Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)
Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.1. Существенное возрастание количества документов, циркулирующих в системах управления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов управления.2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потоках и организации групповой работы над документом.4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.5. Усложнение структуры документов; использование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения) к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).Требования к электронным системам управления документооборотомИсходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, делопроизводства и архивирования.1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла.2. Отсутствие в системе внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.3. Взаимодействие со сложившимися информационными транспортными средами и техническими средствами.4. Организация и поддержка регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или их частям.5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных документов в электронную форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться специальная техника, исключающая повреждение раритетов.6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый поиск, авто-реферирование, авто-рубрицирование, формирование словарей предметных областей -тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств поиска по понятиям).7. Использование в качестве средства хранения описаний профилей организаций, их пользователей и регистрационных карт документов стандартных индустриальных систем управления базами данных (СУБД -Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБД использовать интерфейсы ODBC / JDBC.8. Обеспечивать независимость от системно-технической платформы.9. При создании документальных систем должны использоваться стандартные индустриальные средства и языки разработки, доступные для владельца системы.10. В отдельных случаях государственному или корпоративному владельцу системы должны быть доступны исходные коды системы для гарантированного обеспечения ее функционирования.11. Графические интерфейсы пользователя должны быть дружественны, интуитивно понятны, выполнены в стиле, соответствующем окружению (операционной системы).12. Система должна быть проста в использовании. Обучение пользованию не должно занимать более одного рабочего дня.13. Система должна быть настраиваемым приложением, а не набором инструментальных средств.14. Все службы системы должны быть выполнены на языке страны использования с учетом его морфологических особенностей.15. Обеспечивать одновременную совместную работу более одной документальной среды, более одного офиса.16. Обеспечивать слияние двух и более систем в одну и разделение работающей системы на две и более.17. Обеспечивать стандартное взаимодействие и интеграцию с любыми офисными приложениями как ныне используемыми, так и вновь появляющимися.18. Обеспечивать распределенное управление, как всей документальной средой, так и ее компонентами.19. Обеспечивать интеграцию со стандартными офисными приложениями и службами.Электронная система управления документооборотом должна обеспечивать описание организационно-штатной структуры, поддерживать распределенное управление доступом, как из локальных сетей, так и с использованием технологии "Интернет" и использовать лингвистические технологии в национальном исполнении.Для обеспечения вышеизложенных требований система должна состоять из следующих модулей - подсистем.1. Описание и настройка деловых процессовНеобходимость в этом модуле вызвана высокой трудоемкостью и стоимостью работ по адаптации существующих систем. С помощью модуля "Описание и настройка деловых процессов" владелец системы формально описывает организационно-штатную структуру организации, права пользователей и п...
Другие файлы:
Компьютерные системы управления документооборотом в сфере здравоохранения
Организация компьютерных систем управления документооборотом в органах управления, их разновидности и принцип работы, основные функции и практическое...
Управление документооборотом
Понятие и принципы организации документооборота на современном предприятии, его основные компоненты. Управление документооборотом в крупной компании и...
Совершенствование системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении
Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении "Управление дошкольным образованием Администрации МО Надымский...
Общие требования и основные компоненты СКУД
Автономные системы - системы для управления одним или несколькими УПУ без передачи информации на центральный пульт и без контроля со стороны оператора...
Эмуляция системы электронного документооборота
Основные подходы к решению проблем управления электронным документооборотом. Разработка информационной системы для работы с базой данных (БД). Проекти...
