Организация постоянного хранения управленческих документов

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Уничтожению подлежат, как правило, документы, потребность в которых в дальнейшем полностью отпадает. Таких документов сравнительно немного. Основная же масса документов, создаваемых в ходе управленческой деятельности, даже теряя сиюминутную актуальность, продолжает оставаться значимой. Именно потому большая часть управленческих документов сдается на текущее хранение.

Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой – что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения.

Особенности хранения документов в современных организациях будут рассмотрены в данном реферате, где мы рассмотрим вопросы формирования дел, составления номенклатуры дел и др.

Хранение документов осуществляется в специально оборудованных помещениях службы ДОУ, где постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (сейфов, шкафов, стеллажей и т.п.). При этом конфиденциальные документы хранятся отдельно от неконфиденциальных.