Работа с текстовым процессором Word и табличным процессором Excel. Возможности создания шаблонов средствами Microsoft Office 97. Создание расчетов, построение диаграмм, списков и простых баз данных. Оформление листа презентации с помощью PowerPoint.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Отчет по компьютерной практике

курса правоведения

Работа с текстовым процессором Word

Текстовые редакторы (процессоры) предназначены для создания текстовых документов (приказы, письма, отчеты, договора и т.п.) различной степени сложности. Одни из них позволяют создавать простейшие тексты, другие - с красивым оформлением (например, с рисунками).

Первые редакторы работавшие в операционной среде «MS-DOS» позволяли создавать тексты без различных эффектов начертания символов, такие как: полужирный, курсив, подчеркнутый. В настоящее время их, как правило, применяют для создания и модификации текстовых файлов в формате ASCII. Другие, такие как «Фотон», «Multi-Edit», «Рефис» позволяют получить различные эффекты печати, но за счет возможностей печатающих устройств. Существуют специализированные текстовые редакторы, которые, к примеру, позволяют печатать научные статьи по математике и химии, с использованием специфических формул.

Усовершенствование текстовых редакторов привело к появлению, в качестве сервиса, возможности просматривать на экране документы в том виде, в каком они будут выглядеть на листе бумаги. К таким редакторам можно отнести текстовый процессор из комплексной программы «Microsoft Works». Дополнительно имеется возможность использования данных из электронной таблицы и базы данных.

Появление оболочки «Windows» и программ, работающих под ее управлением, а также прогрессивного развития печатающих устройств позволило достичь значительного улучшение качества создаваемых документов. Редактор «Write для Windows» позволил использовать широкий набор шрифтов любого размера. При этом можно было создать качественный документ, распечатав даже на матричном принтере. Дальнейшее развитие текстовых процессоров (редакторов) позволило совмещать графику и текст в одном документе. Появились программы позволяющие подготавливать к выпуску газеты и журналы.

Один из популярных и наиболее новых текстовых процессоров является «Microsoft Word» из пакета «Microsoft Office 97». Документы приблизились по качеству оформления к типографскому. Применение матричного принтера не позволяет получать документы достаточно высокого качества, но лазерные и струйные принтеры позволяют изготавливать высококачественные документы, в том числе и в цвете, которые по качеству ничем не уступают документам, изготовленным типографским способом. Отдельные экземпляры современных печатающих устройств позволяют получать качество выше типографского.

В современном мире информация стала очень важным элементом. Огромное количество законов, постановлений и распоряжений запомнить невозможно, а, тем более что они периодически отменяются более новыми документами. Новые документы не всегда печатаются в прессе, поэтому возможны упущения и ошибки, которые могут привести к серьёзным проблемам. Для помощи юридическим и частным лицам была разработана отечественная программа «Консультант Плюс». При работе с информационно-правовой системой «Консультант Плюс» можно получить все последние или уже недействующие документы. Фирма-разработчик периодически распространяет через своих партнеров пополнение новых документов. Поэтому информация всегда свежая и достоверная, что является огромным плюсом.

При установке этого программного продукта, а также после пополнения новой информацией делается запрос в основную фирму. Эта фирма дает ответ в виде особого кода, позволяющий программе управлять действиями пользователя. В тоже время фирма «Консультант» знает о тех пользователях, которые пользуются её услугами и периодически поддерживает их различными способами. В сетевых версиях программу можно использовать с разных компьютеров, количество которых зависит от максимально-допустимого числа пользователей. На сегодняшний день существуют версии для операционной среды MS-DOS и Windows (кому какая нравиться). Основной принцип в них неизменен, отличается лишь внешний вид.

Для выбора документов используются так называемые запросы (см. рисунок). При составлении запроса можно брать определенный период, вид документа и законодательный орган, издавший этот документ, тема документа и т.д. Другими словами для пользователей создано максимальное удобство и возможности при поиске и работе с документами. По окончанию определения всех характеристик можно выполнить поиск (клавиша F9). После этого появиться полный перечень (см. рисунок) найденных документов, каждый из которых можно просто прочесть на экране, распечатать на принтере или сохранить в файл.



Дополнительно показываются сведения о занимаемом объеме каждым документом. Это удобно при сохранении текстов (документов) на носителях малой емкости (дискетах). Перемещаться по этому списку можно стрелками (на клавиатуре). Клавиша Enter открывает выделенный документ (см. рисунок).

