Технология организации и проведения выставок, совещаний, конференций и презентаций

Сущность понятий: "выставка", "совещание", "конференция", "презентация", их цели, основные задачи и классификация. Анализ этапов подготовки и проведения данных мероприятий. Особенности технологий организации выставок, совещаний, конференций и презентаций.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

Введение

Прагматические отношения во всех сферах жизни общества становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех предприятия, общественной или политической структуры уже невозможен без проведения презентаций, выставок, конференций и т.д., особую актуальность приобретает грамотная организация подобных мероприятий.

Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.

Цель данной работы: выявить технологию организации и проведения выставок, совещаний, конференций и презентаций.

Задачи:

• Раскрыть понятия: «выставка», «совещание», «конференция», «презентация»;

• Проанализировать этапы подготовки и проведения выставок, совещаний, конференций и презентаций;

• Выявит технологию организации и проведения выставок, совещаний, конференций, презентаций.

Конференция

Одним из ярких событий общественной жизни являются конференции, позволяющие обменяться опытом, объединиться в профессиональные ассоциации, привлечь к себе внимание общественности.

«Конференция - собрание каких-либо организаций, групп, отдельных специалистов, ученых для обсуждения определенных вопросов».[6, с.11]

Конференции бывают:

· Внутрифирменными;

· Отраслевыми;

· Межотраслевыми;

· Региональными;

· Общенациональными;

· Международными.

Они могут носить научный, практический или научно-практический характер. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Конференция является комплексным мероприятием, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникации, как:

· Церемония открытия;

· Посещение объектов;

· Проведение выставок и презентаций;

· Подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламных материалов;

· Обмен мнениями;

· Проведение деловых встреч и др.

Правильная подготовка и проведение конференции - это, как правило, объемная и кропотливая работа. В учреждениях, имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются соответствующие специалисты. Непосредственно на время работы конференции может быть создан специальный координационный штаб (оргкомитет) по ее проведению, участниками которого являются работники разных структурных подразделений учреждения.

Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, задолго до ее официального открытия и заканчивается несколько позже ее окончания.

Прежде всего при подготовке необходимо решить следующие вопросы:

· Выбор места и времени проведения конференции (с учетом знаменательных дат в жизни общества в целом, отдельных категорий общественности, намечающихся крупных событий, а также с учетом начала или окончания определенных периодов в деятельности учреждения);

· Подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;

· Подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размещения, проживания, питания и других видов обслуживания);

· Отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников конференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной службы по связям с общественностью);

· Техническое обеспечение проведения конференции (выбор и оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);

· Подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секций, докладчиков, членов оргкомитета, обслуживающего персонала и др.);

· Оформительская подготовка помещений, изготовление указателей, табличек и прочего для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;

· Подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);

· Подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важных выступлений и докладов);

· Подготовка и издание специальных сборников с тезисами или материалами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т.д.;

· Разработка культурно-развлекательной программы для лиц приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

· Подготовка PR-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего - выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).

Участие в конференции - это вклад в развитие научной и деловой жизни, а для организаторов, участников и спонсоров - возможность показать себя и способ раскрыть свой потенциал.

Совещание

«Совещание - это вид регулярного мероприятия, предполагающий свободную дискуссию и выработку конкретных решений на основе учета разных мнений. Это одно из самых ответственных видов управленческой деятельности, влияющий на организацию работы всего коллектива».[1, с.37]

В любой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, а также для эмоционального воздействия на участников и как следствие - на весь коллектив.

Совещания классифицируются:

· По тематике обсуждаемых вопросов (административные, финансовые, по управлению персоналом и т.д.);

· По периодичности их проведения (плановые, внеплановые);

· По решаемым задачам (информационные, оперативные, проблемные).

Информационные совещания проводятся для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных.

Целью оперативных совещаний является доведение информации о текущем состоянии дел руководством до участников, принятие оперативных решений и контроль их исполнения.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

Чаще всего совещания проводятся при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений учреждения, либо для решения важного вопроса необходимо мнение различных групп.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу и без повода, наносят большой вред, так как занимают драгоценное время, отрывая людей от основной работы.

Подготовка и проведение совещания:

· Определение тематики;

· Формирование повестки дня;

· Определение состава участников;

· Выработку регламента;

· Определение даты, времени и продолжительности;

· Рассылка участникам документов для коллегиального обсуждения;

· Подготовка помещения;

· Оформление протокола;

· Отчет о проведении мероприятия.

Определение тематики

Тематика (представленные к обсуждению вопросы) совещания регламентируется планом работы выборного органа, который обязан их проводить. Она определяется, как правило, на один год, потому что предугадать актуальную тематику даже на этот период - большая проблема, а обсуждать вопросы ни о чем - пустая трата времени...