Анализ деятельности подразделений ООО "Ареал"

Основные функции организации и виды ее деятельности. Характеристика исследуемого подразделения и определение основных функций его управленческих работников. Организационная структура организации. Принципы организации документооборота на предприятии.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

12

Размещено на

1. Основные функции организации и виды ее деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «Ареал» в дальнейшем ООО «Ареал» было создано в 2000 году. Основной целью Компании является максимальное обеспечение розничных, оптовых, а также строительных объектов сухими строительными смесями «Ceresit».

ООО «Ареал» является прямым дистрибьютором компании «Henkel Bautehnik» Основными видами деятельности ООО «Ареал» являются: оптовые продажи строительно-отделочных материалов: клея для кафеля, грунтовки, половые ровнители, затирки для межплиточных швов следующих брендов Ceresit», «Thomsit», «Экон», а также смеси марки «Реал».

Располагая довольно большим опытом ООО «Ареал» своевременно обеспечивает своих клиентов выше названными брендами качественным товаром в кротчайшие сроки.

Конкуренцию компании «Ареал» создают так же прямые дистрибьюторы - это компания «Строй двор», «Сатурн», «Практика» «М-Квадрат», «Нова фасад» Но, находясь ближе к основным клиентам - как большим магазинам таким как ТК КОР, «Дом» так же небольшим магазинам, строительным рынкам и компаниями занимающихся строительством - «Ареал» имеет весомое конкурентное преимущество в ценовой политике, в предоставлении торгового оборудования, предоставлении промоутеров, наличию ассортимента на складе и в наличии системы бесплатной доставки.

Ситуацию на рынке строительства в Екатеринбурге в 2008 году, можно было охарактеризовать как динамично развивающуюся. Рядом с уникальными постройками многовековой давности в Екатеринбурге активно развивалась и инфраструктура, возводились и новое, широкодоступное жилье и современные культурно - досуговые комплексы. В 2008 г. объем инвестиций на строительство и реконструкцию новых предприятий потребительского рынка составил около 100 млн. руб. Открылись 53 предприятия торговли, общая торговая площадь которых составила 36000 кв. м. Количество совершаемых сделок постоянно увеличивалось, чему также способствовала острая необходимость в новых торговых площадях. Год 2008-й отмечен в целом позитивной динамикой финансовых результатов деятельности Компании.

В то время, как 2009 год принес абсолютно диаметральные результаты. В связи с кризисом, основные финансовые потоки в строительстве сократились в несколько раз, соответственно и в компании был упадок, на стройках всё чаще начали использовать более дешёвый материал, в связи с чем резко снизился оборот со строительными компаниями. Ситуацию на рынке не спасло даже то, что в 2009 году в городе прошел саммит ШОС, правительство РФ выделило средства на строительство 47 объектов, в итоге ни один из них не был введен в эксплуатацию, что еще сильнее осложнило ситуацию на рынке стройиндустрии. Немного меньше кризис отразился на оптово-розничных рынках и магазинах, за счёт чего компания поддерживала рабочий тонус. Осуществляя свою миссию, компания добивается достижения определенных целей - выживания, роста, доходности.

С точки зрения права, компания - самостоятельный субъект (ведущий ту или иную деятельность с целью реализации ее результатов на рынке), созданный в порядке, установленном Гражданским кодексом РФ, для общественных потребностей и получения прибыли.

Несмотря на сложную ситуацию на рынке строительства и оптово-розничные продажи, а так же глобальный финансовый кризис, компания планирует не останавливаться в своем развитии и поступательно расширять свою деятельность, о чем свидетельствует ее финансово - экономические показатели и подключение новых поставщиков.

2. Характеристика подразделения

В компании ООО «Ареал» организован отдел продаж. В штат этого отдела входят ст. менеджер как управляющий отделом, операторы-продавцы, менеджеры по продажам. Весь штатный состав отдела подотчетен управляющему отделом. Управляющий отделом продаж выполняет следующие обязанности:

- руководство, контроль и координация работ по продаже товаров;

- разработка должностных инструкций для каждого работника;

- составление плана продаж и проведение мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличение объемов реализации;

- организация обучения торгового персонала. Оптовая продажа осуществляется следующими методами: на основе личной отборки; по телефонным и письменным заказам; посредством посылочных операций; через разъездных менеджеров.

