Тайм-менеджмент в современной организации

Теоретические основы тайм-менеджмента: сущность и принципы, причины использования, современные приемы. Внедрение системы в компанию. ОАО "Мегафон": краткая характеристика, оценка системы тайм-менеджмента и главные особенности её совершенствования.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Оглавление

Введение

1. Теоретические основы тайм-менеджмента

1.1 Сущность и принципы тайм-менеджмента

1.2 Причины использования тайм-менеджмента

1.3 Современные приемы тайм-менеджмента

2. Анализ отечественных подходов к системе тайм-менеджмента

2.1 Внедрение тайм-менеджмента в компанию

2.2 Тайм-менеджмент в России

3. Оценка и совершенствование системы тайм-менеджмента в компании

3.1 Общая характеристика анализируемого предприятия

3.2 Оценка системы тайм-менеджмента в компании

3.3 Совершенствование системы тайм-менеджмента

Заключение

Введение

В современных условиях тайм-менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Под тайм-менеджментом понимается технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Целью представленной работы является рассмотрение тайм-менеджмента как системы управления временем. В качестве задач в работе выступают следующие:

рассмотрение понятия и функций тайм-менеджмента;

характеристика современных приемов тайм-менеджмента;

выявление особенностей внедрения тайм-менеджмента в компаниях;

анализ применения успешного внедрения тайм-менеджмента в российских компаниях;

выявление особенностей применения тайм-менеджмент в деятельности ОАО «Мегафон».

В качестве объекта в работе выступает управление временем. Предметом работы являются особенности применения тайм-менеджмента в деятельности организации.

Структура работы включает введение, три главы, заключение и список использованной литературы.

В первой главе представлены сущность и принципы тайм-менеджмента, определены современные приемы тайм-менеджмента и обоснована необходимость использования тайм-менеджмента в деятельности предприятия.

Во второй главе выявлены особенности внедрения тайм-менеджмента в организации, проанализированы успешные подходы тайм-менеджмента в российских компаниях.

В третьей, заключительной главе, приводится общая характеристика анализируемого предприятия, дается оценка системы тайм-менеджмента ОАО «Мегафон» и определяются направления совершенствования системы тайм-менеджмента исследуемого предприятия.

1. Теоретические основы тайм-менеджмента

1.1 Сущность и принципы тайм-менеджмента

«Тайм-менеджмент (Управление временем) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности». Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает «управление временем». Задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени.

Основные принципы тайм-менеджмента.

Кропотливая самостоятельная работа. Качественную, эффективную систему организации своего времени руководитель может разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только сам руководитель.

Индивидуальность решения. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который руководитель для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

Необходимость отслеживания собственной эффективности. Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм-менеджмента. Но главный результат использования хронометража - появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и руководитель начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.

Мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности - в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь - это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности.

Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода - вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.

1.2 Причины использования тайм-менеджмента

Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

1. Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);

2. Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

3. Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);

4. Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);

5. Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

6. Постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

7. Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);

8. Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

9. Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех.

Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.

«Поглотители времени». Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов. Основными причинами, заставляющими нас тратить время зря, признаны:

1. Телефонные звонки по праву занимают почетное первое место, срывая рабочий настрой и не давая сосредоточиться на делах. С широким распространением сотовых телефонов проблема приобрела глобальные масштабы.

2. Посетители, приходящие в офис, отвлекают вернее телефонов, потому что их невозможно проигнорировать или выполнять параллельно другую работу.

3. Плохо организованный обмен информацией между подразделениями.

4. Проблемы с компьютерным оборудованием и офисной техникой.

5. Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.

6. Недостаток организационного планирования. Расст

7. Неумение слушать других людей.

8....