Понятия и методика создания списков и баз данных в Microsoft Excel. Фильтрация списков, виды сортировки данных и структурирования листа. Сортировка с помощью списка автозаполнения и "слева направо". Создание сводки о реализации товара за один день.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине "Информатика"

Содержание

• Введение
• 1. Теоретическая часть
• 1.1 Списки и базы данных Excel
• 1.2 Создание и фильтрация списков
• 1.3 Сортировка данных
• 1.4 Создание собственного списка автозаполнения
• 1.5 Сортировка с помощью списка автозаполнения
• 1.6 Сортировка "слева направо”
• 1.7 Cтруктурирование листа
• 1.7.1 Автоматическое структурирование листа
• 1.7.2 Структурирование листа вручную
• 1.8 Сводные таблицы
• 1.9 Заключение
• 2. Практическая часть
• 2.1 Общая характеристика задачи
• 2.2 Описание алгоритма решения задачи
• Список использованной литературы

Введение

Комплект Microsoft Office - это набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений, например таких, как создание списков и баз данных. MS Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей.

В комплект MS Office входит такая программа как MS Excel, которая представляет собой не просто удобное средство для выполнения математических и логических операций, а мощный и универсальный инструмент по решению задач, возникающих в сфере экономики и финансов. Создавая отчетную, финансовую и экономическую документацию на рабочем листе MS Excel важно уметь анализировать информацию и выбирать оптимальное решение на основе имеющихся данных. Для представления экономической информации на листе рабочей книги очень часто используются списки, так как это удобный способ представления данных и возможность использования целого ряда мощных инструментов MS Excel по обработке и анализу данных.

Еще одна из программ, входящая комплект MS Office - это MS Access.

MS Access - это система управления базами данных позволяющая создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для местной обработки информации. Access не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность.

В теоретической части данного курсового проекта будут рассмотрены основные определения и понятия и методика создания списков и баз данных в MS Excel, а в практической части - решение поставленной задачи в MS Excel для 15 варианта методического пособия.

1. Теоретическая часть

1.1 Списки и базы данных Excel

Список или база данных рабочего листа - это упорядоченный набор данных, обладающий следующими свойствами:

данные располагаются в столбцах;

каждый столбец имеет однородный тип данных;

каждый столбец имеет уникальное имя;

первая строка списка - строка заголовков столбцов списка.

Столбцы списка называют полями, а строки - записями. К списку применимы следующие операции: сортировка, фильтрация, подведение итогов, построение сводных таблиц. Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы. На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.

При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств.

Рисунок.1.1 Создание списков

К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные, изображено на рис.1.1 цифрой 1.

Темно-черная рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список, изображено на рис.1.1 цифрой 2.

Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка, изображено на рис.1.1 цифрой 3.

В список можно добавить строку итогов. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций, изображено на рис.1.1 цифрой 4.

Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка изображено на рис.1.1 цифрой 5.

1.2 Создание и фильтрация списков

Внутренней базой данных в Excel являются списки. Списки практически ничем не отличаются от того, с чем пользователь обычно имеет дело, работая в Excel: здесь информация также сохраняется в строках и столбцах.

Согласно терминологии, принятой в базах данных, понятие поле эквивалентно принятому в Excel понятию столбец. Метки, описывающие поля, называются именами полей. Понятие запись эквивалентно принятому в Excel понятию строка. На рисунке 1.2 показан пример базы данных, имеющей четыре поля: Студенты, Тест1, Тест2 и Средний показатель. В ней имеется также семь записей, по одной на каждого студента.

Рисунок 1.2 Пример базы данных (Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: Нолидж, 2007. - 643с.) ок 2.1 Обычный список в Excel

При осуществлении фильтрации списка, согласно установленному критерию или правилам, часть его данных оказываются "спрятанными" (на экране их не видно). Предположим, что у нас имеется список всех клиентов некой фирмы из России и стран СНГ. Мы можем отфильтровать наш список так, что в нем останутся клиенты только из Украины. Или же этот список можно отфильтровать так, что в нем останутся только те клиенты, заказы которых превышают некоторую заранее установленную сумму. Для каждого конкретного списка имеется много возможных путей его фильтрации.

Фильтрация данных в списках Excel осуществляется с помощью двух инструментов: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Использование инструмента Автофильтр

Инструмент Автофильтр используется для того, чтобы показать определенные строки рабочего листа. Он предоставляет ряд возможностей.

Из меню Данные надо выбрать команды Фильтр | Автофильтр. После этого в заголовках столбцов появятся стрелки Автофильтра. Если щелкнуть по одной из таких стрелок, то раскрывается меню, в котором представлены различные параметры Автофильтра. Это меню предлагает несколько возможных вариантов фильтрации данных:

Все записи

Первые десять записей

Фильтрация данных согласно определенному условию.

Фильтрация по определенному значению

Параметры фильтрации определяются типом данных, с которым ведется работа. Если выбрать из меню Автофильтра некоторое значение, то в списке останутся только те записи, в ячейках которых записано именно это значение. Рассмотрим конкретный пример. Если щелкнуть на стрелке Автофильтра F3, содержащей имя поля Средний показатель, и из появившегося меню выбрать 71%, то в представленном списке останутся видны только студенты Лепин и Якушев, поскольку только у них средние показатели равны 71%.

Если выбрать имя одного из студентов из списка Автофильтра (Рисунок 1.3), то в списке останется только запись с результатами этого студента, а остальные записи окажутся скрытыми.

Меню Автофильтра содержит все имеющиеся в каждом поле записи, так что всегда есть возможность отфильтровать список по любому из представленных в нем значений.

Использование фильтра Первые 10

Если после включения инструмента Автофильтр, выбрать команду Первые 10, то появится диалоговое окно Наложение условия по списку. В первом поле слева можно определить количество выводимых записей.

Рисунок 1.3 Список со стрелками и открытым меню инструмента Автофильтра (Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: Нолидж, 2007. - 643с.)

Также можно определить, по какому параметру будет производиться отбор элементов: наибольшие или наименьшие значения. Наибольшее значение в списке - это самое большое числовое значение, записанное в одной из ячеек столбца, наименьшее - это самое маленькое из числовых значений, содержащееся в ячейках выбранного столбца.

В третьем поле диалогового окна Наложение условия по списку можно определить, будет ли выведено указанное количество элементов или же доля элементов списка (процент).

При осущес...