Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях. Виды компьютерных программ по электронному документообороту. Исследование электронного документооборота ООО "Галактика", его влияние на эффективность работы управленческого аппарата.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Содержание

• Введение
• 1. Теоретические аспекты электронного документооборота
• 1.1 Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях
• 1.2 Компьютерная программа электронного документооборота
• 1.3 Виды компьютерных программ по электронному документообороту
• 2. Исследование электронного документооборота ООО "Галактика"
• 2.1 Общая характеристика ООО "Галактика"
• 2.2 Исследование документооборота в организации
• 2.3 Исследование влияния электронного документооборота на эффективность работы управленческого аппарата
• 3.2 Совершенствование системы документооборота организации и её защита
• Заключение
• Список использованных источников

Введение

В современных рыночных условиях для фирм весомы возможности нынешних информационных технологий с точки зрения их применения в управлении документацией.

Когда речь заходит о автоматизации движения документации, в эту область попадает огромное множество программ, которые не имеют ни какого отношения к решаемой задаче - текстовые редакторы, программы распознавания символов, электронной почты. Это не относиться к системе электронного движения документов. Учитывая нынешнее положение на рынке и в мире в целом, внедрение подходящей для организации системы движения документов, представляется первостепенной задачей.

Отсутствие структурированного движения документов и возможности эффективно следить за движением документов, приводит к понижению эффективности работы, повышению числа ошибок.

Решение проблемы управления документацией позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы фирм, сократить объем вводимой информации, что может дать преимущество во времени и гарантировать их приемлемое функционирование.

Актуальность дипломной работы: Выбранная тема актуальна, так как признано, что организация работы с документацией влияет на качество работы органов управления, организацию и культуру труда управленческих работников в целом. От того, насколько грамотно и целесообразно ведется документация, зависит успех деятельности управления фирмы в целом. Как демонстрируют проводимые эксперименты, 86% всего рабочего времени сотрудников фирм тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Организованное грамотно управление делами понижает время, которое затрачивается для поиска, повышает подлинность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Повышение объемов информации и, соответственно, документов, потребовал использование соответствующей техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

Цель дипломной работы: Разработать и обосновать рекомендации по улучшению электронного движения документов на предприятии ООО "Галактика".

Задача дипломной работы:

1. Собрать и исследовать сведения о различных системах движения документов из разных источников (литература, Интернет и т.д.).

2. Провести исследование текущей ситуации на предприятии в области электронного движения документов.

3. Осуществить исследование влияния движения документов на эффективность управленческой деятельности организации.

4. Разработать и обосновать рекомендации по улучшению электронного движения документов на предприятии.

Предмет и объект исследования. Предметом исследования являются методологические, методические и практические вопросы организации подсистем электронного движения документов. Объектом исследования явилось действующие системы электронного движения документов в организациях России, отдельные вопросы рассмотрены на примере ООО "Галактика".

В дипломной работе использовались данные, полученные в результате прохождения преддипломной практики в ООО "Галактика".

Методика исследования. Теоретической и методологической основой исследования явились законодательные и нормативные документы по организации электронного движения документов, научные труды ведущих отечественных и зарубежных ученых-экономистов и другие источники.

В первой (теоретической) главе будут разобраны понятия о документообороте и принципы. Также разобраны системы электронного движения документов и электронный документооборот их классификация.

Во второй главе (технической) проведен исследование имеющейся системы на предприятии.

В третьей главе будет предложен перечень мероприятий с обоснованием их экономической эффективности.

Торговое предприятие ООО "Галактика" расположено в городе Нижний Тагил.

Цель деятельности торгового предприятия является получение прибыли от реализации бытовой техники и сопутствующих товаров населению города.

Магазин расположен на втором этаже торгового центра "Кировский". Общая площадь магазина 1120 кв. м., торговая площадь 960 кв. м. Помещение отвечает технологическим, архитектурно-строительным, санитарно-гигиеническим и эстетическим требованиям. Интерьер торгового предприятия выполнен в едином стиле. Общетехническое оснащение имеет своей целью создать оптимальные условия для посетителей и персонала. В магазине, по мимо естественного, используется искусственное освещение и автоматизированная компьютерная программа вентиляции.

В магазине находится один торговый зал, помещение центра проверки качества. А так же склад, административные помещения кабинеты директора, администратора, бытовые помещения, санузел, раздевалка, кухня.

Ассортимент включает в себя крупную бытовую технику, среднюю бытовую технику, мелкую бытовую технику, теле-, видео-, аудиоаппаратуру, цифровую и компьютерную технику, автомобильную акустику и сопутствующие товары.

1. Теоретические аспекты электронного документооборота

1.1 Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях

В нынешних условиях, где начинает доминировать компьютерная техника и информационные технологии, существенное значение приобретают электронные документы.

С электронной документацией гораздо легче работать: нет бумажной волокиты, заметно облегчается поиск документов при помощи применения электронных баз данных.

Кроме того, электронный документ имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с бумажными - это возможность вносить изменения в текст документа без дополнительных затрат бумаги. До недавнего времени работа с документами требовала высоких трудозатрат в связи с потребностью перепечатывать весь документ даже при внесении незначительных изменений.

Что бы представить, что же, из себя представляет электронный документ, нужно, для начала определиться с самим понятием "документ".

До недавнего времени среди множества специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения нету единого понимания термина "документ", невзирая на то что в наличие имеется ряд определений, нашедших отражение в законодательных актах и ГОСТах.

В документоведении документ рассматривают, как инструмент управления или архивного хранения; источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Процесс выявления оптимального определения понятия документа, которое соответствовало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных ГОСТах.

электронный документооборот управленческий аппарат

В первом Государственном стандарте документ определялся как "способ закрепления разными вариантами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека".

В 1983 г. появился новейший Госстандарт, в котором было указано на то, что "документ - материальный предмет с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве".

В последствии поэтапной эволюции, понятие документа приходит к собственному настоящему официальному толкованию: "документированные данные (документ) - зафиксированные на материальном носителе сведения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать" ,

Также есть более широкая трактовка понятия "документ": это предмет взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между альтернативными объектами этой среды.

В национальном стандарте РФ можно также отыскать ещё одну трактовку понятия "документ": это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемые данные, сформированные, полученные и сохраняемые организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Вдобавок для понятия "документ" применяется термин rесord, что в переводе означает "запись".

Сравнив многообразные между собой понятия, обнаруженные в литературе, можно остановиться на следующем определении понятия документа: документ - это данные, закреплённые на материальном носителе в стабильной знаковой форме сформированные человеком, для её передачи в пространстве и времени.

Можно сделать вывод, что документ - это и свед...