Место и значение офис-менеджера в структуре управления современного предприятия
Краткое сожержание материала:
58
МЕСТО И ЗНАЧЕНИЕ ОФИС - МЕНЕДЖЕРА В
СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ
СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Дипломная работа
Содержание
Список сокращений и условных обозначений…………………………..
Введение …………………………………………………………………...
Глава 1. Профессия - офис-менеджер……………………………………
1.1 Офис-менеджмент как специфическая разновидность
управленческой деятельности…..……………………………………………
1.2 Отечественные и зарубежные образовательные
программы требований к подготовке офис-менеджера……..……………...
1.3 Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера……………………………………………………………………..
1.4 Квалификационные требования к офис-менеджеру
и профессиональные качества……………………………………………….
Глава 2. Анализ деятельности офис-менеджера и разработка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предприятия)……………………………
2.1 Компетенция офис-менеджера……………………………………….
2.2 Административный функциональный блок………………………....
2.3 Обеспечивающий функциональный блок…………………………....
2.4 Управление персоналом офиса…………………………………….....
2.5 Организация повседневной работы
офис-менеджера………………………………………………………………
Заключение………………………………………………………………...
Список использованных источников…………………………………….
Приложение 1………………………………………………………
Введение
АКТУАЛЬНОСТЬ. В соответствии с содержанием офисной деятельности и структу-рой поддерживающих её технологий можно выделить следующие категории офисного персонала:
инженерно-технический персонал;
персонал информационного и документационного обеспечения;
организационный персонал.
Деятельность офисного инженерно-технического персонала на-правлена на обеспечение эффективного функционирования техничес-ких средств офисных технологий, что и определяет его квалификаци-онный состав, включающий в себя инженеров и техников по эксплуатации соответствующих видов оборудования.
Офисный персонал информационного и документационного обеспечения занимается реализацией функций информационной поддержки управленческой деятельности в рамках технологий сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упоря-дочения, поиска, представления, выдачи и защиты данных. В его со-став входят специалисты служб документационного обеспечения уп-равления, экспедиций, канцелярий, специализированных подразделений размножения, защиты и хранения документов, а так-же работники, обеспечивающие функционирование автоматизиро-ванных информационных систем (администраторы баз данных и си-стем, прикладные программисты, операторы ЭВМ).
Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной деятельности и ее координа-цию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:
руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно-технического персонала и работни-
ков информационного и документационного обеспечения;
секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;
координаторы офисной деятельности.
В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работни-ков офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей ос-новной деятельности, что не всегда оправданно.
Для эффективной организации офисной работы требуются про-фессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.
Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис-менеджера.
НАУЧНАЯ ПРОБЛЕМА. Отсутствие обобщённых образовательных стандартов и требований к специальности офис-менеджера.
РАБОЧАЯ ГИПОТЕЗА. Данная проблема может быть решена путём изучения и анализа программ подготовки и повышения квалификации офис-менеджера в различных образовательных организациях оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности, а также изучения требований работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджера.
ОБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ: офис-менеджера.
ПРЕДМЕТ ИССЛЕДОВАНИЯ: функции и задачи офис-менеджера
ЦЕЛЬ: сформировать представление о профессиональном облике офис-менеджера и специфике его работы, изучить содержание и основные направления повседневной деятельности офис-менеджера в условиях современного предприятия, включая вопросы управления персоналом.
ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ:
1. Выявить литературу по теме исследования.
2. На основе анализа литературных источников изучить задачи и функции офис-менеджера, выявить основные требования к деловым и личным качествам офис-менеджера, а также основные виды документов, регламентирующие его работу.
3. Проанализировать деятельность (название фирмы) и выявить место офис-менеджера в организации работы этой фирмы.
4. Разработать и предложить для внедрения должностную инструкцию офис-менеджера.
МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ:
- метод работы с документами;
- метод анализа информации;
- метод синтеза информации;
-метод опроса.
НАУЧНАЯ НОВИЗНА: Выявлена роль офис-менеджера в управлении и организации работы современного предприятия; разработана должностная инструкция офис-менеджера.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ: Результаты исследования могут быть использованы в работе офис-менеджеров, а также студентами обучающимися по специальности «Документоведение и ДОУ», «Менеджмент организации», «Управление персоналом»; разработанная должностная инструкция может быть применена в работе офис-менеджеров различных предприятий и организаций.
Глава 1. Профессия - офис-менеджер
1.1 Офис-менеджмент как специфическая
разновидность управленческой деятельности
Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер и менеджмент, так как эти слова сравнительно недавно вошли в русский язык, поэтому начнём с определения понятий. В переводе с английского слово «office» означает:
1) служба, место, должность, пост;
2) нахождение у власти, на посту;
3) ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение);
4) отдел, бюро, управление (как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции);
5) контора, канцелярия;
6) служебное помещение, кабинет;
7) служащие;
8) обязанность, долг, функция;
9) сведения;
10) наконец, служба при доме (при офисе).
Менеджмент (management) можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:
1) правление, дирекция, администрация (в качестве органа коллегиального управления предприятием);
2) умение справляться с работой;
3) бережное, чуткое отношение к людям (в данном случае - к персоналу).
Менеджер (manager) - это:
1) управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;
2) управляющий имуществом;
3) в некоторых случаях - лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.
Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер (office-manager) - это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер - это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). [6]
Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:
- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);
- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;
- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.
Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предпри...
Место и значение офис менеджера в структуре управления современного предприятия
Роль и обязанности офис-менеджера на примере компании ООО "Элит-строй"
Профессия офис-менеджера: требования к подготовке. Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера, квалификационные требования к профессии. Д...
Система управления рабочим временем офис-менеджера организации
Основные принципы и инструменты управления временем персонала. Принципы диагностики тайм-менеджмента. Краткая характеристика деятельности организации...
Имидж современного руководителя
Понятие, роль и место менеджера в системе управления. Основные требования, предъявляемые к личностно-деловым качествам современного менеджера. Выявлен...
Работа менеджера по персоналу в ООО "Торговый Дом"
Место и роль предприятия в структуре национальной экономики. Производственная структура предприятия, формирование схемы его организационной структуры....