Электронный архив

Этапы подготовки документов для передачи в архив: формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве, экспертиза ценности дел. Разработка социального проекта "Электронный архив Пермского края": определение целей и задач, оценка возможных рисков.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Введение

Стремительный прорыв по ряду важнейших направлений НТП, прежде всего в области электроники, кибернетики и информатики послужил мощным толчком к интенсивному нарастанию процессов информатизации всех сфер жизни общества.

"Электронный архив - новая среда архивоведения". "За последние годы интерес к социальным сетям возрос во много раз так же он возрос и к электронному архиву.

При этом тенденция роста сохраняется. В связи с большим объемом вовлеченных пользователей можно считать эту среду достаточно мощным инструментом для преследования интересов тех, кто имеет непосредственный доступ к управлению этими базами данных"

В соответствии с Федеральными законами от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Законом Пермского края от 06.03.2007 № 11-ПК "Об архивном деле в Пермском крае" к государственным полномочиям Пермского края в области архивного дела относятся: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов, обеспечение конституционных прав граждан на доступ к архивным информационным ресурсам.

Цель выпускной квалификационной работы заключается в изучении новой сферы архивоведения "электронного архива", а также изучить вопросы по подготовке дел к передаче в архив.

Задачи:

1. Научиться правильно формировать дела;

2. Научиться проводить экспертизу ценности документов;

3. Грамотно выполнять оформление дел в соответствии с установленным порядком.

Глава 1. Этапы подготовки документов для передачи в архив

Отдельным большим участком работы являются вопросы подготовки дел к передаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

ь Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве. документ архив делопроизводство риск

ь Экспертиза ценности документов и дел.

ь Оформление дел в соответствии с установленным порядком при передаче в соответствующий архив.

ь Описание дел, передаваемых в архив организации.

ь Передача документов в архив.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве -- 3 года. После истечения этого срока документы передаются в архив, или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к передаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение документов. Если дела хранятся в архиве учреждения, то передача документов в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденном руководителем.

Дела временного хранения (до 10 лет) могут передаваться в архив по номенклатуре дел.

Дела постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу передаются в архив по описи. Если архив не имеет достаточного помещения допускается не передавать документы в архив, а хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.

1.1 Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и других нормативных актов по делопроизводству;

- включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

- группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

-запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.

Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).

Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

1.2 Экспертиза ценности документов и дел

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой.

Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

ь при составлении номенклатуры дел;

ь при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

ь при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назна...