Начальные сведения об Еxcel 7.0.

Файл Microsoft Еxcel является рабочей книгой. Данными могут быть числа или текст. Ввод данных. Выделение ячеек. Удаление информации из ячеек (из группы ячеек). Работа с рабочими книгами. Удаление листа. Переименование листов. Сохранение файла.
Краткое сожержание материала:

21.03.2007 ИЗУЧАЕМ EXCEL 7.0 4

_________________________________________________________________________________

Лабораторная работа N1.

НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ EXCEL 7.0.

Microsoft Excel для Windows является мощным программным средством для работы с таблицами данных, позволяющих упорядочивать, анализировать и графически представлять различные виды данных. Сразу же после появления в 1985 году Microsoft Excel получил признание как наиболее мощная и популярная электронная таблица. Excel 7.0 поддерживает новейшую технологию работы с электронными таблицами.

После запуска Excel на экран выводится пустая книга - это основное рабочее пространство. Облик Excel зависит от типа монитора. Мы будем рассматривать его для 14 - 15 дюймового монитора.

Обычно экран содержит 5 областей:

окно книги, которое занимает большую часть экрана;

строку меню;

две или больше панелей инструментов;

строку формул;

строку состояний.

Все вместе эти пять областей называются рабочей областью EXCEL.

Файл Microsoft EXCEL является рабочей книгой, состоящей из одного или нескольких листов. Листы могут быть пяти типов: рабочие листы, листы диаграмм, модули Visual BASIC, листы диалога, листы макросов Microsoft EXCEL.

Лист подобен бухгалтерской книге со строками и колонками, которые пересекаясь, образуют ячейки данных.

Данными могут быть числа или текст, а также формулы, которые могут использовать данные, находящиеся в других ячейках книги.

Видимый на экране рабочий фрагмент листа - это только малая часть ог-ромной таблицы высотой 16384 ряда и шириной 256 столбцов. С помощью ко-манд и инструментов можно выполнять нужные вычисления. Применяя такие функции EXCEL как копирование, перемещение, сортировка, консолидация, составление диаграмм и сводных таблиц, можно сортировать, перегруп-пировывать, анализировать и требуемым образом представлять данные на эк-ране компьютера и в документах. Можно использовать Microsoft EXCEL и для составления шаблонов деловой документации, таких, например, как счета общих затрат, ведомости торговой прибыли и т. д.

ВВОД ДАННЫХ

Рабочий лист состоит из столбцов и строк. Столбцы идут вертикально и озаглавлены буквами. Строки расположены горизонтально и обозначены цифрами. Ячейки нумеруются согласно позиции в строке и столбце, как в игре «Морской бой». Сочетание позиций определяет адрес ячейки (например, А1, Е7 и т.д.). С помощью мыши или с помощью клавиш управления курсором можно выделить ячейку. В этом случае ячейка становится текущей и в нее можно вводить данные с клавиатуры или редактировать ее содержимое.

Адрес ячейки отражается в Поле имени строки формул. По рабочему листу можно передвигаться с помощью клавиш управления курсором, полосы прокруток и мыши. Обозначение столбцов задается в стиле ссылок. Чтобы просмотреть стиль ссылок, выполните следующее действие:

Меню Сервис (TOOLS) команда Параметры (OPTIONS) ярлычок вкладки общие (GENERAL) группа Стиль ссылок (REFERENCE STYLE) А1 [ будут буквенные обозначения столбцов]/R1C1[будут цифровые обозначения столбцов].

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК.

Можно выделять смежные и несмежные ячейки Shift + или Shift + щелчок мыши - выделяет смежные ячейки.

Ctrl + - выделяет несмежные ячейки.

Упражнение N 1

Щелкните по ячейке В1.

Удерживая Shift, щелкните по ячейке D5.

Увидите зону выделенных ячеек.

Щелкните где-нибудь мышкой - выделение отменится.

Удерживая клавишу Ctrl, щелкните мышью по ячейкам А1, В5, С6.

