Организация и технология документационного обеспечения на предприятии

Общие требования к созданию документов и организации работы с ними в Республике Казахстан. Ответственность за делопроизводство. Правила подготовки и оформления документов. Обработка входящей и исходящей документации. Порядок учета и хранения дел.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Введение

Эффективная деятельность аппарата управления любой фирмы зависима от правильной организации работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления - от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

Система делопроизводства в Казахской ССР строилась на единообразном подходе всех хозяйствующих субъектов и регламентировалась государственными стандартами и правилами. В период перехода к новым экономическим отношениям, в условиях массового появления различных государственных и частных структур эти правила были забыты, и если в государственных организациях этот вопрос пытаются как-то решить, то каждая частная фирма устанавливает свои порядки в оформлении, подготовке и ведении учета документов. Ситуация усложняется требованием Закона РК «О языках» от 11.07.97 г. №151-1 о переводе делопроизводства на казахский язык.

Внедрение казахского языка в делопроизводство оказалось на практике более сложным процессом, чем предполагалось.

Вся система делопроизводства в Казахстане базируется на русском языке, и оформление корреспонденции на казахском языке требует грамотных переводчиков, оргтехники, необходимых словарей, справочников, а также единообразного подхода к составлению документов как в государственных, так и в частных структурах. Тормозят процесс перехода еще и языковые проблемы, как то: различное толкование терминов и поиск аналогичных слов в казахском языке, особенно в изобилии появившихся в лексиконе в связи с рыночными преобразованиями.

Естественно, в таких условиях необходимо унифицировать документацию сначала на русском языке, а затем переводить ее на казахский язык, хотя бы элементарные и наиболее распространенные документы и системы.

Объект исследования: Документация на предприятии.

Цель: Изучить организацию делопроизводства на предприятии.

Задачи: 1. Ознакомиться с видами организационно-распорядительной документации;

2. Изучить правила подготовки и оформления документов;

3. Разобрать практические рекомендации для секретаря-делопроизводителя.

1. Нормативная база делопроизводства и документационное обеспечение на предприятии

1.1 Организация делопроизводства

Общие требования к созданию документов и организации работы с ними в РК установлены «Основными правилами документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан», утвержденных постановлением Кабинета министров РК №562 от 30.06.92 г.

Эти правила являются единственным нормативно-правовым актом РК по документированию и управлению документацией, устанавливающим унифицированный порядок создания, оформления, учета и хранения документов для всех хозяйствующих субъектов в Республике Казахстан.

На базе этих правил разработаны такие акты для госорганов РК, как:

- Инструкция «О порядке оформления и учета документов, подлежащих хранению в банках, и требованиях по организации хранения документов», утвержденная правлением НБ РК от 31.12.96 г.;

- Правила обращения с документами Администрации Президента РК в аппаратах госорганов управления, центральных исполнительных органов, местных исполнительных и представительных органов, на предприятиях, в организациях и учреждениях РК от 08.12.96 г.;

- Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента РК от 09.01.96 г. №2751;

- Правила учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения, утвержденные приказом Агентства РК по защите госсекретов, от 29.08.2000 г.;

- Правила государственной регистрации нормативных актов, утвержденных постановлением Правительства РК от 12.12.98 г. №1278.

С целью стимулирования расширения делопроизводства на государственном языке и в свете положений Закона РК «О языках» от 11.07.97 г. №151-1 были подготовлены и действуют следующие нормативные акты:

- Указ Президента РК «О мерах по улучшению работы государственного аппарата, борьбе с бюрократизмом и сокращению документооборота» от 31.07.2000 г. №427;

- Постановление Правительства РК «О расширении сферы употребления государственного языка в госорганах» от 14.08.98 г. №769;

- Инструкция «О порядке морального и материального поощрения сотрудников органов юстиции и судов РК, выполняющих работу на государственном языке РК, а также успешно овладевающих государственным языком», утвержденная приказом МЮ РК от 22.06.99 г. №45;

- Распоряжение Премьер-министра РК «О поощрении административных государственных служащих, осуществляющих подготовку документов на государственном языке» от 21.09.2000 г. №117-р.

- Инструкция «По нотариальному делопроизводству в РК», утвержденная МЮ РК от 16.07.98 г. №83.

Кроме этого, особенности разработки и представления, принятия, введения в действие, изменения, дополнения, прекращения или приостановления действия, опубликования законодательных и иных нормативных правовых актов, требующих регистрации в Министерстве юстиции РК, регулируются Законом РК «О нормативных правовых актах» от 24.03.97 г. №213-1.

Делопроизводство должно быть простым и оперативным, система которого устанавливается внутрифирменным документом - инструкцией «О делопроизводстве», составленной в соответствии с требованиями постановления КМ РК от 20.06.92 г. №562 и утвержденной высшим должностным лицом организации.

В зависимости от объекта документооборота и организационной структуры субъекта делопроизводство может осуществляться:

- управлением делами;

- канцелярией;

- секретариатом;

- общим отделом;

- секретарем-референтом;

- любым сотрудником, в порядке совмещения должностей (ответственный за делопроизводство).

Функциональные обязанности и права сотрудников служб делопроизводства устанавливаются должностными инструкциями. Согласно ЕТКС РК к работникам этой службы относятся:

- руководители:

- заведующий;

- заместители заведующего;

- специалисты:

- помощник руководителя фирмы;

- инспектор;

- методист;

- заведующий архивом;

- редактор;

- корректор;

- технические работники:

- секретарь-референт (стенографист);

- делопроизводитель;

- секретарь-машинистка;

- экспедитор;

- курьер.

Ответственность за делопроизводство возлагается на первого заместителя руководителя или на конкретного исполнителя, одного из вышеперечисленных, и фиксируется в индивидуальном трудовом договоре.

Все работники фирмы, которые по должности работают с корреспонденцией, обязаны знать инструкцию «О делопроизводстве» и оформлять служебную документацию в соответствии с ее требованиями.

Инструкция «О делопроизводстве» является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов. К инструкции прилагаются формы и образцы документов, применяемых в фирме, и справочно-методический материал: перечень документов, подлежащих утверждению, перечень документов, на которых ставится печать, и т.п.

Внутрифирменная служебная переписка допускается в случаях, установленных законодательством Республики Казахстан,

Например: Законом РК «О труде» от 10.12.99 г. №493-1.

Не рекомендуется служебная переписка между структурными подразделениями организации.

Служебная переписка с другими организациями и гражданами может производиться:

- на государственном языке РК;

- на официальном языке;

- на том языке, на котором написан поступивший запрос, письмо, заявление и т.п.

Унифицированная система делопроизводства устанавливает несколько подсистем формир...