Информационные технологии в современном делопроизводстве

Понятие и сущность информационных технологий, их значение в системе управления. Роль и задачи персонального компьютера в развитии информационных технологий. Назначение автоматизированной передачи информации. Телефонная связь и глобальная сеть Интернет.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

2

МИНИСТЕРСТВО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, ПОДГОТОВКИ И РАССТАНОВКИ КАДРОВ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

ЮЖНО-ЯКУТСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Документационное обеспечение управления

Тема: Информационные технологии в современном делопроизводстве

Руководитель:

О.В. Ванифатьева

Разработчик:

А.Р. Топырина

Нерюнгри 2013



СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Информационные технологии

1.1 Общее понятие об информационных технологиях

1.2 Задачи информационных технологий

1.3 Роль персонального компьютера в информационных технологиях

Глава 2. Работа со средствами телекоммуникации и связи

2.1 Автоматизированная передача информации

2.2 Модемы и их типы

2.3 Телефональная связь

2.4 Радиотелефонная связь

2.5 Видеоконференции

2.6 Телеграфная и факсимильная связь

2.7 Глобальная информационная сеть Интернет

Заключение

Список литературы

Приложение

персональный компьютер информация телефон интернет



Введение

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей.

Информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых результатов. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация депроизводства: учеб. пособие для нач. проф. образования / В.В. Сапков. - 2-е изд. - М. : Издательский центр «Академия», 2007. - С. 6.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. Этим и обусловлена актуальность темы.

Цель данной работы: изучение и систематизация знаний об информационных технологиях в современном делопроизводстве.

Объект исследования: информационные технологии в делопроизводстве.

Предмет исследования: влияние информационных технологий на совершенствование делопроизводства.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Ш Рассмотреть понятие «Информационные технологии»;

Ш Определить принципы работы и значение информационных технологий в делопроизводстве;

Ш Изучить виды средств телекоммуникации и связи, принцип их работы и значение в делопроизводстве.

Метод исследования: анализ учебной и методической литературы по проблеме исследования.

Структура работы: введение, две главы, заключение, приложения и список использованной литературы.



Глава 1. Информационные технологии

1.1 Общее понятие об информационных технологиях

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий.

Информационные технологии - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. Годин, В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Мастерство; Высш. школа, 2001. - С. 8.

Информационные технологии непосредственно связаны с развитием операционной среды персонального компьютера. В настоящее время получила широко распространение объектно-ориентированная технология Microsoft Windows. Сейчас в компьютерной технологии обладают графические операционные оболочки и системы: Windows 98; 2000; 2003; 2007; 2008; NT; XP. Общим свойством всех систем Windows является применение оконной технологии: для каждой прикладной программы на экране отводится прямоугольный сектор-окно, причем все операции с данной программой выполняются в этом окне. Прикладные программы, называются приложениями Windows. Появление большого числа новых задач информационных технологий. Развитие науки и техники в настоящее время привело к качественному изменению требований, предъявляемых к пользователю, также к техническому труду.

Во-первых, произошла научно-техническая революция в области интеллектуальной деятельности человека, связанная с широким внедрением вычислительной техники. Практически всегда возникает взаимосвязанная триада-взаимодействие человека, техники и программного обеспечения, прием удельный вес программного обеспечения все более возрастает. Развитие программного обеспечения опережает развитие вычислительной техники, а стоимость значительно превышает стоимость вычислительной техники. В связи с этим принципиально новой областью деятельности становится квалифицированная эксплуатация программного обеспечения.

Во-вторых, с появлением ЭВМ умственный труд все более механизируется и интенсифицируется. Центр тяжести технического труда стремительно перемещается на продуцирование, переработку и использование информации. Нужно отметить и резкое возрастание объема информации.

В-третьих, резкий рост наукоемкости техники сопровождается в конечном итоге переходом от количественного изменения в сложности изучения и эксплуатации техники к изменениям качественным.

В-четвертых, следует отметить резко возросшую мощность средств технической информации, особенно персональных компьютеров и устройства ввода-вывода информации. Значительно возрастает стоимость ошибки секретаря-референта за принимаемые или не принимаемые им решения.

Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация депроизводства: учеб. пособие для нач. проф. образования / В.В. Сапков. - 2-е изд. - М. : Издательский центр «Академия», 2007. - С. 5.

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации. Годин, В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Мастерство; Высш. школа, 2001. - С.10.



1.2 Задачи информационных технологий

Информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Термин «офисный» обозначает все, что имеет отношение с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. Офис - это помещение делового центра организации, однако функции офисных приложений не ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ (технологий) можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:

Ш обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка и модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;

Ш финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.;

Ш электронная почта - рассылка текстовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;

Ш управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого работника, учет кадров);

Ш подготовка презентаций на разнообразные темы (рассказ о фирме и ее деятельности, научно-технические проекты и др.);

Ш ведение различных баз данных и многое другое.

Основные информационно-компьютерные технологии в офисе представлены в приложении 1 [С. 35] Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация депроизводства: учеб. пособие для нач. проф. образования / В.В. Сапков. - 2-е изд. - М. : Издательский центр «Академия», 2007. - С. 7.

Существует два подхода к совершенствованию деятельности секретаря на основе информационных технологий:

Ш совершенствование выполнения отдельных видов работ путем...