Внутренние документы предприятия

Исследование основных способов классификации управленческих документов. Характеристика этапов подготовки и оформления внутренних документов. Изучение документирования распорядительной, информационно-справочной и организационной деятельности организации.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

Содержание

Введение

Внутренние документы

Организационные документы

Ш Устав

Ш Структура и штатная численность

Ш Штатное расписание

Ш Должностная инструкция

Распорядительные документы

Ш Приказ

Ш Распоряжение

Ш Протокол

Информационно-справочные документы

Ш Акт

Ш Докладная записка

Ш Объяснительная записка

Документы по личному составу

Ш Трудовой договор

Ш Приказ по личному составу

Ш Доверенность

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Делопроизводство-это сфера деятельности связанная с обработкой документов. Синоним современного делопроизводства - это документационное обеспечение управления (ДОУ).

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понятно. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Существует множество способов классификации управленческих документов. Вот, например, некоторые из них.

1). По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы:

-по административным вопросам,

-вопросам материально-технического снабжения, планирования,

бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т.д.;

2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера. (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.)

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности

3) По месту составления документы делятся на:

-внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и

-внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

4). По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

В данной работе рассматриваются внутренние документы предприятия.

Внутренние документы

Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

1. составление проекта;

2. согласование;

3. проверка правильности оформления;

4. подписание;

5. регистрация.

Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

1. передачу документа исполнителям;

2. исполнение документа;

3. контроль исполнения документа;

4. подшивку исполненного документа в дело.

Внутренние документы организации создаются по такой схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Не существует четкого распределения, что относиться к внешним и внутренним документам. Внутренние документы - это документы, которые создаются внутри организации и используются там. Внутренние документы можно разделить на:

1. Организационные документы.

2. Распорядительные документы.

3. Информационно-справочные документы.

4. Документы по личному составу.

Организационные документы

Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления или власти. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

1. Наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

2. Местонахождение (почтовый адрес);

3. Предмет и цель деятельности;

4. Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.п.);

5. Порядок распределения прибыли;

6. Порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

7. Органы управления (внутренняя организационная структура).

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность- это документ, который закрепляет наименование структурных подразделений организаций и должностей, а также количество штатных единиц, каждой должности. Форма документа унифицирована. Оформляется на общем бланке организации, и имеет следующие реквизиты:

1. Наименование организации,

2. Наименование вида документа,

3. Дата,

4. Место издания,

5. Заголовок,

6. Текст,

7. Гриф утверждения,

8. Подпись,

9. Виза.

Штатное расписание

Штатное расписание- это документ, который закрепляет должностной и численный состав, и фонд заработной платы организации в целом. Форма документа унифицирована, оформляется на общем бланке. Имеются реквизиты:

1. Наименование организации,

2. Наименование вида документа,

3. Дата,

4. Место издания,

5. Текст в виде таблицы (наименование структурного подразделения и должности, количество штатных единиц, должностной оклад, надбавки, месячный фонд заработной платы и примечания),

6. Гриф утверждения,

7. Подпись,

8. Виза.

Должностная инструкция

Должностная инструкция- это основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответствен...