Классификация и сравнение программных продуктов в области электронного управления документацией. Информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии. Внедрение системы корпоративного электронного документооборота.
Краткое сожержание материала:

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Пермский государственный педагогический университет»

факультет Информатики и экономики

Выпускная квалификационная работа

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ПЕРМСКИЙ ФАНЕРНЫЙ КОМБИНАТ»

Работу выполнила:

студентка 1253 группы

Гончар Инна Алексеевна

Пермь 2011



Оглавление

Введение

Глава I. Теоретические основы документооборота на предприятии

1.1 Документооборот. Понятие

1.1.1 Потоки документов, процесс движения документов на предприятии (жизненный цикл документа)

1.1.2 Цели автоматизации документооборота организации

1.1.3 История развития информационных систем в управлении документами

1.2 Классификация автоматизированных систем документооборота

1.2.1 Назначение СЭД

1.2.2 Классификация СЭД по определенным характеристикам

1.2.3 Основной рынок систем электронного документооборота

1.2.4 Преимущества от использования СЭД

1.3 Общая характеристика деятельности компании ООО «ПФК»

1.3.1 Основные цели и направления деятельности компании ООО «ПФК»

1.3.2 Правовая и организационная структура ООО «ПФК»

Глава II. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО «Пермский фанерный комбинат»

2.1 Анализ системы документооборота в компании ООО «ПФК»

2.1.1 Характеристика объекта автоматизации. Описание процессов предметной области

2.1.2 Проблемы существующих процессов работы с документами

2.1.3 Обоснование необходимости приобретения СЭД для автоматизации процессов документооборота, требования к решению

2.2 Выбор стратегии автоматизации процессов документооборота на предприятии ООО «ПФК»

2.2.1 Выбор СЭД для ООО «ПФК»

2.3 Внедрение системы электронного документооборота на ООО «Пермский фанерный комбинат»

2.3.1 Технические требования и описание архитектуры системы

2.3.2 Информационная модель PayDox

2.3.3 Порядок внедрения

Глава III. Обоснование экономической эффективности проекта по внедрению СЭД «PayDox» на предприятии ООО «ПФК»

3.1 Экономическое обоснование

3.2 Расчет основных затрат

3.3 Расчет экономии после внедрения СЭД «PayDox» на ООО «ПФК»

3.4 Расчет показателей экономической эффективности инвестиционного проекта

Заключение

Список литературы

Приложения



Введение

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе. В ООО «ПФК» - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Информационной базой дипломной работы явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные непосредственно в ООО «ПФК».

Объектом исследования является комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в сфере документооборота в ООО «ПФК».

Предметом исследования выступают программные средства, позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот.

Целью работы является автоматизация процессов документооборота масштаба организации.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

· рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;

· назначение, классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

· информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии;

· разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

· внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;

· адаптация системы под требования ООО «ПФК»;

· расчет экономической эффективности внедрения СЭД.



Глава I. Теоретические основы документооборота на предприятии

1.1 Документооборот. Понятие

На смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки.[3]

При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

документ - это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;

первичный документ - это документ, включающий в себя исходную информацию;

вторичный документ - это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

электронный документ (ЭД) - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП), включая обязательные реквизиты документа;

электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

архивный документ - документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государст...