В тексте присутствуют ссылки на статьи и документы для упрощения поисков первоисточников, которые могут потребоваться при разрешении разногласий сторон. После выхода из программы этот запрос сохраняется, для того чтобы не терять на его составление при следующем сеансе. Это также экономит время и повышает производительность. Иногда предыдущий запрос становиться не нужным, и для его очистки предусмотрен «сброс».



В дополнение можно отметить, что это приложение позволяет печатать на матричных и лазерных принтерах, что позволяют не все программы, работающие под управлением DOS. Для Windows версии тип принтера роли не играет, т.к. он управляется операционной средой. И важно помнить, что ёмкость диска не бесконечна и рано или поздно потребуется освободить пространство. И для этих целей предусмотрена возможность удаления ненужные документов. Такими могут являться документы, не действующие в данный момент или не касающиеся вашей деятельности. Но не стоит торопиться с чисткой базы данных. Ведь удаленные документы не возможно восстановить, а они могут потребоваться при выяснении правомерности действий в прошлом периоде.

Для рассмотрения возможностей создания шаблонов средствами Microsoft Office 97 воспользуемся формой искового заявления «о расторжении брака и разделе имущества». Так же предусмотрим возможность печати незаполненного документа, созданного на основании данного шаблона, как бланка заявления.

В первую очередь создаем пустой шаблон. Для этой цели выбираем в меню Файл команду Создать, затем выделяем объект (шаблон) Обычный, а в поле «Создать» выбираем Шаблон. После подтверждения кнопкой ОК, появиться документ с названием «Шаблон1». Теперь устанавливаем параметры страницы через меню Файл > Параметры страницы. И указываем: размер бумаги «А4 210х297 мм»; поле слева 2,5 см, а остальные по 1,5 см.

Теперь устанавливаем шрифт, которым будет напечатана большая часть документа. Для этого выбираем через меню Формат > Шрифт > тип шрифта «Times New Roman» > начертание «Обычный» > размер «14». Формат абзаца (меню Формат > Абзац) устанавливаем выравнивание «по ширине», интервал перед абзацем 6 пт. Далее можно набирать текст документа.

Начинается документ с надписи в правом верхнем углу, где указываются адресат, истец, ответчик и цена иска. Для смещения в правый край через меню Формат > Абзац устанавливаем отступ слева 7 см. Вся данная надпись введена курсивом, который включается кнопкой . При вводе, для создания пустой линии, включаем подчеркивание на панели инструментов кнопкой , затем вставляем два символа табуляции (клавишей Tab) и отключаем подчеркивание. Для создания подписей под линией в начале строки вставляем символ табуляции, включаем «верхний индекс» (формат шрифта) и вводим текст. Для продолжения выключаем индекс и печатаем дальше. После ввода шапки выделяем первые две строки и через меню Формат > Табуляция устанавливаем позицию 9 см с выравниванием по центру и 11 см с выравниванием по левому краю. Для остальных строк - 13,25 см, выравнивание по центру и 17 см, выравнивание по правому краю.

В заголовке заявления устанавливается отступ слева 0 см, выравнивание «по центру», интервал перед абзацем 60 пт., позиции табуляции «удалить все», шрифт полужирный, размером 20. Подзаголовок - размер шрифта 16, интервал после абзаца 30 пт. Далее возвращаем начальный шрифт (размер 14), формат абзаца (интервал перед абзацем 6 пт) и продолжаем вводить текст.

Пустые линии создаются аналогично рассмотренному выше способу. Центрированная позиция устанавливается примерно по центру крайнего правого края и позиции конца строки. Вторая метка строго по отметке 17 см. Подписи под линиями печатаются верхним индексом. Промежуточный заголовок (строка «Прошу») печатается размером 20, начертание «Обычный», интервал перед абзацем 30 пт, после - 18 пт.

Итак, шаблон готов. Теперь необходимо его сохранить. Для это выбираем в меню Файл > Сохранить и указываем имя файла «Исковое заявление». После этого подтверждаем кнопкой Сохранить. В дальнейшем, если необходимо создать исковое заявление, можно выбрать в меню Файл > Создать > выделить объект «Исковое заявление» > кнопка ОК. При этом появиться новый документ, в котором необходимо заполнить нужные строки. Для заполнения достаточно поставить курсор центр пустых линий и напечатать нежный текст. Текст будет равномерно распределен по данной линии. Готовый документ можно будет сохранить и распечатать.

Рассмотрим графические возможности приложения Microsoft Word на примере схемы всемирной компьютерной сети Internet. Для этих целей будем использовать панель рисования. Включить ее можно через меню Вид > Панели инструментов > Рисование.

Размещено на