Автоматизация кадрового делопроизводства на примере ООО ИФК "Астрстройинвест"
Краткое сожержание материала:
Размещено на
Введение
Любая компания - маленькая или большая, независимо от организационно-правовой формы, нуждается в своевременном и качественном ведении кадровой документации. Все текущие вопросы, связанные с приемом или увольнением сотрудников, оформлением отпусков или командировок, поощрениями или взысканиями, сопровождаются соответствующими кадровыми документами: вносятся записи в трудовые книжки, издаются приказы и распоряжения.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе [32].
Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов [10].
Лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) - облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.
Официальная формулировка в законодательстве Российской Федерации: документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов [25].
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
Также документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации [18].
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Большой объем макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно [18].
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия [21].
Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами [21].
Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией:
1. Поддержка качественного накопления;
2. Обеспечение эффективного управления;
3. Прозрачность деятельности организации;
4. Система контроля качества, по международным нормам;
5. Контроль деятельности предприятия;
6. Кадровая гибкость;
7. Возможность хранения информации обо всем производственном процессе;
8. Формализации деятельности работников;
9. Управление и доступ к информации;
10. Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов;
11. Сокращение затрат на управление в целях экономии бюджета;
12. Оптимизация процессов;
13. Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота;
14. Автоматизация механизма их выполнения и контроля [26].
В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений [8].
Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий. В частности, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом [8].
Компании проводят единую кадровую политику на базе тщательно разработанных требований к персоналу, подробной регламентации работы с ним, введения типовых процедур работы с кадрами (найма, аттестации, оценки, направления на учебу, продвижения и т. п.). Помимо методического обеспечения этой работы, кадровые службы непосредственно участвуют в отборе персонала, планировании карьеры работников, проведении оценки результатов работы, в оказании практической помощи линейным руководителям в работе с подчиненными [8].
Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты [8].
На построение службы персонала значительное влияние оказывает общая организационная структура и размеры компании. Чем компания крупнее и чем более она децентрализована, тем, как правило, выше доля специалистов кадровых служб в составе управления.
Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность [32].
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание соверше...
История делопроизводства в России
Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Систем...
Совершенствование кадровой работы в организации на примере ООО "Южноуральск-Лада"
Понятие и виды кадровой политики. Особенности организации деятельности службы управления персоналом. Изучение кадрового делопроизводства и трудового з...
Создание автоматизированной системы кадрового учета строительного предприятия
Принципы программирования в системе "1С: Предприятие": конфигуратор, синтакс-помощник, описание встроенного языка. Организация кадрового учета на пред...
Оценка кадрового потенциала промышленного предприятия на примере ОАО "ТАИФ-НК"
Кадровый потенциал как объект экономического исследования. Качественная характеристика кадрового потенциала управления предприятия. Анализ кадрового п...