Приложения, позволяющие работать со списками и базами данных. MS Access - классическая система управления базами данных. Понятие списков и данных, особенности их создания в среде MS Office. Расчёт исходящих остатков данных в табличном процессоре MS Excel.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине "Информатика"

Содержание

• Введение
• 1. Общее описание приложений MS Office, позволяющих работать со списками и базами данных
• 2. Понятие списков и баз данных
• 3. Создание списков и баз данных в среде MS Office
• Задача
• Заключение
• Список использованной литературы

Введение

Базовым понятием информатики является информация. Любая деятельность человека представляет собой процесс сбора и переработки информации, принятия на ее основе решений и их выполнения. С появлением современных средств вычислительной техники информация стала выступать в качестве одного из важнейших ресурсов научно-технического прогресса.

По современным представлениям информация является одной из исходных категорий мироздания наряду с материей и энергией. Эти категории тесно взаимосвязаны между собой. Эти связи можно усмотреть и в природе и процессах, порожденных человеком. В настоящее время огромное значение играет надежность, простота и эффективность хранения информации, таким образом, актуальность темы курсовой работы очевидна. Цель курсовой работы - рассмотрение алгоритмов создания списков и баз данных в среде MS Office. При этом следует некоторые задачи: дать краткую характеристику приложений MS Word, при помощи которых можно создавать списки и базы данных, рассмотреть общие понятия, раскрывающие последних а также рассмотреть процесс создания списков и баз данных.

В практической части будет решена задача расчёта начисления процентов на вклады в банк, а именно: построены таблицы, выполнен расчёт исходящих остатков, организованы межтабличные связи для автоматического формирования ведомости остатков вкладов с начисленными процентами, в графическом виде представлены результаты расчётов.

Данная курсовая работа выполнена при помощи компьютера на базе процессора Intel Celeron, видеокарты 512 Мб, оперативной памяти 1 Гб, при использовании оптической мыши, стандартной клавиатуры и ЖК-монитора (17 дюймов).

1. Общее описание приложений MS Office, позволяющих работать со списками и базами данных

Microsoft Office 2007 Enterprise - наиболее мощная из всех существующих версий пакета Office. Всеобъемлющий набор инструментальных средств Microsoft Excel 2007 упрощает создание мощных электронных таблиц, а также их проверку и анализ совместно с другими пользователями. Пользователям с начальным и средним уровнем подготовки Excel помогает чувствовать себя более уверенно при работе с электронными таблицами (благодаря упрощенному доступу к существующим функциям) и предлагает информацию, позволяющую избежать многих ошибок. Для опытных пользователей в Excel предусмотрены простые и интуитивно понятные способы выполнения наиболее распространенных задач. MS Excel позволяет быстро и эффективно создавать списки данных. [4, c.138]

Microsoft Access обладает всеми чертами классической системы управления базами данных (СУБД). Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки приложений баз данных. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов.

В Microsoft Access включены мастера, помогающие производить анализ структуры данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повышать быстродействие приложения, создавать и настраивать одно из более, чем двадцати типов приложений с использованием встроенных шаблонов. [4, c.145]

2. Понятие списков и баз данных

Список - набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. [2, c. 201]

Одной из функций компьютера является обеспечение хранения информации. Одной из форм такого хранения является банк данных. Банк данных - это современная форма организации хранения и доступа к информации. Это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных. Банк данных - это сложная система, включающая в себя все обеспечивающие подсистемы, необходимые для функционирования любой системы автоматизированной обработки данных. [1, c.32]

Компонентами банка данных являются: база данных; система управления базой данных; вычислительная система (операционная система и технические средства); администратор базы данных (группа специалистов, без которых невозможно функционирование и развитие базы данных); словарь данных; обслуживающий персонал.

Среди перечисленных компонентов основными являются база данных и система управления базой данных (СУБД). База данных - это файл специального формата, содержащий определенным образом структурированную информацию. Это - совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных во внешней памяти и используемых в качестве входной информации для решения задач. [3, c.76]

3. Создание списков и баз данных в среде MS Office

Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы. [7]

На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы. Списки Excel упрощают совместное использование данных несколькими пользователями за счет интеграции с Microsoft Windows SharePoint Services. При создании списка Excel процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств. [4, c. 199]

В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, данные в списке, должны быть организованы в соответствии с приведенными ниже рекомендациями: верхняя строка списка должна содержать заголовки (поля), описывающие информацию, содержащуюся в данном столбце; каждый отдельный список должен создаваться на отдельном листе; каждый столбец должен содержать информацию одного типа; следует стараться не располагать данные, не относящиеся к списку, на листе со списком, но если в этом есть необходимость, между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец; перед внесением изменений в список убедиться в том, что все скрытые строки и столбцы отображены.

Рис. 1. Структура списка

Покажем на рисунке 1 структуру стандартного списка.

1. К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные.

2. Темно синяя рамка вокруг списка четко выделяет интервал ячеек, составляющий список.

3. Строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка.

4. В список можно добавить строку итогов. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций.

5. Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка.

Преимущества списков:

Сортировка и фильтрация списков. Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию или в в заданном пользователем порядке. Можно также фильтровать списки, чтобы отображать только данные, соответствующие указанному критерию. Обеспечение целостности данных. Для списков, не соединенных со списками SharePoint, можно использовать встроенные в Excel средства проверки данных. Форматирование объектов списка. Ячейки списка можно форматировать точно так же, как и ячейки листа. [3, c. 208]

Кратко рассмотрим создание списка в MS Excel.

Для начала, следует выделить диапазон ячеек. Далее "Меню-Данные-Список-Создать список". После этого можно приступить к оформлению списка и его заполнению. В качестве примера (рис.2) я создала список с данными о работниках фирмы "ННН" и заполнила его первую строчку. Для того чтобы новые данные в конце списка форматировались так же, как и предыдущие строки, а формулы копировались в новую строку, необходимо:

1. выполнить в строке меню команды Сервис\Параметры\ вкладка Правка;

2. установить флажок Расширять форматы и формулы в списках.

Рис.2. Пример создания списка

Теперь также рассмотрим основы создания баз данных в MS Office. Этому вопросу следует уделить больше внима...