Разработка автоматизированной системы управления студенческим контингентом

Функционально-информационная модель АСУ учета и движения студенческого контингента. Состав информационного обеспечения и этапы его проектирования. Описание программной реализации АРМ "Деканат", обоснование экономической эффективности и экологичности.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

ВВЕДЕНИЕ

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. Сегодня растет интерес к передовым системам, которые могут помочь более эффективно организовать управление деловыми процессами на предприятии. Для управления ими на предприятии широко используют компьютерные информационные системы, которым делегируются формализуемые функции по ведению различных бизнес процессов.

Субъектом автоматизации является организационно-функциональная деятельность деканатов, направленная на обеспечение учебного процесса, а также процесс учёта студентов.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы управления студенческим контингентом.

Автоматизированная система управления студенческим контингентом для высшего учебного заведения предназначена для повышения эффективности функционирования подразделений ВУЗа и улучшения качества образовательного процесса, за счет снижения времени затрачиваемого на процессы сбора, обработки и получения любой запрашиваемой информации. В нашем случае речь идет об автоматизации работы деканата.

Данная цель может быть представлена в решаемой задачи: обеспечение единого информационного пространства для персонала деканатов. В работе отражается подход к проектированию и реализации информационной аналитической системы на уровне типового деканата ВУЗа.

Исходя из вышесказанного, можно указать на актуальность проблемы автоматизации сбора и хранения больших объемов информации. Разработанный автоматизированный комплекс должен решать следующие задачи:

Разработка и внедрение системы, дает возможность не только намного снизить время поиска и выдачи интересующей информации, но также упростить учет студенческого контингента. Дипломный проект выполнен в соответствии с требованиями безопасности и экологичности.

1. ФУНКЦИОНАЛЬНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ АСУ

УЧЕТА И ДВИЖЕНИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО КОНТИНГЕНТА

1.1 Цели и задачи разработки автоматизированной системы управления

студенческим контингентом

Потребность в уточнении ряда теоретических аспектов и методологических подходов применительно к современным условиям деятельности высших учебных заведений Республики Казахстан предопределили выбор цели и основной направленности дипломной работы.

В качестве объекта исследования в дипломной работе выступает Восточно-Казахстанский Государственный Технический университет. Он является крупнейшим высшим учебным заведением на территории Казахстана. ВКГТУ - это единственный технический вуз восточного региона Казахстана, он является членом Международных ассоциаций инженерных, автодорожных, архитектурных вузов.

Основными направлениями совершенствования деятельности ВУЗа являются:

формирование в учебном процессе подготовки специалистов новых технологических укладов, базирующихся на массовом использовании информационных технологий, средств компьютерной техники и телекоммуникаций;

улучшение управления вузом, а именно: управление процессом вступительных экзаменов и зачисления, управление учебным процессом, управление планово-финансовой деятельностью в условиях расширения производства;

повышение контроля над деятельностью подразделений вуза;

повышение оперативности работы подразделений вуза;

В целях улучшения управления ВУЗом были сформулированы следующие задачи:

автоматизация работы приемной комиссии и ИВЦ на этапе тестирования и зачисления;

обновление на начало семестра информации о дисциплинах, которые будут изучаться группой в этом семестре;

ввод результатов сессии;

выявление по результатам сессии неуспевающих студентов и выдача им направлений на пересдачу;

передача в архив экзаменационных оценок по окончании сессии;

формирование итогов сдачи зачетов, курсовых проектов;

формирование сведений о результатах экзаменационной сессии по кафедрам, факультетам, по вузу;

формирование и выдача аналитической формы о результатах экзаменационной сессии студентов, обучающихся на договорной основе (бюджете, кредите, гранте) и общей.

формирование и выдача статистических сведений высшим учебным заведением на начало учебного года (ф. 3-НК)

Перечисленные аспекты связаны со сбором и переработкой больших объемов многообразной по характеру информации, а решение поставленных задач без применения ЭВМ является трудоёмким процессом. Поэтому проблемы, исследуемые в дипломной работе, являются актуальными для повышения эффективности работы университета.

