Документ в системе документационного обеспечения управления

Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Министерство высшего и среднего образования

Российской Федерации

Брянский государственный технический университет

Филиал города Людиново

Контрольная работа

по документированию управленческой деятельности

Вариант 1

Студент группы З-11-МНТ3

Долгорукова А.В.

Преподаватель:

Ерохин Д.В.

Людиново/2011г

1. Документ в системе документационного обеспечения управления: понятие, функции, классификация. Юридическая сила документа

У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения “информация” и “документ”.

ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное. Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. Основные функции документа:

1. информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..);

2. организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности);

3. коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);

4. юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;

5. воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;

6. учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

Классификация документов

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

1. документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

2. документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

1. по способу документирования:

* рукописные;

* электронные;

* графические;

* кино-, фотодокументы.

2. по сфере использования:

* организационно-распорядительные;

* финансовые;

* научно-технические;

* отчетно-статистические.

3. по содержанию:

* простые;

* сложные.

4. по месту составления:

* внутренние;

* внешние.

5. по степени гласности

* открытые;

с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).

6. по происхождению

* официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);

* личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

7. по юридической силе

* оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

* копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

* отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

* заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

* выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

* дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

8. по форме изложения (степени унификации):

* индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

* трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

* типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);

* примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);

* унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

9. по срокам исполнения:

* срочные (с указанием срока исполнения);

* несрочные.

10. по срокам хранения:

* временного хранения (до 10 лет);

* долговременного хранения (свыше 10 лет);

* постоянного хранения.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, возможность обращаться к, информации спустя много времени после ее создания. Возможность сохранять информацию во времени, позволяет различать документы - носители оперативной информации и документы - носители ретроспективной информации.

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся: информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию - причина появления любого документа; социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью; коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями; культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

К специфическим функциям документа относятся: управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие док...