Вопрос недостатка времени и непроизводительных его затрат

Изучение феномена недостающего времени. Рассмотрение проблемы планирования деятельности; определение эффективности использования каждой минуты. Исследования ученых в данной области и основные методики тайм-менеджмента по организации личной работы.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Содержание

Введение

1. Проблема организации рабочего времени

2. Феномен недостающего времени

3. Определение эффективности использования времени

4. Приемы организации личной работы

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

Эпоха информации и вечной неистовой гонки за материальным благополучием выдвигает на первый план проблему катастрофической нехватки времени. Чем больше работы люди стараются выполнить, тем меньше в этом преуспевают.

Время управляет жизнью. И все-таки его никогда не хватает. Работники самых разных сфер чувствуют себя порабощенными временем. Не хватает времени делать то, что должны сделать, не говоря уже о том, чтобы заняться тем, что нам по душе.

Во всяком случае, так думает большинство.

Однако дело вовсе не в том, что времени нет. Подлинная проблема в том, как мы его используем. Человеческий организм функционирует по биологическим часам, а не в соответствии с установленным обществом технологическим временем. Организм человека живет ритмами солнца и звезд, дней и ночей. Эти ритмы постоянно изменяются, сдвигаясь в пределах суток. Тем не менее приходится заставлять организм жить по неизменному машинному времени.

Из-за неумения правильно организовать свой рабочий день люди задерживаются на работе, но и это не дает им положительные результаты, ведь качество такой работы существенно снижается.

Проблема нехватки времени очень актуальна в современное время. Постоянный его дефицит - явление, которое становится нормой для людей.

Вместе с тем, ученые и психологи, исследовавшие проблему недостатка времени и непроизводительных его затрат убеждают людей, что существуют приемы эффективного распределения времени, которыми можно и нужно пользоваться. Ведущим экспертом по управлению временем сейчас считают Лотара Зайверта, также этой проблемой занимались психологи - Джужи Джеймс, Елена Мерзлякова, экономист Тодд Дункан, Джулия Моргенстерн - профессиональный консультант по планированию и управлению временем, руководительница консалтинговой компании Task Masters, профессиональный бизнес-тренер Дебра Тайлер, и также Мэтью Эдлунг, который является одним из первых врачей в США, занимающимся в области биологических часов организма. Доктор Эдлунд является одним из ведущих мировых авторитетов в вопросе, как использовать биологические часы так, чтобы получить максимум от жизни. Не зря так много исследователей берутся изучать проблему дефицита времени! Ведь действительно, наблюдая за успешными людьми, вполне реально выявить некий свод правил, которыми они руководствуются при распределении времени. Можно смело утверждать - данная проблема решаема, каждый человек может использовать своего рабочее время с большей продуктивностью.

Цель реферата - раскрыть эффективные приемы организации рабочего времени.

Задачи реферата:

1. Объяснить причины недостающего времени.

2. Определить эффективность использования рабочего времени

3. Рассмотреть возможные приемы организации личной работы.

В своем реферате я попытаюсь наиболее полно раскрыть проблему нехватки времени, определить, насколько эффективно мы его используем уже сейчас и подумать, что мы можем сделать, чтобы еще более эффективно использовать его в будущем!

1. Проблема организации рабочего времени. Понятие "тайм-менеджеджмент"

Каждый имеет некоторое представление о том, что же это такое, но ни один человек не может конкретно дать точное и полное его определение. На протяжении веков ученые и философы вели полемику о времени. Складывались легенды, рассказывающие о людях, которые создавали эликсиры бессмертия. Никогда вопрос времени не оставлял людей равнодушными. Кажется, что человеческая жизнь настолько коротка, что невозможно за столь маленький срок раскрыть все ее тайны, испытать все наслаждения, увидеть всю красоту мира. Причем чем большего желает человек, тем больше он становится рабом времени. Можно с уверенностью сказать, что в современном мире жизнь настолько ускоряется, что число "рабов" все увеличивается и увеличивается.

График современного человека уплотнен до предела, рабочий день зачастую ненормирован, и все же часто не удается сделать намеченное в срок, выполнить все данные обещания. Каким бы организованным ни был человек, он не может добиться полного контроля над своим рабочим временем.

