Анализ системы информационного обеспечения деятельности в ООО "Эстэл-Инфо". Стратегия оптимизация автоматизации деятельности предприятия. Оценка социально-экономической эффективности проекта методической поддержки стратегии автоматизации бизнес-процессов.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

План

• Введение
• Краткая характеристика организации
• Анализ действующей системы информационного обеспечения деятельности в ООО "Эстэл-Инфо"
• Стратегия оптимизация автоматизации деятельности ООО "Эстэл-Инфо"
• Оценка социально-экономической эффективности проекта методической поддержки стратегии автоматизации бизнес-процессов на ООО "Эстэл-Инфо"
• Заключение
• Список литературы
• Приложения

Введение

Актуальность темы исследования определяется объективной необходимостью эффективного использования информационных технологий в управлении предприятием в условиях стабилизации, развития, повышения его конкурентоспособности на современном рынке. Эта проблема находит свое обоснование в совершенствовании выработки бизнес-стратегии управления предприятием. Для решения данной задачи необходимы теоретико-методологическая база, глубокое и основательное изучение новых конкурентных отношений, анализ соответствия конкурентной стратегии предприятия этим отношениям. Работа по внедрению и совершенствованию информационных технологий в управлении на предприятии должна вестись на высоком профессиональном уровне, регулярно, а в условиях современного рынка, и централизованно. Актуальность данной проблемы определила выбор темы нашего исследования: "Стратегическое планирование ИС (на примере ООО "Эстэл-Инфо")".

Цель исследования - проанализировать действующую стратегию использования информационных систем в управлении предприятием и предложить рекомендации по ее совершенствованию.

Достижению поставленной цели способствовало решение ряда задач:

1. Охарактеризовать роль информатизации деятельности в ООО "Эстэл-Инфо".

2. Проанализировать действующую систему информационного обеспечения деятельности в ООО "Эстэл-Инфо".

3. Обосновать стратегию оптимизации автоматизации деятельности ООО "Эстэл-Инфо".

4. Провести оценку социально-экономической эффективности проекта методической поддержки стратегии автоматизации бизнес-процессов на ООО "Эстэл-Инфо".

Краткая характеристика организации

ООО "Эстэл-Инфо" является динамично развивающимся рекламным агентством неполного цикла, которое увеличивает свои объемы работ и охватывает все большую емкость рынка в сфере директ маркетинга. Компания предоставляет услуги почтовых рассылок direct mail (прямая почтовая рассылка писем), специализируется на предоставлении сервиса в такой сфере, как почтовые услуги и курьерская доставка. Эстэл-Инфо предоставляет полный список услуг, которые осуществляет почтовая служба России по государственным тарифам на почтовые отправления: отправка заказных и ценных писем, простых, заказных и ценных бандеролей, посылок. Общество с ограниченной ответственностью "Эстэл-Инфо" было зарегистрировано как коммерческая организация в 1997 году. По характеру собственности организация относится к частной форме, по принадлежности капитала и контролю - это национальная компания. Для реализации своих целей "Эстэл-Инфо" осуществляет следующий вид хозяйственной деятельности: информационно-рекламная деятельность. За первые несколько лет существования предприятие зарекомендовало себя как очень ответственное рекламное агентство, качественно и в установленные сроки выполняющее заказы клиентов. С самого начала своей деятельности "ЭСТЭЛ-ИНФО" работает напрямую с ФГУП ПОЧТА РОССИИ по обработке и адресной рассылке почтовой корреспонденции в рамках подписанного долгосрочного договора. Производственную часть агентство "ЭСТЭЛ-ИНФО" выполняет с помощью собственных производственных мощностей на современном, профессиональном оборудовании. Организационная структура, построенная в соответствии с этими принципами, является иерархической структурой (линейно-функциональная структура). Основой данной структуры является специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, разработки, финансы, персонал и т.д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб. Преимущества организационной структуры Эстэл-Инфо: четкая система взаимных связей функций и подразделений; четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель; ясно выраженная ответственность; быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Начальник отдела маркетинга отвечает за разработку маркетинговой политики, программ по формированию спроса и стимулированию сбыта, исследует факторы, влияющие на сбыт, создает планы маркетинговых кампаний. Обеспечивает участие отдела в составлении планов производства и реализации продукции, определении новых рынков сбыта и новых потребителей продукции. Осуществляет контроль за своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от заказчиков претензиях. Организует разработку стратегии проведения рекламных мероприятий. Готовит предложения по формированию фирменного оформления рекламной продукции. Руководит сотрудниками отдела.

