Формирование дел как технологическая процедура в структуре документооборота

Документооборот в структуре документационного обеспечения, формирование дел как его технологическая процедура. Формирование дел в ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе" федерального уровня, рекомендации по улучшению.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

Формирование дел как технологическая процедура в структуре документооборота

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления в социальной сфере необходимо совершенствование работы с документами, так как принимая решение, которое может затрагивать все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалист должен опираться на информацию, на служебный документ.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Работа с документами должна иметь четкий, структурированный порядок, чтобы специалисты учреждаения могли направлять свои усилия на главные цели и задачи учреждения, не отвлекаясь на косвенные проблемы, затрагивающие их работу.

Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов несекретного характера.

Документом же может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Учреждения в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК и другие виды документов.

Документы учреждения являются информационными источниками, которые имеют юридическую силу.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в учреждении. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объект: технология документооборота

Предмет: формирование дел как технологическая процедура

Цель: разработать систему формирования дел в учреждении ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»

Гипотеза. Соблюдение нормативных документов, методических рекомендаций по процедуре формирования дел в структуре документооборота в учреждениях федерального уровня позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы учреждения, обеспечивать их эффективное функционирование с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Задачи:

1. Изучить методические материалы по организации документооборота

2. Рассмотреть процедуру формирования дел в учреждениях федерального уровня

3. Проанализировать состояние документооборота в системе учреждения

4. Разработать рекомендации по формированию дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»

В работе были использованы следующие методы:

ь поисково-исследовательский (изучение и анализ литературы);

ь контент-анализ;

ь систематизации и обобщения;

В ходе работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности федерального государственного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе».

Источниковая база работы содержит комплекс разнообразных источников. При комплектовании источниковой базы были учтены современные подходы к ее классификации.

Большую роль в работе играют письменные источники. Они, в свою очередь, подразделяются на следующие виды: законодательные акты и периодическую печать.

Законодательные акты представляет собой совокупность документов отражающих принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, содержащие комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов к управлению документации. Государственная система документационного обеспечения управления (документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов управлению документацией); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (способствует решению технологических задач документирования); ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли); Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, с указанием сроков хранения).

В процессе подготовки выпускной работы были использованы периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство».

1. Формирование дел в технологической цепочке организации документооборота

1.1 Документооборот в структуре документационного обеспечения предприятия

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе - умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

С документированием связана деятельность всех сотрудников организации - от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые, сколь-нибудь важные для организации решения требуют документального оформления

В организации, любой организационно - правовой формы без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно - методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Нормативно - методическую базу делопроизводства составляют:

1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения...