Отчеты в Microsoft Acces

Понятие отчета в Microsoft Access как форматированного представления данных, которые выводятся на экран, в печать или файл. Создание отчета с помощью Мастера. Элементы оформления для печати документов: названия, заголовки, колонтитулы, номера страниц.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Оглавление

Введение

Глава I. Назначение отчета в Microsoft Acces

1.1 Сущность отчета

1.2 Режимы отображения и способы создания отчетов

1.3 Структура отчета в режиме Конструктора

Выводы по главе I

Глава II. Способы создания отчетов в Microsoft Access

2.1 Создание отчета с помощью Мастера отчетов

2.2 Создание отчета с помощью Конструктора отчетов

Выводы по главе II

Глава III. Проведение вычислений в отчетах

3.1 Создание в отчете вычисляемых полей

3.2 Вычисление процентов

Выводы по главе III

Глава IV. Просмотр и печать отчетов

Выводы по главе IV

Заключение

Список использованной литературы



Введение

В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных, использование которых сегодня считается очень актуальным. С помощью средств Microsoft Office Access значительно упрощаются ввод и обработка данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, форм, запросов, графиков и отчетов. Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет, позволяющий извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую можно использовать и распространять. Данная контрольная работа посвящена именно отчетам в Microsoft Office Access.

Целью данной работы является выявление назначения отчетов в Microsoft Access и анализ способов их создания. Для достижения поставленной цели определены следующие задачи. Изучить, проанализировать и обобщить литературу по теме контрольной работы. Дать представление о сущности отчетов в Microsoft Access, их роли и структуре. Раскрыть и проанализировать способы создания отчетов в Microsoft Access. Рассмотреть проведение некоторых вычислений в отчетах и возможность просмотра и печати отчетов.

В данной работе были использованы методы анализа, синтеза, обобщения, наглядности, применялись снимки экрана, велась работа в базах данных; применялась, обрабатывалась и дорабатывалась информация из разных литературных источников по данной теме, указанных в списке использованной литературы.



Глава I. Назначение отчета в Microsoft Access

1.1 Сущность отчета

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, при этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах или запросах, в отформатированном виде, и легко читаются как на экране компьютера, так и на бумаге.

По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: названия, заголовки, колонтитулы, номера страниц и т.д. [2, 4, 7]

access отчет документ колонтитул

1.2 Режимы отображения и способы создания отчетов

Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид отчета, в режиме макета, позволяющем изменить макет отчета, и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан.

Отчет может создаваться с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Созданный Мастером отчет можно доработать в режиме Конструктора.[10]



1.3 Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access 2007 (как и другие Ms.Access) отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами, которые включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета, поэтому их можно добавить или удалить из отчета.

Рассмотрим эти разделы отчета:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Он используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.

Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо нажать на правую кнопку мыши и выбрать Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо нажать на правую кнопку мыши и выбрать Колонтитулы страницы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета.

Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо нажать на правую кнопку мыши и выбрать Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

При удалении областей заголовка или примечания отчета, содержащих текст либо другие элементы управления, Access выводит диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.

Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы. В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.[1, 6, 9 ]



Выводы по главе I

Из содержания этой главы следует, что отчет - это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять. С помощью Microsoft Access можно спроектировать отчет, который представит информацию в том виде, в котором Вы пожелаете.

Здесь установлено, что отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами, которые включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, верхний и нижний колонтитулы страниц отчета, и выявлено значение каждого раздела и способы добавления и удаления каждого из них.

Можно сказать, что отчеты позволяют извлечь из базы данных нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия.



Глава II. Способы создания отчетов в Microsoft Access

2.1 Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Более простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.

Использование Мастера отчетов позволяет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разработки отчетов, предоставляемыми Microsoft Access. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе таблицы "Список сотрудников" и на основе запроса "Телефоны". Будем работать с программой Microsoft Access 2007.

а) создание отчета на основе таблицы

Например, нужно создать отчет на основе таблицы "Список сотрудников". В отчете оставить столбцы Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Телефон и упорядочить список фамилий в отчете по...