборот дирекции предприятия и возможности его автоматизации

Отделы, входящие в состав управления документационного обеспечения дирекции. Обязанности директора управления документационного обеспечения административного департамента. Автоматизация документооборота - метод совершенствования управления документацией.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Содержание

Введение

1. Характеристика документооборота дирекции предприятия

2. Автоматизация документооборота как метод совершенствования управления документацией

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Результат управленческой деятельности зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой - и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Документированная информация наполняет основную часть документопотоков и информационных ресурсов организаций. Документированная информация является фундаментальной основой информационного ресурса любой организации. Именно эта информация в основном используется в управлении.

В работе рассматривается документооборот дирекции предприятия и возможности его автоматизированной обработки.

1.Характеристика документооборота дирекции предприятия

В управление документационного обеспечения дирекции входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел архивного хранения документов. Руководит управлением документационного обеспечения Директор.

В обязанности директора управления документационного обеспечения административно-правового департамента входит:

Организовывать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.

Контролировать прохождение документов (служебных писем, доверенностей, договоров) в Компании на всех этапах.

Еженедельно готовить отчеты о ходе согласования договоров (с разбивкой по конкретным документам и участникам согласования) и предоставлять их Директору административно-правового департамента для последующего доклада Заместителю генерального директора по корпоративной и административной деятельности.

Организовывать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

Возглавлять работу по ведению баз данных по документообороту.

Контролировать своевременность подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Руководить работой по ведению архивного дела в Компании.

Организовывать работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов (в составе постоянно действующей экспертной комиссии).

Обеспечивать контроль состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организовывать выдачу в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовку данных для составления отчетности о работе архива.

Директору управления документационного обеспечения административно-правового департамента непосредственно подчиняется Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан:

Обеспечивать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.

Координировать процесс согласования договоров в электронном и в бумажном виде (включая обработку результатов такого согласования, а также визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

Обеспечивать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

Обеспечивать ведение баз данных по документообороту.

Организовывать работу по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам) Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 - С.156.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента подчиняется непосредственно Начальнику отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан:

Регистрировать и учитывать документы (доверенности, договоры, служебные письма), поступающие в Компанию извне, а также создаваемые в Компании.

Участвовать в ведении делопроизводства отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Организовывать согласование договоров в электронном и в бумажном виде (включая визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

Осуществлять техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

Передавать в административное управление административно-правового департамента документы для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

Вести базы данных по документообороту.

Участвовать в работе по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Составлять описи документов для передачи по назначению Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 2005 - С.207.

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», устанавливая обязательность документирования системы менеджмента качества (СМК), не требует использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) для поддержки СМК на предприятии. Однако внедрение САДД с функциями моделирования (например, САДД «DIRECTUM») повышает эффективность построения СМК на предприятии.

Процессы СМК в САДД описывают через модуль «Управление деловыми процессами». В «типовых маршрутах» задают порядок и сроки прохождения различных поручений и других действий.

Руководителям система помогает:

планировать мероприятия по улучшению СМК;

получать в форме отчетов объективные и актуальные данные о функционировании СМК на предприятии, деятельности подразделений и сотрудников, степени их загрузки, качестве выполняемых ими работ;

оперативно доводить до сведения исполнителей результаты анализа руководством их работы;

корректировать действия по управлению качеством на основе текущего состояния СМК и результативности предшествующих мероприятий по улучшению.

2.Автоматизация документооборота как метод совершенствования управления документацией

Существующие системы автоматизации документооборота в основном выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д. Далее это программное обеспечение именуется системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Основные требования к современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:

в полном объеме выполнять все задачи документооборота: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;<...