Требования к оформлению деловых писем

Правила составления и написания деловых писем, их виды, классификация, предъявляемые требования. Структура делового письма, этапы подготовки; целевая установка, характер аргументации и композиция текста; этикетные разрешения, язык, стиль, оформление.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Московский государственный университет приборостроения и информатики

ДОКЛАД

на тему:

Требования к оформлению деловых писем

Выполнила: Студентка 1 курса

группа УП1-1002 Попова А.С.

Преподаватель: Корганова И. В.

Москва, 2011



План

Введение

Что такое деловое письмо?

Виды деловых писем

Структура делового письма

Оформление деловых писем

Заключение



Введение

Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, а так же произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.

Написание писем в деловой сфере - это не творческое хобби, которому можно посвятить часы и дни. Деловая переписка должна быть оперативной, писать письма клиентам и отвечать на их послания нужно быстро и качественно, так как у активно развивающейся компании каждая минута на счету.



Что такое деловое письмо?

Чтобы разобраться в том, что же такое деловое письмо рассмотрим такое определение как

Письмо -- это сообщение, выраженное в компактной форме и предназначенное для обмена информацией между людьми.

Таким образом, можно сказать, что

Деловое письмо - это официальное сообщение, которое используется для ведения бизнеса.

И существует такое понятие как

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами.

Виды деловых писем

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По форме отправления деловые письма могут быть:

Конвертные - отправленные с помощью почты в конверте.

Электронные - отправленные в электронном виде на e-mail.

Факсовые - отправленные по факсу.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

Коммерческие - используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

оферта (письмо-предложение) - заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) - используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

благодарственное письмо - содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

гарантийное письмо - содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение - содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

письмо-поздравление - содержит поздравление по какому-то поводу;

письмо-приглашение - содержит приглашение на какое-то мероприятие;

письмо-просьба - содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

письмо-соболезнование - содержит сочувствие по какому-то поводу;

сопроводительное письмо - составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

Письма-ответы - ответы на инициативные письма.

Инициативные письма - составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма - письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные - рассматривают один вопрос.

Многоаспектные - затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

Регламентированные - составляются по определенному установленному образцу.

Нерегламентированные - содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

Структура делового письма

Типовая внутренняя структура делового письма:

Вступление. Первым делом разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие -- расположение к источнику положительных эмоций. Ведь о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя:

· заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель.

Например, «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».

Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

· обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата.

Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.

Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

· цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо.

Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».

Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. - в зависимости от темы письма.

Заключение - вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от...