Отмените выделение.

В любую ячейку можно вводить текст, числа или формулы. Для этого достаточно активизировать ячейку и набрать с клавиатуры ту информацию, которая нужна. Набрав информацию в ячейку нажимаем клавишу Enter или щелчком мыши, или с помощью клавиш управления курсором переходим к следующим ячейкам.

Упражнение N 2

Введите в ячейки с В1 по Е1 Бюджет на 1996 финансовый год.

В ячейки А3, А4 введите

Составил

Дата

В ячейки А6, В6 введите

Исходные темпы роста

В ячейки В7, В8 введите

Рост объема

Удорожание

В ячейки С7 и С8 введите

1,5

0,9

В ячейку А10 введите отчет.

Упражнение N 3

Введите в ячейку последовательность чисел от 1 до 12.

Выделите ячейки С12 : D12.

Наберите 1 Enter 2.

Установите указатель мыши на маркер заполнения в правом нижнем углу ячейки D10 так, чтобы указатель мыши принял форму .

Перетащите мышью маркер заполнения до тех пор пока в ячейке по строке не появится 12.

Упражнение N 4

С помощью функции Автозаполнения (AutoFill) Microsoft EXCEL «узнает» ряд стандартных последовательностей:

1, 2, 3, ...

название месяцев

название дней недели и т.д.

Вы можете задать свою последовательность данных, которую Вы предполагаете часто использовать при создании рабочих книг.

Выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools).

Откроется диалоговое окно Параметры (Options).

Щелкните по вкладке Списки (Custom Lists).

Убедитесь, что в окне Списки (Custom Lists) выделена строка Новый Список (New Lists).

В окне Замена Списка (List Enter) наберите Приход (Enter), Затраты на товары (Enter), Полная Выручка (Enter), Статьи Расходов (Enter), Реклама (Enter), Аренда Помещений (Enter), Налоги и выплаты (Enter), Проценты по кредитам (Enter), Расходы Всего (Enter), Прибыль (Enter).

Щелкните по кнопке Добавить (Add). Ваш новый список включен в списки (Custom Lists).

Щелкните по кнопке ОК.

Упражнение N 6

С помощью функции Автозаполнения введите на Листе 1, начиная с ячейки D13, созданную в упражнении № 5 последовательность. Если Вы забыли как это делать, вернитесь к упражнению № 4.

Упражнение N 7

Импортирование данных в список.

Если где-то в рабочей книге уже есть некоторый список, то этот список можно загрузить в диалоговое окно Списки (Custom Lists).

Пусть у Вас в строке ячеек D15:J15 имеется Список:

D E F G J

ФИО Дни Начислено Удержано Выдано

Выделите этот блок ячеек.

В меню Сервис (Tools) выберите команду параметры (Options).

Появится диалоговое окно.

Щелкните по вкладке Списки (Custom Lists). Адрес выделенного диапозона ячеек появится в поле окна Импорт Списка из ячеек (Import from Cells).

Щелкните по кнопке Импорт (Import), а затем по ОК.

Упражнение N 8

Щелкните по ярлыку Лист 2. Этим самым Вы перейдете на Лист 2 Книги.

В любой ячейке наберите ФИО (Enter).

Снова выделите эту ячейку.

Потащите маркер заполнения. Список готов.

Упражнение N 9

Удаление информации из ячеек (из группы ячеек)

Выделите любую ячейку с информацией.

Нажмите клавишу Del или Backspace.

Вместо удаленной информации наберите любую другую информа-цию.

РАБОТА С РАБОЧИМИ КНИГАМИ

Как было сказано выше, книга состоит из рабочих листов. Microsoft EXCEL позволяет быстро переходить от одного рабочего листа к другому, вводить данные сразу в несколько рабочих листов и присваивать им имена. Microsoft EXCEL открывает доступ одновременно ко всем рабочим листам. При сохранении файла сохраняется сразу вся книга.

Выбирать различные рабо...