Совершенстование системы кадрового делопроизводства

Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).
Краткое сожержание материала:

Размещено на

3

ВВЕДЕНИЕ

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. [7, c. 52]

1. СОСТАВ ДОКУМЕНТАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1 Понятие кадровой документации

Любой работодатель вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкиваются с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. [7. c. 61]

В деятельности службы управления персоналом делопроизводство занимает значительный объем: прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение. Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Не все руководители уделяют должное внимание и значимость документационному управлению. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролируемых органов или бывший работник обращается с иском в суд. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом заключается в создании условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками службы управления персоналом до завершения исполнения и передачи в другие подразделения организации.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

- своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

- печатание документов по кадровым вопросам;

- регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

- формирование и размножение документов по персоналу;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

- контроль за исполнением документов;

- передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Современный уровень информации общества предопределяет использование новейших технических, технологических программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе управления персоналом.

Автоматизированная информационная технология управления персоналом предприятия представляет собой систему процедур преобразования, организации, обработки, распространения и использования соответствующими структурными подразделениями или руководителями.

Сегодня на рынке информационных услуг активно предлагается пользователям множество пакетов прикладного программного обеспечения по решению комплекса задач службы управления персоналом предприятия. Например:

1. «Аит Софт» - специализированная компания по разработке, внедрению и сопровождению программно-методологических решений по комплексной автоматизации процессов управления персоналом. В состав программного комплекса «Аит: Управление персоналом» входят следующие модули: кадры, управление персоналом на основе компетенций, зарплата, табельный учет, учет рабочего времени, учет выполненных работ (наряды), персонифицированный пенсионный учет, планирование штатных расписаний, автоматизация работы с негосударственным пенсионным фондом, репликация.

2. Компания «Босс. Кадровые системы» разработала систему управления персоналом «Босс-Кадровик», который является хорошим инструментом, способным оптимизировать процесс управления человеческими ресурсами и вывести его на дальнейшее развитие программного продукта «Босс-Кадровик» - одна из приоритетных задач компании.

Система поддерживает следующие процедуры бизнес-процесса управления персоналом в организации:

- планирование структуры организации, штатного расписания;

- оперативный учет движения персонала;

- введение административного кадрового документооборота, в том числе формирование должностных инструкций;

- ведение архивов без ограничения сроков давности;

- формирование и ведение структурированных квалификационных требований к должности (профиль должности);

- планирование персонала;

- подбор персонала;

- оценка соискателей и сотрудников, аттестация персонала;

- обучение и повышение квалификации, стажировки персонала и др.

3. Компания «Монолит-Инфо» разработала программный комплекс «Монолит: Персонал», который является одним из наиболее эффективных инструментов для оптимизации процессов управления человеческими ресурсами. Программный комплекс обеспечивает автоматизацию решения следующих задач: кадровый учет, расчет заработной платы, управление персоналом.

«Монолит-Инфо» предлагает каждому конкретному заказчику адаптированные решения, построенные на основе базового ядра комплекса «Монотит: Пе...