Время - уникальный, невосполнимый ресурс: его невозможно вернуть, ускорить или замедлить. То, что мы нередко называем "управлением временем", на самом деле правильнее было бы назвать самоорганизацией.[1]

Обычно время берет от людей больше жизни, чем они берут от него. И это со всей очевидностью происходит не потому, что народ испытывает стрессы, разочарования или сожаления; это происходит потому, что время является неизменно более последовательным, чем люди. Время предопределено, оно получило постоянный ход от Бога "в начале", и никто не может замедлить его течение или изменить его последовательность.

Вот почему управлять временем крайне тяжело.

Тодд Дункан, автор книги "8 ловушек времени", утверждает, что понятие "управление временем" не является просто игрой слов. Оно отражает ошибочный взгляд на время, который способен влиять на то, как мы реагируем на крушение наших планов. Наше насыщенное событиями время требует нового подхода, учитывающего тот факт, что мы не можем управлять стрелками часов; мы можем управлять только своими мыслями и делами. [6]

Анализируя свою деятельность, очень важно обращать внимание не столько на количество затраченных минут или часов, сколько на количество дел, которые удалось сделать в определенную единицу времени. Проблема нехватки времени -- это прежде всего проблема эффективности его использования. Именно поэтому один человек за 2-3 часа способен переделать множество дел, в то время как другой за тот же промежуток времени способен лишь объявить о своих намерениях.

Для того чтобы помочь человеку научиться распоряжаться собственным временем, правильно использовать имеющиеся у него в наличии минуты, часы, дни, месяцы и годы жизни, и был придуман тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент -- это динамично развивающаяся отрасль менеджмента, основная задача которой заключается в выявлении методов и принципов эффективного управления временем. Впервые идея о необходимости свести воедино отдельные правила, касающиеся организации рабочего времени, возникла в Европе в 60-е годы XX века как реакция на ускорение темпа жизни. Быстрое развитие бизнеса способствовало увеличению нагрузки на людей, занятых во многих сферах. Попытка решить проблему за счет продления рабочего дня оказалась неэффективной. На помощь пришел тайм-менеджмент. Взяв его на вооружение, любой человек способен решить проблему нехватки времени, а значит, добиться успеха и в профессии, и в личной жизни, сохранить душевное равновесие и физическое здоровье. Овладев искусством управления временем, человек может ставить цели и расставлять приоритеты, смело говорить "нет" всем, кто отнимает драгоценные минуты и часы, обходить "ловушки" во времени и выстраивать свою жизнь так, как действительно хотелось бы.

Правильно распределять свое время -- значит, правильно организовать свою жизнь. Люди, управляющие своим временем, не только успешно строят глобальные планы, но и выполняют их.[15]

2. Феномен недостающего времени

Каким бы организованным ни был человек, он не может добиться полного контроля над своим рабочим временем. В этом ему мешают так называемые "воры времени". Вот лишь некоторые из них: телефонные звонки, важные, но незапланированные посетители, просьбы коллег, срочные совещания, время на проезд при встречах с партнерами.

К значительным потерям времени приводят также следующие причины:

- откладывание выполнения задач на последний момент. Некоторые поступают так, потому что сопутствующий напряжению выброс адреналина приятно возбуждает и становится своего рода наркотиком. Такие люди часто способны продуктивно работать только в состоянии аврала. Но откладывание дел на последнюю минуту не оставляет шанса на исправление ошибки в том случае, если что-то пойдет не так. Кроме того, отложенная работа не становится более привлекательной. Напротив, тяжелые мысли о том, что ее еще только предстоит сделать, отнимают много энергии.

Одной из причин значительных потерь времени является переключение с одного вида деятельности на другой. Чтобы свести потери к минимуму, следует объединять сходные виды работ в блоки (работа с корреспонденцией, в том числе с электронной, ответы на телефонные звонки). Начиная дело, нужно организовать свое время так, чтобы иметь возможность довести его до конца, не прерываясь.[3]

Специалисты по тайм-менеджменту выяснили, что время отнимают как внутренние факторы (например, отсутствие у человека умения контролировать себя), так и внешние процессы (вмешательство других людей), с которыми, тем не менее, можно и нужно бороться.

Исследования показали, что в среднем перерывы в работе составляют около 7 минут, а вот для того, чтобы восстановиться после перерыва и включиться в рабочий процесс, потребуется уже 13 минут.

Таким образом, два-три перерыва с периодами восстановления -- и люди лишились целого часа рабочего времени.

Просмотрим список самых распространенных ф...