Прием иностранных гостей
Прием иностранных гостейБеларусь всегда отличалась отменным гостеприимством. Даже совершенно незнакомого человека у нас могут принять так, что он просто не будет понимать, чем заслужил подобное отношение (если вообще после этого хоть чтонибудь будет понимать). А уж о «долгожданных» иностранных инвесторах или торговых партнерах, от отношений с которыми, возможно, зависит не только благосостояние, но и само существование отечественных организаций, и говорить не приходится. Их мы вообще готовы на руках носить! Особенно если учесть реалии современной жизни (мировой финансовый кризис, падение спроса на белорусскую продукцию и прочий экономический негатив). Сегодня умение расположить к себе какого-нибудь серьезного зарубежного «буратину» зачастую становится одной из важнейших составляющих коммерческого успеха.Итак, представим, что ваш ООО «Лютик», мирному существованию которого долгое время ничто не угрожало, столкнулся с определенными финансовыми проблемами. И заметить их пришлось сразу всем его сотрудникам, которые не получили в апреле привычную премию (надбавку, бонус, зарплату «в конверте» - нужное подчеркнуть). Единственная возможность поправить дела «здесь и сейчас» - это развитие взаимовыгодных отношений с небезызвестной британской фирмой «Пофигруп лимитед».К счастью, развитие отношений с англичанами вышло на «финишную прямую»: осталось подписать последние бумаги - и долгожданные инвестиции потекут в «лютикову» кассу широким потоком. Для проведения заключительного этапа переговоров к вам в ближайшее время должна приехать с берегов туманного Альбиона представительная делегация из четырех человек, возглавляемая самим генеральным директором «Пофигруп лимитед» Джоном Литлвиком. Эту новость шеф торжественно озвучил вам в свойственной ему несколько старомодной манере: «От вас, Ольга, теперь зависит многое, если не все. Останутся англичане довольны приемом, мы не только кризис переживем, но и очень высоко взлететь можем». А затем, отводя глаза, добавил: «Только постарайтесь организовать все так, чтобы проблем с бухгалтерией у нас не было…».Что такое проблемы с бухгалтерией, не понаслышке знают многие сотрудники «Лютика», и, к сожалению, вы тоже, скорее всего, входите в число этих несчастных. Отсутствие или неправильное оформление самой незначительной бумажки, которую и документом-то назвать можно только с большой натяжкой, сопровождается такими «эмоциями» Мариванны («лютиковского» главного бухгалтера), что сразу хочется забыть, как выглядит родной офис, никогда больше не видеть компьютера и вообще уехать жить на какойнибудь далекий тропический остров.И требования у нее всегда какието странные: то должность возле подписи клиента не указана (а зачем мне знать, как его должность называется? Подписал бумаги - и свободен!), то печать не та или не там поставлена, то инициалы водителя в накладной ей подавай… И придиркам этим конца нет! Поэтому хорошее настроение от оказанного шефом доверия постепенно куда-то улетучивается. Учитывая количество необходимых для приема высоких гостей расходов (а значит, и оформленных документов), Мариванна успеет у вас «всю кровь выпить», пока вы бумаги в нужный ей порядок приводить будете…А вообще, реально ли и иностранную делегацию «по высшему разряду» принять, и отношения с бухгалтерией не испортить? Попробуем разобраться…Что такое представительские расходыОдно из определений представительских расходов приведено в п. 3.1 ст. 16 Методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания, утвержденных приказом Министерства торговли Республики Беларусь от 20.09.2002 № 86 (далее - Методические указания). В нем говорится, что представительскими расходами являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой).Основанием для списания указанных расходов на издержки обращения (говоря проще, для включения их в затраты организации для целей бухгалтерского учета) является акт на проведенное мероприятие с указанием цели, даты, места его проведения, состава участников, ассортимента приобретенных и использованных продуктов и т.п., а также общей суммы использованных на эти цели средств. Кроме того, к акту должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт оплаты (получения) товарно-материальных ценностей, работ, услуг.Здесь придется сделать «лирическое отступление» и поговорить о том, что такое первичный документ и чем он отличается от всех других документов, тысячами проходящих через ваши руки. Кстати, именно незнание данного различия чаще всего и приводит секретарей (да и большинство других, не имеющих экономического образования работников) к конфликтам с бухгалтерскими службами.Возможно, вы будете искренне удивлены, но бухгалтеру совершенно безразлично, КАК ОФОРМЛЕН тот или иной документ. Для него все эти поля, интервалы между строчками и абзацные отступы означают приблизительно то же самое, что для вас дебет, кредит и реформация баланса, а именно - НИЧЕГО! Аналогичный вывод можно сделать и относительно большинства обязательных реквизитов документов, о которых наш журнал не устает вам рассказывать.У бухгалтеров есть множество своих «советчиков» в работе, и главным из них является Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон о бухучете). Отступление от его положений для настоящего бухгалтера выглядит просто кощунственным (чем и объясняется столь бурная реакция вашей Мариванны на неправильно, по ее мнению, оформленные документы). А согласно ст. 9 этого документа факт совершения любой хозяйственной операции (причем неважно, покупка это нефтяного месторождения или приобретение коробки скрепок в соседнем киоске) должен быть подтвержден первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.При этом (внимание!) первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету только в том случае, когда они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Что представляют из себя эти альбомы унифицированных форм вам, в принципе, знать совсем не обязательно. Но если тот или иной документ напечатан типографским способом, то, скорее всего, те, кто потратил средства на его изготовление, сделал это как положено.В то же время ст. 9 Закона о бухучете содержит и исключение из только что приведенного правила: форма используемых организацией первичных учетных документов может быть и не предусмотрена в вышеуказанных альбомах (забежим вперед и отметим, что документы по представительским расходам в них как раз отсутствуют), но в этом случае они должны содержать несколько обязательных реквизитов.Вот мы и добрались до «страшной бухгалтерской тайны»: для целей учета обязательными реквизитами первичного учетного документа являются совсем не те реквизиты, которые так подробно описаны в учебниках по делопроизводству (вернее, не только они). Согласно правилам бухгалтерского учета к обязательным относятся следующие их группы:1) наименование, номер документа, дата и место его составления;2) содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценка в натуральных, количественных и денежных показателях;3) должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.И если первая и третья группы реквизитов хорошо знакомы любому секретарю, то со второй зачастую возникают проблемы. А ведь именно она является для бухгалтерии главной - на основе этих данных и ведется весь бухгалтерский учет.В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные...
Другие файлы:
Требования к приему гостей
Начало встречи посетителей ресторана у входной двери. Аперитив при встрече. Прием заказа и порядок обслуживания. Корректировка сервировки стола. Прием...
К нам едет... делегация, или О тех, кто хуже татарина
Порядок въезда, выезда и пребывания представителей иностранных государств в Беларуси. Оформление приглашения, регистрация, программа пребывания, поряд...
Особенности приема иностранных туристов (на примере отеля "Азимут")
Основные цели, стратегии и функции службы приема и размещения гостиницы. Правилам предоставления гостиничных услуг. Особенности регистрации и организа...
Правовое положение иностранных граждан и лиц без гражданства в республике Беларусь
Понятие правового статуса иностранных граждан и лиц без гражданства. Въезд и выезд иностранных граждан. Право на труд, прием на работу иностранного гр...
Организация деятельности ночного аудитора в гостинице "Оксана"
Характеристика деятельности службы приема и размещения. Процесс обслуживания гостей и функции. Организация рабочего места. Обязанности основных должно...
