Информационно-справочные документы их виды. Современные требования к составлению и оформлению

Виды информационно-справочных документов. Письмо как один из способов обмена информацией, история его происхождения. Современные требования к составлению и оформлению документа на примере служебного письма, его различные классификационные признаки.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

Тема курсовой работы:

Информационно-справочные документы их виды. Современные требования к составлению и оформлению

Москва



ОГЛАВЛЕНИЕ

I. ВВЕДЕНИЕ

II. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

2.1 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ИХ ВИДЫ. СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

2.1.1 Виды информационно-справочных документов

2.1.2 Письмо как один из способов обмена информацией. История происхождения письма

2.1.3 Письмо в системе современного делопроизводства

2.2 РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

I. ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной работы обусловлена тем, что в современном постиндустриальном или, как его ещё принято классифицировать, информационном обществе обмен информацией играет важную роль. В этом свете рассмотрение проблемы способов обмена информацией и, в частности, письма как одного из таких способов, становится действительно важным. Особую актуальность работе придаёт тот факт, что в настоящее время письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения, а значит, являются неотъемлемой частью документооборота.

Цель представленной курсовой работы - рассмотреть информационно-справочные документы и их виды. Изучить современные требования к составлению и оформлению на примере одного из видов документа.

Цель работы определяет следующие задачи:

1) выявить и рассмотреть основные способы обмена информацией;

2) рассмотреть современные требования к составлению и оформлению документа на примере служебного письма;

3) изучить историю происхождения письма;

4) выявить и проанализировать роль письма относительно важности других способов обмена информацией;

5) выявить и проанализировать роль служебного письма в системе современного документационного обеспечения управления;

6) выявить и рассмотреть виды писем по различным классификационным признакам.

Структура работы: данное исследование состоит из введения, основной части, заключения, списка использованной литературы и приложения. Основная часть включает два раздела, первый из которых состоит из трёх подразделов.

II. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

справочный документ служебное письмо

2.1 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ИХ ВИДЫ. СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

2.1.1 Виды информационно-справочных документов

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

v письма;

v докладные (служебные) и объяснительные записки;

v сводки;

v справки;

v акты;

v телеграммы и телефонограммы.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.

Рассмотрим современные требования к составлению и оформлению документов, на примере письма.

2.1.2 Письмо как один из способов обмена информацией. История происхождения письма

Говоря об обмене информацией как о процессе, в ходе которого источник информации её передает, а получатель - принимает, можно выделить три способа обмена информацией: письма, телефонные разговоры, личные встречи. Рассмотрим их более подробно.

Личная встреча или беседа - это разговор между двумя и более собеседниками, соответственно её участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого (вербального) и неречевого (невербального) воздействия партнеров друг на друга. Однако непосредственно переговорить с человеком удается далеко не всегда. Поэтому очень часто людям приходится обращаться к телефону. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма или ехать в другое учреждение, на предприятие или фирму. Телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии.По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом к заключению договора является именно телефонный разговор.

Однако сейчас все большее распространение (и этот тезис мы попытаемся доказать во втором разделе данной главы) среди способов обмена информацией получает письмо. Согласно толковому словарю С.И. Ожегова, Н.Ю. Шведовой письмо - это «написанный текст, посылаемый для сообщения чего-нибудь кому-нибудь». Ожегов С.И.. Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка. - М., Азъ, 1992.

Происхождение письма было вызвано необходимостью обмениваться информацией. Первые письма отправлялись только в военных целях и были широко распространены в Ассирии, Персии, Египте. Тогда использовались пешие или конные гонцы, которых сейчас назвали бы курьерами. Самой прославленной и организованной была история письма Древнего Рима. Юлий Цезарь создал государственную почту, и перевозки писем стали упорядоченными: имелись крупные и мелкие почтовые станции, где возницы могли передохнуть и переночевать, поменять лошадей. Дальнейшее развитие почты стало возможным благодаря монахам, которые были носителями культуры и знаний в период Средневековья. Церковь поддерживала регулярную переписку между своими членами, и у нее была своя монастырская почта, работающая при помощи странствующих монахов. Новый толчок к развитию почты дали купцы. Большие торговые дома содержали своих курьеров и даже организовали перевозку посылок и писем. Кроме этого, появилась городская почта, когда письма горожан забирали в определённые дни и за небольшую плату в установленные сроки доставляли по назначению. В XVI - XVII веках во Франции, Швеции, Англии и других странах возникла централизованная королевская почта. С развитием производственных отношений и зарождением капитализма возникла необходимость организации регулярной и быстрой почтовой связи как внутри стран, так и между странами. В XIX веке коренной переворот в почтовом деле был вызван распространением железных дорог и пароходства. Появление в начале XIX века паровоза и парохода, а в начале XX века самолёта значительно увеличило скорость пересылки почтовых отправлений. Почтовая связь стала общегосударственной и начала обслуживать всё население. http://ru.wikipedia.org/ В современном мире обычная (бумажная) почта уступает место электронной, которая по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности: простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки.

Всю существующую на сегодняшний день совокупность писем можно разделить на две основные группы: личные письма и письма официальные или деловые. В соответствии со спецификой данной работы, не предусматривающей рассмотрение личных писем, т.е. писем, отправителями и реципиентами которых обычно являются близкие друг другу люди и которые в основной своей массе несут скорее эмоциональную, чем информативную нагрузку, нам необходимо принять следующее допущение: в данной работе в качестве объекта исследования считать официальные письма.

Официальные или деловые, формальные, служебные письма - неотъемлемое средство связи как между сотрудниками/отделами внутри одного предприятия, так и отдельного предприятия с внешними организациями. Можно сказать, что служебное письмо - это обобщённое название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер, поэтому письма регистрируются, при этом факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Теперь рассмотрим более подробно роль служебного письма в современном делопроизводстве.

2.1.3 Письмо в системе соврем...