Документування управлінської інформації: історія розвитку і сучасний стан

Документи як матеріальний об’єкти, історія розвитку системи документування управлінської інформації. Вимоги до підготовки та оформлення управлінських документів. Специфіка документування управлінської інформації ВАТ "Рівненська кондитерська фабрика".
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Документування управлінської інформації: історія розвитку і сучасний стан

ЗМІСТ

Список скорочень слів та словосполучень

Вступ

Розділ 1. Історія розвитку системи документування управлінської інформації

1.1 Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією

1.2 Виникнення та історія розвитку документа

1.3 Особливості документування в радянський період

Розділ 2. Сучасний стан документування управлінської інформації в Україні (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»)

2.1 Загальні вимоги до підготовки та оформлення управлінських документів

2.2 Документування управлінської інформації ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

2.3 Складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики»

2.4 Особливості підготовки інформаційно-довідкових документів ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»

Висновки

Список використаної літератури та неопублікованих документів

Додатки

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ СЛІВ ТА СЛОВОСПОЛУЧЕНЬ

ВАТ - Відкрите акціонерне товариство

ДКР - дослідно-конструкторська робота

ДКУД - Державний класифікатор управлінської документації

ДСК - для службового користування

ДСТУ - Державний стандарт України

ЄДСД - єдина державна система документації

НДР - науково-дослідна робота

ОРД - організаційно-розпорядчі документи

ПКР - проектно-конструкторська робота

ВСТУП

Актуальність теми дослідження. Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації.

Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

Отже, документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Стан наукової розробленості теми:

Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему, державних стандартів України, які затвердили правила створення документів різних видів.

Значний внесок в теорію та практику документування управлінської діяльності зробили В.В. Бездрабко, Г. Беспянська [11], С.П. Бибик [12], З.В.Бондаренко [13], Л.Г. Губенко [16], В.М. Жуковська [20], М.П. Ілюшенко [21], Т.В. Кузнєцова [25], М. Савченко [34] та ін.

Історію розвитку документування управлінської інформації розробляли С.Г. Кулєшов, Н.М. Кушнаренко. А.Н. Сокова досліджувала загальні принципи розвитку радянського документування.

Мета дипломної роботи полягає в дослідженні історії розвитку документування управлінської інформації та аналізі сучасного стану в Україні.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою:

- розкрити поняття про документування управлінської інформації;

- охарактеризувати історію виникнення та розвитку документа, особливості його створення та оформлення;

- дослідити особливості документування управлінської інформації в радянський період;

- визначити загальні вимоги до підготовки управлінських документів на сучасному етапі в Україні;

- охарактеризувати процес документування управлінської інформації ВАТ «Рівненської кондитерської фабрики»;

- здійснити аналіз організаційно-розпорядчих та інформаційно-довідкових документів в управлінні ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика», визначити особливості їх складання та оформлення.

Об'єктом дослідження для даної дипломної роботи є процес документування управлінської інформації.

Предметом дослідження є історія розвитку документування управлінської інформації та сучасний стан (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Базою дослідження є ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика».

Методологічна база дослідження обумовлені об'єктом і предметом дипломної роботи. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Наукова та практична значущість дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про історію розвитку та виникнення управлінського документа, сучасний стан документування управлінської інформації в Україні (на прикладі ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика»).

Обґрунтування структури дипломної роботи. Дипломна робота складається з вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури. У першому розділі розкрито поняття про документування управлінської інформації; досліджено виникнення та історію розвитку документа, а також особливості документування в радянський період. У другому розділі визначено загальні вимоги до підготовки управлінських документів на сучасному етапі в Україні, охарактеризовано службові документи в управлінні підприємством та вимоги їх оформлення, розкрито різновиди організаційно-розпорядчих та інформаційно-довідкових документів в управлінні ВАТ «Рівненська кондитерська фабрика», їх призначення, особливості складання та оформлення.

У вступі обґрунтовується актуальність теми, визначається мета, завдання, предмет та об'єкт дослідження, окреслюється методологічна та теоретична база дослідження, методи дослідження. Висновки узагальнюють досягнуті результати дослідження.

РОЗДІЛ 1. ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

1.1 Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією

У процесі діяльності людини, будь-якого об'єкта, суб'єкта, підприємства створюються документи, які відображають цю діяльність і показують інформаційні зв'язки людини і суб'єкта. Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Така інформація повинна бути орієнтована за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов'язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об'єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

Під інформацією розуміють не будь-які відомості про об'єкт, а лише сприйнятні, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. Тобто дані визначаються як інформація тільки з того моменту, коли вони втягнуті в процес управління системою та починають використовуватися для досягнення її цілей. Іншими словами, інформація -- це дані, в яких є споживач, що застосовує їх для активного впливу на систему, її регулювання та розвитку. А до того часу вони розглядаються як дані, що чекають своєї реалізації.

Інформація повинна мати визначену мету в момент передачі її якій-небудь особі. Вона може мати широкий діапазон цілей залежно від видів діяльності людей в організації: інформування; оцінка результатів; переконання, наказ; генерування інформації іншого виду (неправда, правда соціальна, ринкова та інше).

Документи використовуються в усіх сферах діяльності людини, відображають факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Інформація в документі може бути зафіксована будь-яким способом: письмово, у вигляді креслення, малюнка, фотографії, за допомогою звукозапису. Таким чином, документ, перш за вс...