Организация и проведение деловых совещаний
СодержаниеВведениеКлассификация деловых совещаний……………………………………… Технология организации и проведения деловых совещаний…………...3 Состав участников, время и место проведения совещания……………..4 Подготовка участников и продолжительность совещания……………...6 Психологические аспекты рабочего совещания………………………....7 Основные задачи руководителя при подготовке и проведении совещания………………………………………………………………......8 Основная задача докладчика……………………………………………...9 Регламент и завершение совещания……………………………………..12 Заключение…………………………………………………………………...14 Литература……………………………………………………………………15ВведениеДеловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям: и переработка информации; деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников; принятие решения. Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.Таким образом, управленческие менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы. В связи с этим можно сформулировать основные задачи, решаемые с помощью деловых совещаний:развитие и укрепление политики и проведение ее в жизнь; мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы; выявление и расчет коллективных результатов; коллективное проблем с учетом обучающего эффекта. Классификация деловых совещаний Деловые совещания представляют собой особый вид , действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам:1. По назначению:вырабатывающие и принимающие решения; разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений; подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям; оперативные (диспетчерские); 2. По периодичности (частоте) проведения:разовые; регулярные; периодические; 3. По количеству участников:узкий состав (до пяти ); расширенные (до двадцати человек); представительные (свыше двадцати человек); 4. По степени стабильности состава участников совещания:с фиксированным составом; с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания; комбинированные; 5. По принадлежности:партийные (и других общественных ); административные; ; объединенные. Технология организации и проведения деловых совещанийДля достижения целей совещания необходимо досконально подготовить и четко организовать их проведения с учетом совокупности обязательных элементов. Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников. Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания; 3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных сов...
Другие файлы:
Этика и психология деловых отношений
Понятие и структура общения, специфика коммуникативного действия. Основные правила делового разговора. Психологические механизмы восприятия партнерами...
Проведение делового совещания
Проблема ведения деловых совещаний как ключевая для достижения организационной эффективности и побуждения людей к достижению общих целей. Деловое обще...
Виды и организация деловых совещаний
Деловая переписка и организация деловых совещаний
Организация управленческого труда
Управление как процесс преобразования информации. Содержание и особенности управленческого труда. Техника управления и автоматизации управленческого т...