1.2 Особенности функционирования и взаимодействия

информационных потоков

Специфическими особенностями состава информационного обеспечения являются:

наличие коллективного ресурса;

информационная зависимость подсистем;

неустоявшаяся номенклатура основных атрибутивных данных.

Наличие коллективного ресурса. В период работы приемной комиссии, когда сканируются бланки абитуриентов на тестирование, в рамках дипломного проекта предлагается следующее нововведение: в целях повышения оперативности и корректности работы операторов АСУ и ИВЦ предлагается повторно сканировать информацию о студенте с бланка заявления на тестирование. Другие недостающие сведения операторы будут вводить вручную, при этом значительно уменьшится объем вводимой информации, и соответственно, количество ошибок, допускаемых операторами.

После прохождения всех этапов зачисления: выдачи сертификата, свидетельства на грант/кредит, подачи списков зачисленных на специальность, контроля оплаты по договорникам ИВЦ отберет зачисленных и скопирует данные по ним в таблицу "Студент". С НД "Студент" будут работать отдел кадров, деканаты, ИВЦ.

Информационная зависимость подсистем. Отдел АСУ и ИВЦ на основании таблицы «Студент» формирует таблицу "Группы". В случае зачисления студента на грантное (кредитное) место проблем с обработкой личной информации не возникает. В случае же зачисления студента на договорную основу возникают временные проблемы с оплатой: приемная комиссия не имеет права издавать приказ на зачисление студента, если он не внес сумму первого транша за обучение. Т.о. студент должен сначала обратиться в ПФО, оформить пакет документов на кредит или заключить договор, внести оплату и с документом, подтверждающим факт оплаты, вернуться в приемную комиссию. В случае внесения необходимой суммы позднее 1 сентября, студент не может быть занесен в базу данных и, соответственно, он не должен быть включен в набор " Группа ". Но т.к. отдел ИВЦ работает с огромным количеством студентов и не в состоянии контролировать период оплаты, чтобы тут же внести все сведения об этом студенте, то частично данные о специальности, группе и т.п. все же имеются. Т.о. налицо информационная зависимость одной подсистемы от другой. На рисунке 1.1 показана схема информационной зависимости подразделения "Приемная комиссия" от подразделения " ФАО".

Рисунок 1.1 - Схема информационной зависимости подразделений

Неустоявшаяся номенклатура основных атрибутивных данных. Каждый год изменяются стандарты специальностей. Отдел ИВЦ должен централизованно формировать справочник стандартов специальностей с учетом специфики и года введения. Такая же задача стоит перед ИВЦ в вопросе формирования и введения кодификаторов новых дисциплин на кафедре.

1.3 Разработка функционально-информационной модели

Приемная комиссия ведет работу с абитуриентами. Абитуриенты сдают экзамены в форме тестирования. Бланки заявлений на тестирование и тестовые варианты заданий присылает Республиканский центр тестирования (РЦТ). При подаче заявления на тестирование абитуриенту предлагают также заполнить личную карту, информация из которой заносится в базу данных. После того, как итоги тестирования обработает приемная комиссия вуза, наборы файлов и заявления абитуриентов отправляют в РЦТ. После отборочных туров из центра приходят сертификаты и списки студентов, выигравших грант, кредит.

При желании абитуриента стать студентом ВУЗа, выиграв государственный грант или кредит, необходимы следующие документы, которые являются входными для приемной комиссии:

заявление на тестирование;

заявление на зачисление;

личная карта абитуриента.

В случае успешного прохождения тестирования и получения сертификата, абитуриент зачисляется на специальность, по которой он выиграл грант, или проходит по одной из 2-х специальностей, указанных им в заявлении на тестирование, на кредит. Абитуриенты, набравшие минимальное количество баллов и не получившие грантные или кредитные места, могут обучаться на договорной основе с полным возмещением затрат на обучение.

Т.о. основной задачей приемной комиссии на данном этапе является формирование приказов на зачисление; обработка итогов формирования студенческого контингента.

<...