Начальник отдела кадров возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации. Определяет текущую и перспективную потребности в кадрах. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров. Обеспечивает прием, размещение и расстановку сотрудников. Организует оформление приема, перевода и увольнения работников. Руководит сотрудниками отдела. В обязанности начальника ИТ-отдела входят: Руководство группой разработчиков ПО, постановка технических заданий, разработка инвестиционной программы развития информационных технологий в компании, координирования работы сотрудников, планирование закупок оборудования, программного обеспечения, расходных материалов на долгосрочный и краткосрочный периоды. Недостатки оргструктуры Эстэл-Инфо: отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы доминируют над стратегическими; проблемы взаимодействия задач, требующих участия нескольких подразделений; малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации; большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение; повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств руководителей.

В современных условиях недостатки структуры перевешивают ее достоинства. Такая структура плохо совместима с современной философией качества. Если рассматривать функциональную структуру, в компании подразделения созданы точно в соответствии с видом выполняемых ими работ и подчинены функциональным руководителям.

В обязанности главного бухгалтера входит: учет результатов хозяйственно-финансовой деятельности, составление бухгалтерской отчетности, учет финансовых, расчетных и кредитных операций и контроль, налоговый учет, анализ хозяйственно-финансовой деятельности. Начальник отдела продаж отвечает за установку деловых контактов, заключение договоров, контроль выполнения условий договора, анализ продаж и отчетность. Так же занимается учетом и контролем движения и выполнения заказа, контролем работы сотрудников отдела (операторов, менеджеров).

В обязанности начальник отдела производства входит заключение договоров на поставку продукции, составление заявок, и контроль над сотрудниками отдела (упаковщиками, сортировщиками, операторами). В отделе производства работают операторы ПК. В силу специфики своей работы, а именно создание и подборка адресов потенциальных клиентов для заказчика, формирование и поддержание баз данных, в основном получают запросы на выборки от менеджеров. В структуре компании в отделе курьерской доставки нет начальника отдела, распределение заказов и контроль над ними осуществляют руководители двух существующих отделов.

Все отделы компании "ЭСТЭЛ-ИНФО" использую в своей работе только стандартный набор программ MS Office, в которой хранится вся необходимая информация о работе компании.

Руководитель использует программу Капитал для управленческого учета. Также отдел бухгалтерии для учета финансовой информации использует программу 1С: Бухгалтерия. Схема бизнес-процессов организации в нотации DFD (Data flow diagramming) представлена в приложении 1.

Анализ действующей системы информационного обеспечения деятельности в ООО "Эстэл-Инфо"

В компании "Эстэл-Инфо" в настоящее время существует только частичная автоматизация. Форма организации информационного пространства - децентрализованная, так как не существует единой базы данных, с которой работают все подразделения. Действующая система предназначена для организации управленческого учета "Капитал" и интегрирована с системой "1С: Бухгалтерия 7.7". Капитал 2007 Lite полнофункциональная сетевая многопользовательская система автоматизации управленческого учета. "Капитал" обладает полным комплексом защитных функций, позволяющих как удаленно хранить на защищенном сервере всю базу данных, так и определять права доступа к определенной информации для каждого пользователя.

"Капитал" способствует организации корректного управленческого учета на малых и средних предприятиях с минимальными первоначальными вложениями и неограниченными возможност...