Студенческий сайт КФУ - ex ТНУ » Учебный раздел » Учебные файлы »Менеджмент

Анализ деловых встреч как канала горизонтального уровня коммуникации в организации

Тип: курсовая работа
Категория: Менеджмент
Скачать
Купить
Понятие и сущность коммуникаций, их классификация и типы, особенности использования в управленческом процессе, средства и каналы. Формы общения. Структура компании ФМСМ регион "Север", совещание в системе ее коммуникаций, пути совершенствования.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

Введение

Коммуникация стала темой исследований сравнительно недавно. Бернанд был одним из первых наиболее известных авторов, кто подробно рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях, как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

Роль коммуникаций очевидна как в малых фирмах, так и в мощных корпорациях. От эффективности коммуникационных связей зависит будущее как самого предприятия, так и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей отрасли и государства в целом.

Деловые встречи между сотрудниками организации - это важная и неотъемлемая часть коммуникационного процесса и сотрудничества между отделами, имеющими смежные цели.

Цель работы - разработка всесторонне обоснованных рекомендаций по совершенствованию совещаний как одного из источников коммуникации компании «Филип Моррис Сэйлз энд Маркетинг» в России, на примере региона «Север».

Задачи работы - провести анализ существующих процедур совещаний; выявить основные проблемы данного способа коммуникации; определить подходы, пути и методы решения проблем; изучить необходимые материалы по теме коммуникации в организации; разработать рекомендации по совершенствованию совещаний в компании; дать общую характеристику фирмы.

Для исследования процессов использовались следующие методы: анализ литературы, наблюдение, изучение документации коммуникации компании «Моррис Сэйлз энд Маркетинг», интервью с сотрудниками компании, которые были задействованы в ходе исследования. Эти методы были выбраны в связи с их доступностью и возможностью доступа к информации не являющейся конфиденциальной.

1. Коммуникации в управлении. Совещание как особый канал коммуникации

1.1 Коммуникации - понятие и функции

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

Коммуникаций в организации представляют собой всепроникающий сложный процесс.

1.2 Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс - это процесс, в ходе которого информация передаётся от одного субъекта другому.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование.

Для осуществления эффективного обмена, отправитель должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключать в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Отправитель должен выбрать канал, который совместим с типом кодирования и идеей. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществим одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем обмен одной письменной информацией. Однако для избежания неуправляемого потока бумаг, каждый информационный обмен не должен быть письменным.

Стоит также учитывать релевантные способы передачи информации для различных видов коммуникации в организации.

1.3 Виды коммуникаций в организации

Выделяют 3 основных вида коммуникаций в организации: межуровневые (нисходящие и восходящие), горизонтальные (между отделами), неформальные.

В рамках данной курсовой работы автор подробнее рассмотрит горизонтальные коммуникации в организации.

Коммуникации между различными отделами (подразделениями)

Обмен информацией между подразделениями необходим для координации задач и действий и оптимизации процессов. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные отделы и управления работали совместно, продвигая организацию в намеченном направлении.

К примеру, представители разных отделов в школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований. Похожим образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, контроле издержек, новых методах лечения и т.п. В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

1.4 Средства и каналы коммуникаций

коммуникация совещание общение управленческий

Определение средств и каналов коммуникации:

Средство - способ кодирования сообщений. Ими являются письменная и устная речь и многочисленные невербальные (несловесные) средства; К основным средствам коммуникации относятся беседа лицом к лицу, письмо, факс, электронная почта, афиша, брошюра, видео и т.п.

Канал - специальный маршрут или технология, используемые для передачи сообщения получателю. В организации существуют формальные и неформальные каналы коммуникации. Однако в рамках работы будут рассмотрены только формальные каналы коммуникации, так как это удовлетворяет задачам работы, поставленным автором ранее.

Ни один из способов коммуникации не обладает универсальным преимуществом перед другими. Во многих случаях сообщение может быть наилучшим образом передано путем комбинации письменного и устного каналов. Телекоммуникационные каналы не позволяют зафиксировать эмоционально-оценочный компонент общения и отношение отправителя и получения к сообщению и друг к другу. Общение по телефону, электронная почта ускоряют процесс коммуникации, но они лишены эффекта присутствия.

Выбор канала определяется, в том числе, и сообщениями легитимности, когда необходимостью обеспечить правовую убедительность сообщения, то есть зафиксировать его в письменной форме. Если важна ответственность и подотчетность, письменная коммуникация, также предпочтительнее устной. Более того, если передаваемое сообщение содержит детали, уточняющую информацию или уточняет сложную процедуру, письменный метод является основным средством коммуникации. Устная коммуникация, в свою очередь, обеспечивает самую быструю обратную связь.

Формальными каналами коммуникаций называют те, которые определены, установлены руководством, уставом компании, ее политиками.

В качестве четырех главных целей использования «горизонтальных» каналов были определены координация работ, решение проблем, разделение информации и разрешение конфликтов. «Горизонтальные» коммуникации имеют тональность, стиль, отличающийся от коммуникаций между подчиненными и начальниками, потому что они происходят между служащими практически одного уровня в иерархической структуре. Они осуществляются скорее в консультативном, убеждающем, напоминающем стиле, чем в директивном.

Горизонтальные коммуникации, как и другие вышеперечисленные, требуют своей тональности, своей специфики, а также своих форм общения.

1.5 Формы общения

Деловая коммуникация существует в двух формах: письменной и устной.

Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения - контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих...

Другие файлы:

Подготовка и проведение деловых встреч, приемов
Эффективное проведение деловой встречи. Варианты выбора места проведения деловых встреч. Состав делегации. Материалы для обсуждения. Расстановка и обо...

Коммуникации и этика в организации
Понятие, сущность, виды, особенности и способы организации информационных потоков. Общая характеристика вербальных и невербальных средств общения. Спе...

Языковые особенности интернет-коммуникации (на материале блогов)
Языковая специфика интернет-коммуникации. Особенности Интернета как канала коммуникации. Подходы к определению блогов. Структура блога, язык блоггеров...

Международный этикет: Швейцария
Критичность, бесхитростность и прямолинейность народа Швейцарии. Установление деловых контактов со швейцарцами. Назначение встреч и ведение деловых пе...

Азбука хорошего тона
Вы хотите свободно себя чувствовать в любом обществе, на приемах и при деловых переговорах, вовремя попрощаться, не ошибиться в выборе напитков к опре...