При продаже на основе личной отборки покупатель осуществляет отбор товаров со склада. Клиент предварительно знакомится с ассортиментом и образцами товаров, имеющимися на складе, в ассортиментных кабинетах и демонстрационных залах. Формирование заказов в присутствии покупателей позволяет ускорить их выполнение и решить вопросы, связанные с ассортиментом и качеством товаров, условиями их поставки, гарантией надежности.

Для оптовой продажи по телефонным и письменным заказам создан отдел по приему заказов. Предварительные заказы по телефону, аппаратам факсимильной связи (факсам), посредством модема способствуют экономии времени клиентов и более качественному их выполнению.

В ООО «Ареал», как и в других оптовых компаниях распространен метод продажи товаров через разъездных менеджеров, которые регулярно посещают покупателей в целях ознакомления их с ассортиментом и формирования заказов на поставку товаров. Деятельность данных менеджеров позволяет формировать покупательский спрос, способствует изменению структуры потребления, расширению рынков сбыта, росту рентабельности предприятия.

Организация оптовой продажи через разъездных менеджеров предусматривает следующие мероприятия: выполнение намеченного плана продаж; закрепление за каждым менеджером определенной территории обслуживания; контроль менеджером за качественным и своевременным выполнением заказов своих клиентов; проведение рекламных мероприятий и обеспечение рекламным материалом; обучение персонала в магазине; контроль промоутеров в крупных магазинах; предоставление торгового оборудования; разработка, согласование и запуск различных акций и т.д.

Указанные мероприятия разрабатываются на основе прогноза объема продаж товаров. Прогнозирование продаж имеет особое значение при установлении новых территорий обслуживания.

Для ускорения оформления заказов применяется унифицированная форма заказа или типовых договоров на поставку товаров с указанием всех постоянных реквизитов, а также используется система передачи данных по каналам связи в главную компьютерную систему предприятия, где осуществляется подготовка необходимых документов для проведения торговой операции. Использование автоматизированных карточек, содержащих информацию о покупателе, позволяет сократить время оформления заказов. На обслуживание одного клиента в отделе продаж затрачивается не более 8-10 минут. Таким образом, работники могут обслужить около 50 покупателей в день.

3. Функции управленческих работников подразделения

подразделение управленческий работник документооборот

Организации создаются людьми и их взаимоотношениями друг с другом. Организация существует, когда люди взаимодействуют для того, чтобы выполнить некоторые действия, необходимые для того, чтобы достичь цели. Современные тенденции в менеджменте подчеркивают важность человеческих ресурсов, и большинство новых подходов основано на предоставлении работникам более широких возможностей, чтобы побудить их учиться и вкладывать свои силы в общее дело, поскольку все они трудятся вместе для достижения общей цели.

Полномочия и функции работников можно охарактеризовать следующим образом:

- Генеральный директор - основное лицо компании осуществляет общее руководство компанией, задает общую цель и стратегию развития. Так же является единоличным собственником компании и ее учредителем.

- Коммерческий директор - заместитель генерального директора, координирует работу отдела строителей. От лица компании участвует в переговорах, выступает в качестве представителя компании.

- Финансовый директор - руководит финансовыми потоками компании, координирует работу бухгалтерии.

- Главный бухгалтер - руководит бухгалтерией, в обязанности входит составлять и проверять отчетность, начисление заработной платы, представление интересов компании в налоговой инспекции.

- Отдел операторов - набор и учёт счёт фактур, контроль отгрузок

- Касса - сбор и учёт денежных средств.

- Служба доставки осуществляет доставку товара на адрес клиента.

- Складская служба - осуществляет погрузо-разгрузочные работы, сбор заявок и ревизии.

- Отдел закупа - работа с поставщиками, закуп отслеживание остатков товара на складе.

- Отдел продаж - сбыт продукции, сбор заявок, отслеживание дебиторки, поиск новых клиентов, заключение договоров, планирование, разработка и запуск различных акций, нацеленных на конечного потребителя, планирование бюджета, мониторинг цен, контроль работы промоутеров в торговых центрах и начисления им заработной платы.

- В службе главного бухгалтера:

* Бухгалтера - по налогам, по зарплате, по расчетам с поставщиками и подрядными организациями.

- Юридическая служба - проверка текущей деятельности компании, деловая пер...