Персонал офиса: профессиональная подготовка и мотивация

Понятие персонала офиса и качества работников. Офис-менеджер и его функции. Особенности профессиональной подготовки персонала офиса. Формирование системы служебно-профессионального продвижения. Грейдинг как вид мотивации. Нематериальное стимулирование.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Министерство образования и науки РФ

ФГОБУ Пензенский государственный университет

Кафедра Государственного управления и социологии региона

Контрольная работа

по дисциплине: Управление офисом

тема: Персонал офиса: профессиональная подготовка и мотивация

Пенза, 2011

Введение

Тема данной работы: «Персонал офиса: профессиональная подготовка и мотивация» довольно актуальна на сегодняшний день, ведь в процессе отбора персонала офиса производится наем наиболее подходящих работников, однако независимо от квалификации трудно рассчитывать, что новичок сразу освоится со спецификой труда, да и работникам офиса тоже необходимо обновлять свои знания, связанные с выполняемой работой. Из этого следует необходимость в профессиональной подготовке персонала. Мотивация персонала - острый вопрос для большинства компаний. Как говорят, «идеальный сотрудник - это тот, которого нет, но его функции исполняются». Но так не бывает, и всем приходится работать с живыми людьми, у каждого из которых есть свои взгляды на жизнь, убеждения, настроения. Как сделать так, чтобы каждый из них делал то, что нужно компании? Однозначных решений нет, но есть ряд принципов, например: связь вознаграждения с результатами труда; ощущение работником своего вознаграждения как справедливого; индивидуальный подход. Проблемам управления карьерой в рамках управления персоналом организации посвящены труды российских и зарубежных исследователей: А.Р. Алавердова, Т.Ю. Базарова, Д.А. Безделова, А.П. Волгина, М.В. Грачева, Г. Десслера, В.А. Дятлова, А.П. Егоршина, И.В. Зорина, П.В. Журавлева, Дж.М. Иванцевича, А.Я. Кибанова, Е.В. Маслова, Ю.Г. Одегова, В.Т. Пихало, В.В. Травина, С В Шекшни, В.И. Шкатуллы и др. Общим экономическим проблемам рационального использования человеческих ресурсов, профессионального развития, обучения, оценки, аттестации персонала уделено большое внимание в работах О.С. Виханского, Е.В. Галаевой, Н.Л. Зайцева, Э.М. Короткова, В.И. Матирко, З.П. Румянцевой, И.Б. Скоробогатова, Г.Х. Попова, В.А. Шахового, и др. Психологические аспекты управления деловой карьерой изучены в работах В.Н. Князева, Е.Г. Молл, А.В.Филиппова и др. Проблема формирования кадров на воздвижения затрагивается в работах В.И. Верховина, Т.И. Заславской, Л.А. Кудринской, В.Л. Романова, А.И. Турчинова и др.

Цель данной работы: анализ особенностей профессиональной подготовки и мотивации персонала офиса. В работе будут решаться задачи: исследовать понятие персонала офиса; проанализировать характерные качества работников офиса; исследовать функции офис - менеджера; проанализировать особенности профессиональной подготовки персонала офиса; исследовать формирование системы служебно-профессионального продвижения персонала офиса; проанализировать особенности мотивации персонала офиса; рассмотреть грейдинг как вид мотивации персонала офиса; проанализировать нематериальное стимулирование как область мотивации персонала.



1. Персонал офиса

1.1 Понятие персонала офиса и качества работников офиса

Персонал офиса - специалисты по различным видам деятельности, работающие в офисе и реализующие его функции.

К основным качествам работников офиса следует отнести:

1. Клиентоориентированность. Важно, чтобы клиент, войдя первый раз в офис компании, почувствовал себя как дома и захотел вернуться снова. (От этого во многом зависит в том числе и успех бизнеса.) Приветливое лицо офис-менеджера, его обходительность, вежливость и хорошие манеры -- вот то, что может привлечь посетителя.

2. Сообразительность, отличная память. Так как занимающиеся работой референта, офис-менеджера и помощника руководителя, как сервер, ежедневно пропускают через себя несколько мегабайт информации, важно всю эту информацию держать в голове.

3. Аккуратность. Все документы по папочкам, все звонки в журнал, вся корреспонденция зарегистрирована. В офисе порядок и уют, все сотрудники обеспечены канцтоварами, вся техника функционирует исправно.

4. Грамотная речь. Особенно важна для секретарей и ресепшионистов, которые ведут телефонные переговоры и принимают гостей офиса. Компании, работающие с иностранными клиентами, требуют еще и владения иностранными языками. Желательно двумя. Кстати, может пригодиться этот навык еще и в выполнении функции переводчика -- при необходимости.

5. Приятные внешние данные.

6. Сдержанность. Между двух огней -- руководителем и клиентами -- иногда приходится несладко. Важно не терять самообладание и выдержку.

Умение ставить задачи. Пусть и не слишком сложные, но координирующие работу всех сотрудников[17,185].

1.2 Офис - менеджер и его функции

Офис-менеджер - один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса [7,122].

Перечень функций офис-менеджера условно можно разделить на пять групп:

1. Управленческие.

· построение организационной структуры офиса;

· планирование работы офиса;

· руководство персоналом офиса - распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.;

· разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;

· разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего [8,116].

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой - дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии - он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж.

Синтез функций, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, предполагает, что он выполняет следующие обязанности:

1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе рекомендаций технической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

7. Опре...