Организация и регламентация деятельности службы делопроизводства

Информационно-справочная работа. Организация контроля над исполнением документов. Общая характеристика современной законодательной и нормативно-правовой базы для обеспечения процессов документационного обеспечения управления, ее роль и значение.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

Содержание

Введение

Глава 1. Организация ДОУ в коммерческих организациях

1.1 Информационно-справочная работа

1.2 Организация контроля над исполнением документов

Глава 2. Характеристика нормативно-правовой и методической базы современного делопроизводства

2.1 Роль и значение современной законодательной и нормативно- правовой базы для обеспечения процессов ДОУ

2.2 Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами

Заключение

Библиографический список

документационный управление информационный делопроизводство

Введение

Актуальность. Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.

Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

Работа с документацией - основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора - в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий - в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

Объектом работы является ДОУ в коммерческих организациях.

Предметом - организация и нормативная регламентация ДОУ в коммерческих организациях.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Главная цель работы - изучение документооборота в службе делопроизводства.

Исходя из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:

Рассмотреть документопоток в организациях.

Рассмотреть деятельность службы делопроизводства при работе с документами.

Изучить нормативно- правовую базу для обеспечения процессов ДОУ.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Методами исследования данной работы является:

Использование метода анализа литературы.

Анализ нормативно - правовой документации в документационном обеспечении управления.

Изучение различных документов.

Теоретический анализ архивов.

Степень изученности темы

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа - приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. - имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Глава 1 Организация ДОУ в коммерческих организациях

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства Янковская В.Ф Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - № 12.- с.20.. Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 7.-с.12..

1.1 Информационно-справочная работа

Одна из главных целей регистрации - создание базы данных о документах организации. На основе этого банка данных можно за несколько минут определить:

- у кого, где и в какой стадии работы находится любой документ;

- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Справочная картотека составляется из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий, услуг и т.д.). Отдельно ведется картотека обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Отдельная картотека по тематическому признаку заводится на законодательные, нормативные и распорядительные документы.

Значительно расширяет возможности информационно-справочного обслуживания автоматизированная система регистрации. Современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.) Документооборот в организации: практ. Пособие / Н.Н. Анодина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.-с.103..

Справка может выдаваться:

по конкретному документу (где находится, стадия подготовки,
результат исполнения, место хранения);

теме или содержанию (конкретный документ, группа документов);

корреспонденту (конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за определенный период);

региону, стране, области, городу.

Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей операт...