Поняття, зміст і роль офіційної документації

Поняття "офіційний документ" у документознавчій науці та в управлінні, його зміст і головні функції, видова різноманітність. Роль в управлінській діяльності, вимоги до оформлення та складання різних типів: наказів, службових листів і протоколів.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

Курсова робота

Поняття, зміст і роль офіційної документації

Вступ

Як свідчить практика, переважна і найважливіша частина інформації фіксується на певних матеріальних носіях. Фіксація інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності на підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати будь-яким способом.

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. На сучасному етапі розвитку документознавства та діловодства документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності [2, с. 34].

Документи відіграють надзвичайно важливу роль в управлінській діяльності, адже вони є безпосереднім підтвердженням її повноцінного ведення. Особливо це стосується офіційної документації, створення якої вимагає чіткого дотримання стандартів, законів та інших нормативно-правових актів.

Актуальність обраної теми полягає у тому, що офіційна документація активно функціонує у багатьох сферах і галузях діяльності людини. Зацікавлення проблемою зумовлене великою кількістю документації, особливостями її створення, обробки та подальшого функціонування в динамічному стані.

Питанням та проблемам, що стосуються поняття, змісту і ролі офіційної документації, приділяли увагу такі вчені, як А.Н. Діденко, В.А. Блощинська, Г.М. Швецова-Водка, Ю. І. Палеха, В.М. Бріцин, Н.Г. Горголюк, О.Г. Кірочок, І. А. Казімірова, А.С. Головач.

Метою дослідження є загальна характеристика та аналіз службових документів, визначення їх функцій та ролі в управлінні, в діловодстві підприємств, організацій, установ.

Відповідно до мети постають такі завдання:

1) визначити сутність поняття «офіційний документ», порівнявши його значення в різних науках та галузях знань;

2) охарактеризувати офіційні документи як об'єкт управлінської діяльності;

3) визначити їх сутність, роль, призначення та основні функції,

4) проаналізувати зразки та особливості оформлення офіційних документів.

Об'єктом дослідження є офіційна документація, що активно використовується при вивченні дисциплін документознавчого циклу та у діловодстві, що здійснюється в межах як однієї, так і багатьох організацій.

Предмет дослідження: офіційні документи, особливості та умови їх укладання.

При написанні курсової роботи застосовуватимуться такі методи: аналітичний, синтетичний, діалектичний, систематичний, узагальнюючий, історичний, метод дослідження інформаційних потоків, загальнонауковий метод абстрагування.

За своєю структурою курсова робота складається з двох розділів, що містять у собі шість підрозділів; вступу; висновків; списку використаної літератури та додатків.

1. Загальні особливості офіційної документації

1.1 Поняття «офіційний документ» у документознавчій науці та в управлінні

протокол офіційний наказ офіційний

Щоб з'ясувати сутність поняття «офіційний документ», варто знати його визначення. Згідно з Законом України «Про інформацію», документ - це матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якої є її збереження та передавання у часі та просторі [15; с. 650].

Поняття офіційного або службового документа є досить поширеним та багатозначним. Особливо це стосується документознавства та наук, пов'язаних з ним. Такі документи також активно функціонують в управлінській сфері.

Офіційний документ - це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.

Офіційний документ - це документ, що складається і видається службовими особами від імені органів державної влади, підприємств, установ, організацій будь-якої форми власності, які посвідчують конкретні факти і події, що мають юридичне значення, складений належним чином за формою і має необхідні реквізити.

Офіційна документація - службовий двосторонній документ (акт, довідка), що підтверджує проведення контрольного заходу, відображає його результати та є носієм інформації про виявлені й систематизовані за економічною однорідністю недоліки у фінансово-господарській діяльності суб'єкта господарювання, порушення законодавства України посадовими особами суб'єкта господарювання; супровідна документація офіційного характеру [11, с. 739].

В юридичній літературі з приводу того, який документ необхідно вважати офіційним, також немає єдності поглядів.

Так, на думку Б. Здравомислова, під офіційним документом прийнято розуміти письмові акти, які засвідчують конкретні факти та явища, що мають юридичне значення, складені належним чином, та які мають необхідні реквізити (наприклад: дату, штампи, печатку, підпис уповноваженої особи).

Офіційний документ, на думку С. Келіної, - це письмовий документ, який виданий органом державної влади або органом місцевого самоврядування, який містить необхідні реквізити (печатки, підписи) та за своїм змістом надає кому-небудь права чи звільняє від обов'язків або засвідчує які-небудь факти, явища чи інші обставини, що мають юридичне значення.

Ю. Ляпунов розглядає офіційний документ як матеріальний носій інформації, письмовий акт федеральних органів державної влади та державного управління, органів місцевої влади та самоврядування. Він також зазначає, що офіційні документи, які засвідчують певні факти та явища, що мають юридичне значення, володіють, за загальним правилом, відповідною формою та реквізитами.

Деякі дослідники вважають, що документи визнаються офіційними, коли опиняються у віданні відповідних органів, безпосередньо у службових осіб. Лише в таких випадках вони набувають характер офіційних та здатні бути предметом службового підроблення. Також існує думка, що офіційність документа обґрунтовується не його джерелом походження, а місцем знаходження в певний конкретний момент часу [3, с. 47-48].

Дану проблему досліджували й такі дослідники, як Кузнєцов та Пінхасов. Вони заперечували вищесказане і доводили, що критерієм, що відрізняє офіційний документ від приватного, є не те, де зберігається цей документ, а офіційний характер службової особи, від якої він походить. Таким чином, офіційність документа - це його постійна ознака.

Українські дослідники також приділяють багато уваги чинникам, що впливають на визнання певного документа офіційним. М. Хавронюк та М. Мельник зазначають, що офіційними є документи, що складаються і видаються службовими особами від імені органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян, а також підприємств, установ і організацій будь-якої форми власності, які посвідчують конкретні факти і події, що мають юридичне значення, складені належним чином за формою і мають необхідні реквізити (штамп, печатку, номер, дату підпис). Приватні документи також можуть бути офіційними, якщо вони складені, наприклад, нотаріусом, або передані громадянином для зберігання або використання в державних, колективних чи приватних підприємствах (наприклад, довіреність на одержання зарплати).

Дещо іншу позицію в цьому плані займають М. Коржанський, М. Потебенько та В. Гончаренко. Так, М. Коржанський вважає, що офіційними є лише письмові акти, що видаються державними, громадськими чи приватними підприємствами, установами або організаціями, які призначені для посвідчення фактів чи подій, що мають юридичне значення. Подібною є й позиція, викладена М. Потебеньком та В. Гончаренком. Вони вважають, що офіційні документи - це належним чином оформлені акти, що засвідчують факти та події, які мають юридичне значення, а також мають властивість породжувати певні правові наслідки у вигляді виникнення, зміни або припинення правовідносин.

Під офіційними документами розуміють акти органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, а також установ, підприємств чи організацій незалежно від форми власності, складені або засвідчені в установленому законом порядку службовими особами цих органів, установ, підприємств чи організацій [19, с. 103].

Офіційний документ - документ оформлений і засвідчений у встановленому порядку, який посвідчує певні факти, що мають юридичне значення.

Офіційність чи неофіційність документа визначається в залежності від статусу джерела інформації.

Таким чином, можна узагальнити, що чи не найбільш чіткою є позиція, згідно з якою до офіційних документів належать не лише акти юридичних осіб, а й акти приватних осіб, але лише такі, що вже передані посадовим особам відповідних організацій та вже стали частиною їх діловодства.

<...