Анализ системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"

Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Содержание

• ВВЕДЕНИЕ
• 1. Основные понятия документационного обеспечения в управлении кадровой службы
• 1.1 Кадровая служба в структуре организации
• 1.2 Законодательные документы регламентирующие деятельность кадровых служб
• 1.3 Нормативно-методические документы, используемые в деятельности кадровых служб
• 1.4 Методы исследования информационных проблем организации
• 2. Анализ системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
• 2.1 Краткая характеристика объекта исследования
• 2.2 Характеристика организационной структуры управления ООО "АДСК"
• 2.3 Анализ нормативно-правовой документации документационного обеспечения управления на предприятии ООО "АДСК"
• 2.3.1 Основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности
• 2.3.2 Система организационно-правовой документации
• 2.3.3 Система распорядительной документации
• 2.3.4 Система справочно-информационной документации
• 2.4 Анализ работы с документами
• 2.5 Анализ инфраструктуры в ООО "АДСК"
• 2.6 Анализ делопроизводства отдела кадров
• 2.7 Анализ сетевого и программного обеспечения в отделе кадров
• 3. Совершенствование системы документационного обеспечения управления
• 3.1 Мероприятия по совершенствованию
• 3.2 Автоматизация документооборота кадровой документации в ООО "АДСК". Настройка характеристики предприятия
• 3.3 Разработка политики по подбору, найму и расстановке кадров в ООО "АДСК"
• 3.4 Оценка экономической эффективности
• Заключение
• ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ
• Приложения

ВВЕДЕНИЕ

В развитой рыночной экономике ведущее место стал занимать процесс документирования всех процедур, совершаемых в процессе деятельности юридического лица любой организационно-правовой формы. При проверках проверяются, изучаются, служат доказательством всех действий только документы.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Являясь общенаучным понятием, документ имеет определенные отличия в толковании разными дисциплинами [21], отражающими их предмет и задачи.

Самое широкое понимание документа дано в документалистике -- как любого материального носителя с закрепленной информацией на любом языке и любым способом [18]. В документоведении документ -- средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека [20]. В источниковедении документ -- объект, специально предназначенный для передачи информации [16].

Существуют попытки дать определение документа как объекта изучения всех дисциплин, например, документ -- результат целенаправленного запечатления (документирования) информации для передачи ее во времени и пространстве [8].

Тесная взаимосвязь между научными дисциплинами, изучающими документацию с разных позиций, проявляется в их понятийном аппарате.

Если документоведение ставит своей главной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Важно подчеркнуть, что оценка документа как исторического и социологического источника прямо вытекает из того, какое место занимал документ и какое значение он имел, выполняя первоначальные свои функции.

В архивоведении употребляется термин "архивный документ" -- документ, хранящийся в архиве [23]. Илизаров Б.С, рассмотрев основные значения термина "архивные документы" (собственно архивные документы, хранящиеся в архиве, ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы), предложил собирательный термин "палеогенные документы" -- документы (информация), созданные по отношению к нам в прошлом [28].

К. Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия "документ", "документальные материалы" обозначают все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи [6].

Более позднее определение К.Г. Митяевым понятия документа как результата сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов было развито в "Кратком словаре архивной терминологии".

В нем в определении "документ" заложено понятие об информации как объекте описания: "Документ -- результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)"[6].

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия "документированная информация (документ)", по мнению правоведа В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.) [10].

В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации. Документированная информация есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности" [7] .

Мысль о документе как двуедином целом разделяет и М.Н. Костомаров, который справедливо указывает, что в этом единстве в течение длительного времени главенство принадлежало именно носителю, становившемуся как бы нарицательным обобщенным именем документов (например, "бумаги") [14].

Любопытно отметить изменения определения документа, данного Г.Г. Воробьевым.

В одной из последних работ он дает такое определение: "Под документом понимается любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом и на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе". Таким образом, и у Г.Г. Воробьева на первый план выходит информационная составляющая документа [17].

Продолжая анализ понятия "документ", можно сделать вывод о том, что его основу оставляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [2].

Информация в системах управления играет важную роль, так как является основой для разработки, реализации управленческих решений. Информация является основой для обеспечения аппарата управления достоверными сведениями о высшей среде, планах, других параметрах функционирования объекта.

В процессе управления организаций требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждением. Это движение называется документооборотом.

Количество документов, поступивших в организацию и созданных его за определенный период, называется объем документооборота.

В документообороте участвуют три категории документов:

- Входящий документ-это документ, который поступает в организацию.

- Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из организации.

- Внутренний документ - не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Целью документооборота является информационное обеспечение деятельности аппарата управления, т. е. своевременная доставка полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, необходимой им для выполнения возложенных на них обязанностей, принятия решений и претворения их в жизнь.

Направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых системах их обработки и хранения. Меняются методы доставки и работы с документами, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется.

Главное правило документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

Систем...