Стратегії розвитку документаційного забезпечення управління

Теоретично-методологічні аспекти документування в установах. Завдання і функції служб діловодства. Функції секретаря і канцелярії. Організація роботи з документами. Реєстрація вхідних документів та порядок роботи з бланками, штампами, печатками.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Стратегії розвитку документаційного забезпечення управління

1. Теоретично-методологічні аспекти документування в установах

1.1 Основні положення з документування

Документи супроводжують людину вже кілька століть. За цей час вони невпізнанно змінилися.

З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи. Документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.

В давнину документи складалися на самих різних матеріалах. В Ассирії - на глиняних табличках, в Індії та Цейлоні - на пальмових листках, у Древньому Новгороді - на бересті.

Діяльність підприємства забезпечується системою документів, що складають його документаційне базу. Склад документаційної бази визначається компетенцією, керуючою компанією, колом управлінських функцій, порядком вирішення питань (одноосібний чи колегіальний), обсягом і характером взаємозв'язків відокремлених підрозділів та керуючої компанії.

Всі документи діляться на дві великі групи:

Перша - документи з загальних питань, які можуть готуватися працівниками всіх структурних підрозділів компанії

Друга - документи з функцій управління, які готуються функціональними підрозділами, відокремленими підрозділами

Управлінські документи поділяються на організаційні і розпорядчі.

- Організаційні документи - комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підрозділів підприємства, організацію їх роботи, права та обов'язки.

- Розпорядчі документи - документи, які вирішують найважливіші питання управління і відображають як результат колегіальної діяльності компанії, так і прийняті в порядку єдиноначальності.

- Організаційні та розпорядчі документи класифікуються за найменуваннями:

- Постановки;

- Розпорядження;

- Ділові службові листи, рішення, протоколи;

- Накази, інструкції, доручення;

- Акти та інші, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, в тому числі питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності структурних підрозділів адміністрації.

Документи класифікують також:

- За місцем складання (внутрішні та зовнішні);

- За формою (індивідуальні, трафаретні та типові);

- За термінами виконання (термінові і нетермінові);

- За погодженням (службові та особисті).

1.2 Завдання і функції служб діловодства

Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:

- Постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно - пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архіву відповідності з діючими державними нормативно - методичними документами;

- Скорочення документообігу;

- Розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі.

Функції:

- Реалізує державну політику з організації діловодства в межах установи

- Розробляє і впроваджує індивідуальну інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ установи;

- Розробляє типові інструкції з діловодства та номенклатури справ для мережі підвідомчих установ;

- Організовує за дорученням керівництва підготовку проектів організаційно - розпорядчих документів, забезпечує їх оформлення і видання;

- Забезпечує документацій не та організаційно - технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

- Упроваджує національні стандарти, уніфіковані форми документів та інші нормативно - правові акти у своїй установі та мережі підвідомчих установ;

- Вносить пропозиції керівництву установи щодо розроблення та впровадження форм організаційно - розпорядчих документів установи;

- Бере участь у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства та електронного документообігу в установі;

- Контролює виконання нормативних вимог щодо створення та відтворення інформації електронних документів, що підлягають внесенню до документаційного фонду установи;

- Здійснює контроль за підготовкою документів у структурних підрозділах установи, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів;

- Здійснює приймання, реєстрацію, облік, поточне зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

- Удосконалює форми і методи роботи з документами, у своїй установі та мережі підвідомчих установ;

- Засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі;

- Організує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- Організує підвищення класифікації працівників установи в роботі зі службовими документами.

1.3 Функції секретаря і канцелярії

Загальні стани роботи секретаря:

- Секретар приймальні керівника належить до категорії фахівців, приймається на роботу і звільняється з роботи наказом керівника підприємства;

- На посаду секретаря приймальні керівника призначається особа, що має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту і стаж роботи за профілем не менше 2 років.

У своїй діяльності секретар приймальні керівника керується:

- законодавчими і нормативними документами;

- методичними матеріалами, що стосуються питань його діяльності;

- статутом підприємства;

- наказами керівника підприємства (безпосереднього керівника);

- правилами і нормами гігієни праці, правилами трудового розпорядку;

- справжньою посадовою інструкцією.

Секретар приймальні керівника повинен знати:

- нормативні правові акти, інші керівні і методичні матеріали, що стосуються діяльності організації і ведення діловодства;

- структуру і керівний склад організації і її підрозділів;

- організацію діловодства;

- методи оформлення і обробки документів;

- архівна справа;

- машинопис;

- правила користування приймально-переговорними пристроями;

- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядливої документації;

- правила друкування ділових листів з використанням типових форм;

- основи етики і естетики;

- правила ділового спілкування;

- основи організації праці і управління;

- правила експлуатації обчислювальної техніки;

- основи адміністративного права і законодавства про працю;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- правила і норми охорони праці.

Під час відсутності секретаря приймальні керівника його обов'язку виконує заступник, що в установленому порядку призначається, несе повну відповідальність за їх належне виконання.

Функції секретаря приймальні

На секретаря приймальні керівника покладаються наступні функції:

- Організаційно технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника організації;

- Ведення діловодства;

- Організація проведення телефонних переговорів керівника;

- Організаційна підготовка засідань і нарад;

- Контроль за виконанням працівниками організації виданих наказів і розпоряджень, узятих на контроль;

- Ведення контрольно-реєстраційної картотеки;

- Організація прийому відвідувачів.

Посадові обов'язки секретаря приймальні

Для виконання покладених на нього функцій секретар приймальні керівника зобов'язаний:

- Здійснювати роботу по організаційно-технічному забезпеченню адміністративно - розпорядчої діяльності керівника організації;

- Приймати кореспонденцію, що поступає на розгляд керівника, передати її відповідно до прийнятого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підго...