Методика составления индивидуальной номенклатуры дел
Методика составления индивидуальной номенклатуры делПредлагаемые рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.1997г № 1153, Инструкции по ведению деловой документации в общеобразовательных учебных заведениях I-III ступеней, утвержденной приказом Министерства образования и науки Украины от 23.06.2000г. № 240.Их целью является оказание практической помощи руководителям районных, городских органов управления образованием, общеобразовательных учебных заведений по вопросам составления и оформления номенклатуры дел.Номенклатура дел - обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков их хранения (Закон Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993г. № 3814 -XII).Номенклатура дел составляется в целях создания в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа по его содержанию и виду, отбора в процессе делопроизводства документов, которые передаются на государственное хранение.Существуют следующие виды номенклатуры дел:типовая: примерная; индивидуальная. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой перечень дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации и является нормативным актом.Примерная номенклатура дел устанавливает примерный перечень дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре, и носит рекомендательный характер.Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел в каждом учреждении лицом, ответственным за делопроизводство, разрабатывается единая (сводная) индивидуальная номенклатура дел.При этом может использоваться как структурный, так и функциональный принцип ее построения.Структурный принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры дел районных, городских отделов и управлений образования. Подзаголовками разделов в такой номенклатуре являются наименования структурных подразделений.Функциональный принцип используется в случае распределения основных направлений деятельности между структурными подразделениями, службами, отдельными исполнителями. Разделы и подразделы номенклатуры, построенной по такому принципу, отражают управленческие функции и размещаются по степени важности. Такой принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры в общеобразовательных учебных заведениях (образец представлен в приложении).При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться следующих правил:все документы учреждения группируются в дела, им присваиваются заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела (тома, части); каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение – индекс, который включает: индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений); порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного исполнителя). При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается степень важности вопросов, взаимосвязь документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы вышестоящих организаций, далее группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово - отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.В номенклатуру дел не включаются:печатные издания; брошюры; справочники; реферативные журналы; экспресс-информация и т.д. Как в номенклатуре дел структурных подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:новые дела, которые включены в номенклатуру; переходные дела; должностных лиц, отвечающих за формирование дел; факт передачи дел на государственное хранение. В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.Номенклатура дел как учреждения, так и его структурных подразделений, ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:районных, городских отделов и управлений образования согласуется с экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива и утверждается начальником районного, городского отдела (управления) образования; общеобразовательных учебных заведений согласуется с районными, городскими органами управления образованием и утверждается директором общеобразовательного учебного заведения. НАИМЕНОВАНИЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛУТВЕРЖДАЮ__________№ __________Директор______(Ф.И.О.)на _________________год«___»_________200_г.Номенклатуру разработал:_______________________________________________должностьподписьрасшифровка подписиСОГЛАСОВАНОНачальник отдела (управ...
Другие файлы:
Методика составления номенклатуры дел учреждения
Работа с документацией на предприятии. Структура номенклатурных дел, этапы разработки номенклатуры. Требования к формированию дел и правила их хранени...
Номенклатура дел
Общие требования к номенклатуре дел. Классификационная схема номенклатуры дел при формировании справочной картотеки на исполненные документы. Виды ном...
Номенклатура дел предприятия. Порядок формирования и оформление дел
Понятие номенклатура дел. Ее основные функции, типы и принципы построения. Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизвод...
Методика составления производных отчетов для управления предприятием
Изучение сути и назначения бухгалтерской отчетности. Исследование понятия бухгалтерского баланса и основных требований к нему. Методика составления пл...
Анализ номенклатуры мягких лекарственных форм (мазей)
Три типа номенклатуры лекарственных форм: технологическая, торговая, исследовательская. Рассмотрение способов применения мазей. Сравнение номенклатуры...
