Совершенствование электронного документооборота
Краткое сожержание материала:
Размещено на
Совершенствование электронного документооборота
1. Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения
делопроизводство автоматизация больница документооборот
1.1 Документационный оборот: история создания, понятие, виды, разновидности и способы ведения
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ? Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете. Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.
Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».
В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».
Значение этого понятия не изменилось и до настоящего времени. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются:
- в оформлении деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
- в создании условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль движения документов и сроки их исполнения);
- в создании условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
- в создании условий для хранения документов.
Документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) отправления в дело». Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.
Виды документационного оборота
В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов в учреждение (входящие документы).
Два других потока берут свое начало в самом учреждении. Их образуют исходящие документы (то есть направляемые за пределы учреждения) и внутренние документы (то есть документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).
Вместе с тем в каждом из трех видов документооборота документы совершают свой путь.
Классификация деловых документов
Существует множество способов классификации управленческих документов. Например, некоторые из них:
1). По содержанию (важнейший вид классификации):
- по административным вопросам,
- вопросам материально-технического снабжения,
- планирования,
- бухгалтерского учета,
- подготовки кадров,
- лечебно-профилактической деятельности и т.д.;
2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.
Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).
Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.
3) По месту составления документы делятся на:
- внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);
- внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его.
4). По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.
Особенности организации управления входящими документами
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:
- организацию доставки (получения) документов;
- первичную обработку документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- регистрацию документов;
- рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) учреждения.
Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, курьерской либо с помощью технических средств коммуникации (телефонограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail).
Организация первичной обработки документов включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). В Областной детской клинической больнице прием входящей корреспонденции производится секретарем главного врача.
Доставка в учреждение заказной корреспонденции осуществляется почтальонами и курьерами. Прием производится под роспись в уведомлении о вручении либо в журнале отправки документов.
Предварительно рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на:
- подлежащие передаче непосредственно главному врачу учреждения здравоохранения или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов. Обычно таким способом передается информация ограниченного доступа: врачам-специалистам (психиатрам, наркологам, фтизиатрам, дерматовенерологам, инфекционистам), судебно-медицинским экспертам, главному бухгалтеру;
- регистрируемые и нерегистрируемые: не регистрируются журналы, газеты (хотя подлежат учету), листовки, рекламы, афиши и т.п. Вся же оставшаяся корреспонденция подлежит обязательной регистрации.
Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами учреждения здравоохранения.
Регистрация документов производится в соответствии с установленным в учреждении порядком. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение журналов входящей корреспонденции.
Рассмотрение документов руководством учреждения (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов (копий документов) исполнителям.
Особенности организации управления исходящими документами
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает:
- прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителя;
- регистрацию документов;
- тиражирование документов;
- подготовку документов к отправке;
- сортировку документов;
- передачу документов.
Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.
Прежде всего, надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема док...
Мировой опыт в области законодательного регулирования электронного документооборота
Международное регулирование электронного документа, электронной цифровой подписи и электронного документооборота. Правовое и методическое регулировани...
Влияние электронного документооборота на управленческую практику
Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной...
Организация электронного документооборота в налоговой сфере
Развитие электронного документооборота. Система электронного документооборота в налоговых органах. Процесс подготовки налоговой отчетности через Интер...
Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автомат...
Исследование и совершенствование системы управления электронным документооборотом на примере ООО "Галактика"
Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях. Виды компьютерных программ по электронному документообороту. Исследование электр...