Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации
Краткое сожержание материала:
Размещено на
Размещено на
Курсовая работа
Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации
Введение
Данная исследовательская работа посвящена изучению научно-справочного аппарата в современных государственных архивах.
Актуальность данной работы заключается в значении научно-справочного аппарата для архивных учреждений и правильности его составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.
Объект исследования - архивное дело
Предмет исследования - научно-справочный аппарат
Цель данной работы: изучить систему научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Определить понятие «научно-справочный аппарат»
2. Изучить принципы построения научно-справочного аппарата
3. Изучить структуру научно-справочного аппарата
4. Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации
1. Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура
1.1 Понятие и принципы построения научно справочного аппарата
Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования
Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации.
Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации.
При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.
Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека.
Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике.
Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду.
Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных.
Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.
1.2 Принципы построения системы научно-справочного аппарата
Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата:
1. Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию
2. Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках
3. Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений
Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива.
Различные средства научно-справочного аппарата архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов.
Соблюдение первых двух принципов необходимо для эффективности поиска и сокращения трудозатрат архивистов на дублирование информации.
Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска. В каталоге исследователь сможет найти названия единиц хранения, заголовки дел, и более детальную информацию.
Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения согласовываются и утверждаются государственными и муниципальными архивами. Также важно осуществлять контроль и за другими средствами научно-справочного аппарата. Каждый архивный справочник организации должен быть составлен в соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.
2 Структура научно-справочного аппарата
2.1 Описи дел
Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи
Опись выполняет три основные функции:
· Информационная (раскрывает состав и содержание документов)
· Учетная (осуществляет учет документов)
· Классификационная (классифицирует документы)
Информационная функция реализуется следующим образом: при составлении описи дел и занесения в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. Правильно оформленная опись дел позволяет получить информацию о составе документов фонда.
Учетная функция реализуется при нумерации документов и указании количества документов в описи. Это обеспечивает сохранность документов, позволяет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа.
Классификационная функция состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. Под классификацией в данном случае понимается группировка документов в соответствии со структурой фондообразователя или основными вопросами его деятельности.
Описи бывают трех видов: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.
Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании.
Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел:
· временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);
· по личному составу.
Рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.
Опись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. Опись, как правило, составляется в организации. Но в случае неудовлетворительного качества описи она заново составляется в архивном учреждении, куда ее передали.
Составление описи включает следующие виды работ:
· описание дел;
· организация документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);
· составление собственно описи документов;
· составление справочного аппарата и оформления описи.
·...
Применение систем автоматизации - путь к повышению сохранности Архивного фонда
Основные понятия и структура документационного обеспечения архива предприятия. История создания и становления архивного дела в Российской Федерации. О...
Организация документов и дел архивного фонда Российской Федерации
Характеристика состава и изучение структуры архивного фонда Российской Федерации. Понятие, классификация и систематизация архивных документов как ценн...
Организация архивного хранения документов
Характеристика общих положений Архивного фонда Российской Федерации. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле и ответственность за ег...
Классификация документов Архивного фонда РФ
Характеристика состава документов Архивного фонда России. Экспертиза ценности документов. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды....
Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации
Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейся и постоя...