Технология регистрации документов

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

В крупных организациях с большим документооборотом регистрацию осуществляет группа регистрации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специально выделенный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (секретарь-референт). В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере секретаря в составе одной системы управления базами данных (СУБД), позволяющей интегрировать базу данных о документах фирмы с базами данных по кадрам, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номенклатурой дел организации. Регистрируются документы, поступающие в организацию (входящие документы), отправляемые из нее (исходящие документы) и внутренние документы.

Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания руководителем организации (предприятия, фирмы и т.п.).

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (34) и номера дела (2-3), в которое подшивается документ.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа «Срок исполнения». Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Подпись исполнителя». Журнал ведется секретарем (секретарем-референтом) или работником службы делопроизводства.