Личная карточка работника

Особенности оформления личной карточки работника. Хранение личных дел работников. Разработка формы личной карточки. Заполнение и ведение личной карточки, а также внесения изменений в произведенные записи. Срок архивного хранения личных карточек.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

ЗАПОЛНЯЕМ ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ РАБОТНИКА

Информация о работниках и их трудовой деятельности содержится в приказах (распоряжениях) руководителя, трудовых книжках, документах, удостоверяющих личность, об образовании и др. Работник за время работы в организации может поменять несколько должностей, перейти из одного структурного подразделения в другое, многократно использовать трудовой и иные виды отпусков и т.д. Документом, который обобщает имеющиеся о работнике сведения, является личная карточка. Рассмотрим особенности ее оформления.

Обязательно ли вести личную карточку?

В настоящее время отсутствует прямая норма, предписывающая нанимателям вести на работников личные карточки. Тем не менее на необходимость оформления такого документа при заполнении иных документов указывает ряд актов законодательства. В частности, предусматривается, что в личной карточке дублируются записи, произведенные в трудовой книжке (вкладыше к ней) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, факт ознакомления с которыми работник подтверждает своей подписью в личной карточке (п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек)). Работник также должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки в связи с увольнением (ч. 4 п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).

Кроме того, установленные Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 N 82 (далее - Перечень)) нормы хранения, которые обязательны к исполнению государственными и негосударственными организациями, индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве (п. 3 примечания к Перечню), действуют для личных карточек (п. 217 Перечня). Таким образом, ведение личной карточки на сегодняшний день обязательно.

Долгое время предприятия использовали разработанную еще в СССР форму первичного учетного документа Т-2 "Личная карточка" (далее - форма Т-2) и указания по ее применению и заполнению (Постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 N 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций" (далее - Постановление N 241)), однако с 22 ноября 2007 г. нормативный правовой акт, которым она была утверждена, не применяется на территории Беларуси (п. 1 Постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26.10.2007 N 359 "О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике"). Это означает, что нормативно порядок заполнения личной карточки в настоящий момент не определен. Таким образом, нанимателю следует самостоятельно разработать и утвердить форму личной карточки, а также установить порядок ее заполнения.

Разработка формы личной карточки

Чтобы определить, в должностные обязанности какого работника входит разработка форм личной карточки, нужно обратиться к действующим в организации локальным нормативным правовым актам (инструкции по делопроизводству, положениям о структурных подразделениях, должностным инструкциям), трудовым договорам. В зависимости от предусмотренных в них норм, а также размера и структуры предприятия это может быть руководитель или специалист отдела кадров, другой работник. Соответствующими документами может устанавливаться и необходимость согласования разработанного проекта формы с должностными лицами иных подразделений. Например, проект формы личной карточки, подготовленный специалистом отдела кадров, на основании инструкции по делопроизводству может подлежать согласованию с начальником юридического отдела.

При разработке личной карточки за основу можно взять форму T-2 и скорректировать ее с учетом современных реалий и потребностей конкретного предприятия. Например, по сравнению с формой Т-2 могут быть произведены следующие изменения:

1). дополнены строки, предполагающие указание более детальных сведений о работнике: не только год рождения детей, но и дата (в частности, для использования при начислении пособий по уходу за детьми, различных выплат, предусмотренных коллективными соглашениями, и т.д.), адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания, мобильный телефон, идентификационный номер;

2). удалены некоторые графы, содержащие данные, не используемые на том или ином предприятии;

3). увеличено количество строк в отдельных графах раздела "Общие сведения", например, для указания сведений об образовании, так как сейчас многие работники имеют несколько образований, в том числе одного профессионального уровня;

4). согласованы с действующими в Республике Беларусь общегосударственными классификаторами графы, в которые вносятся соответствующие коды. Эти графы могут быть вообще удалены, если не имеют практического значения для деятельности конкретной организации;

5). заменены отдельные графы. Так, вместо графы "национальность" введена графа "гражданство", вместо графы "паспорт" - "документ, удостоверяющий личность".

Форма личной карточки, разработанная для использования на конкретном предприятии, утверждается его руководителем.

личный карточка дело работник

Заполнение и ведение личной карточки

В связи с отсутствием в настоящее время нормативного акта, регламентирующего порядок заполнения личных карточек, в целях единства их оформления на предприятии следует разработать внутренний документ по заполнению и ведению личной карточки (инструкцию, регламент) (далее - инструкция). Им же будет определяться и порядок внесения изменений в произведенные записи, дополнения данных при отсутствии свободного места.

При разработке инструкции можно учитывать положения нормативных правовых актов о заполнении аналогичных данных в иных документах о труде (в частности, нормы Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 N 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников)).

Полагаем, что в целях ускорения процесса можно заполнять отдельные графы личной карточки на компьютере с помощью специальных программ. Однако в силу того, что законодательство требует наличия собственноручной подписи работника на личной карточке, обязательно вести эту карточку на бумажном носителе.

Личная карточка не входит в состав документов личного дела (состав документов личного дела определен гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников), она ведется отдельно. В связи с тем что срок архивного хранения личных карточек составляет 75 лет (п. 217 Перечня), рекомендуем изготовлять ее из плотной бумаги.

Инструкция по заполнению карточки может иметь следующий вид:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО "Важное дело"

подпись А.С.Дмитриев

-------------

22.01.2008

ИНСТРУКЦИЯ

по ведению личных карточек работников

1. Инструкция по ведению личных карточек работников (далее - Инструкция) устанавливает общий порядок заполнения, ведения и хранения личных карточек работников общества с ограниченной ответственностью "Важное дело".

2. Личная карточка работника ООО "Важное дело" ведется по форме, утвержденной приказом директора ООО "Важное дело" от 22.01.2008 N 168.

3. Личная карточка заполняется в день приема на работу на всех лиц, работающих по трудовому договору в ООО "Важное дело", специалистом отдела кадров.

4. При заполнении личной карточки работника соблюдаются следующие требования:

4.1. в таблице указываются номер личной карточки по порядку, пол (буквами "М", "Ж"), табельный номер, а также первая буква фамилии работника;

4.2. раздел "Общие сведения":

раздел заполняется на основании документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки, документов об образовании, страхового свидетельства о государственном социальном страховании. Сведения в графы "адрес фактического проживания", "телефон, мобильный телефон" вносятся со слов работника и с его согласия;

фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) записываются ближе к левому краю полностью без сокращения, без замены инициалами;

в графе "дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения (например, 19.07.1983);

в графе "место рождения" указываются населенный пункт, административно-территориальная единица, страна в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Допускаются сокращения: город - г.; деревня - д.; область - обл.; поселок - пос.; район - р-н;

в графе "гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Феде...