Анализ систем документационного и информационного обеспечения. Место результатов деятельности секретаря в системе ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД". Рекомендации по совершенствованию организации работы секретаря.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕСИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ"

ФАКУЛЬТЕТ КНИЖНОГО БИЗНЕСА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И МУЗЕЕВЕДЕНИЯ

Кафедра документоведения и музееведения

Выпускная квалификационная работа специалиста

Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организацией

Выполнила студентка:

Егорова Марина Вячеславовна

Научный руководитель: Абдрахманова Зульфия Амуровна

Рецензент: Афонасьева Яна Валерьевна

ЧЕЛЯБИНСК 2013

Оглавление

• Введение
• Глава 1. Обследование Центральной станции связи Челябинской дирекции связи
• 1.1 Общая характеристика организации
• 1.2 Предпроектное исследование организации деятельности секретаря Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"
• Глава 2. Анализ систем документационного и информационного обеспечения на примере Центральной станции связи Челябинской дирекции связи
• 2.1 Анализ результатов деятельности секретаря и его место в системе ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"
• 2.2 Рекомендации по совершенствованию организации работы секретаря в системе ДОУ Центральной станции связи Челябинской дирекции связи
• Заключение
• Список использованных источников и литературы источники
• Приложения

Введение

Одной из основных современных тенденций социально-экономического развития на сегодняшний день является информатизация всех областей человеческой деятельности.

Особенно впечатляющим выглядит прогресс в области информационных технологий, символами которого стали персональные компьютеры, электронные записные книжки, средства мобильной связи, а в работе государственных и частных предприятий активно применяются технологии Интернет и электронная почта. Но на фоне бурного развития информационных технологий произошло огромное увеличение объемов информации. Большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации, а также к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением, одной из основных задач которых является работа с документами: их анализ, подготовка, принятие решений, организация и контроль исполнения. При этом документы, по существу, являются основным инструментом организации управления. В связи с повсеместно компьютеризацией, современная жизнь немыслима без эффективного управления. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Объектом исследования организация документооборота организации. Предметом исследования стал процесс функционирования системы документации в конкретной организации.

Базой исследования является отдел кадров Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".

Целью выпускной квалификационной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного и информационного обеспечения управления на примере Центральной станции связи Челябинской дирекции связи.

Данная цель реализуется в рамках конкретных задач:

1) изучить историю создания и организационную структуру данного учреждения;

2) изучить организационные и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность;

3) описать стадии оргпроектной работы;

4) проанализировать проблемы внедрения систем электронного документооборота и дать рекомендации по их преодолению.

В процессе написания выпускной квалификационной работы использовались нормативно-правовые документы (законодательные, федеральных органов исполнительной власти, управления), раскрывающие вопросы функционирования системы кадрового делопроизводства. В частности Трудовой кодекс Российской Федерации (3), устанавливает обязательность применения таких локальных правовых актов как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положения об использовании и защите персональных данных в каждой организации независимо от её организационно-правовой формы.

Гражданский кодекс Российской Федерации (2) устанавливает правовые основы деятельности юридических лиц, а также документирования этой деятельности. В ряде статей Гражданского кодекса установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица.

Федеральный закон "О персональных данных" (9) обеспечивает защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации, а также распространяется на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" определяет процессы функционирования информации и документации в обществе (8).

В Постановление Госкомстата Российской Федерации "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (19) представлены формы первичной учетной документации, которые должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

В качестве методического материала по организации работы с документами, документированию управленческой деятельности использованы научные, учебные, практические материалы, подготовленные ведущими специалистами - документоведами.

секретарь документационное информационное обеспечение

В выпускной квалификационной работе были использованы методы исследования: методы познания (описание, анализ, наблюдение), общенаучные методы, документоведческие методы (анализ документации, унификация документов, системный анализ).

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений. Во введении сформулированы актуальность и практическая значимость, объект, предмет исследования, цель, задачи, представлены степень разработанности исследуемой проблемы, методы исследования, краткое содержание работы.

В первой главе рассматривается общая характеристика Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".

Во второй главе сделан анализ системы документационного и информационного обеспечения на примере Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".

В заключении сделаны основные выводы по выпускной квалификационной работе. В списке использованной литературы приводится 53 источника. В тексте работы даны ссылки к списку использованной литературы: первое число в круглых скобках означает номер библиографической записи, второе - номер страницы источника.

Текст работы сопровождается 5 приложениями.

Глава 1. Обследование Центральной станции связи Челябинской дирекции связи

1.1 Общая характеристика организации

Челябинская дирекция связи (далее дирекция) является структурным подразделением Центральной станции связи - филиала открытого акционерного общества "Российские железные дороги". Место нахождения Дирекции: 454000, г. Челябинск, пл. Революции, д.3-А.

Дирекция в своей работе руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, нормативно-правовыми актами субъектов РФ, уставом ОАО "РЖД", соответствующими отраслевыми нормативными документами и Положениями. Дирекция не является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность от имени ОАО "РЖД" на основании доверенности, выдаваемой начальнику дирекции и Положения "О Челябинской д...