Конфигурирование модуля "Канцелярия" СЭД Directum в ФГБОУ ВПО Башкирский государственный аграрный университет
Краткое сожержание материала:
Размещено на
ВВЕДЕНИЕ
Организация процессов управления является важнейшей задачей любого предприятия. Современные информационные технологии заставляют пересмотреть ныне существующие аспекты работы с информацией и методы управления. Современные средства телекоммуникаций позволяют перевести управление экономическим предприятием на новый технологический уровень. В деятельности любой организации делопроизводство занимает существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции организации и давать возможность быстрого контроля.
Информационно-документационное обеспечение деятельности организации может возлагаться на специальное структурное подразделение (управление делами, канцелярия, секретариат) или на секретаря. Современная канцелярия должна справляться с огромным потоком документов. Без автоматизации служб делопроизводства поток информации способен свести «на нет» все усилия других служб предприятия по принятию быстрых решений.
Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.
Актуальность исследования определяется необходимостью внедрения системы электронного документооборота в деятельности учебного заведения.
Целью выполнения дипломного проекта является совершенствование системы документооборота в ФГБОУ ВПО Башкирский ГАУ с использованием системы электронного документооборота Directum.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- анализ деятельности канцелярии и инструкций по делопроизводству;
- исследование существующих систем документооборота;
- определение необходимых ресурсов для внедрения системы;
- конфигурирование модуля «Канцелярия»;
- оценка экономической эффективности разработки.
Объектом исследования в рамках дипломного проекта является система документооборота в Башкирском ГАУ.
Предметом исследования является автоматизация процессов документооборота в отделе канцелярии.
Практическая значимость работы состоит в том, что результаты работы внедрены в структурных подразделениях университета и могут быть рекомендованы для различных учебных заведений.
Научная новизна работы заключается в комплексном изучении процесса внедрения системы электронного документооборота в образовательных учреждениях и оценке влияния системы на эффективность управления.
Разработанный проект прошел, тестовые испытания в отделе канцелярии и показал свою работоспособность.
Результаты работы апробированы и обсуждены на Всероссийской VI студенческой научной конференции «Студент и аграрная наука» (28-29 марта 2012 г.). - Уфа: ФГБОУ ВПО Башкирский ГАУ, 2012.
1. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА КАНЦЕЛЯРИИ
1.1 Анализ хозяйственной и экономической деятельности
1.1.1 Общая характеристика отдела и его производственной деятельности
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Башкирский государственный аграрный университет является одним из ведущих сельскохозяйственных вузов России. Университет выпускает профессиональные кадры для села, обладает известными научными школами, обеспечен высококвалифицированными кадрами преподавателей, современной технологической и информационной базой. Университет стоит в ряду крупнейших сельскохозяйственных вузов страны, являясь центром аграрного образования и науки Республики Башкортостан. Ежегодно университет входит в десятку лучших среди 59 сельскохозяйственных вузов страны.
Канцелярия входит в состав самостоятельного структурного подразделения «Управление кадровой работы и делопроизводства», который контролирует штатную расстановку, соблюдение трудового законодательства и правил внутреннего распорядка, документооборот, формирует архив и базу персональных данных работников университета. Канцелярия функционирует на основании Устава университета, настоящего положения и подчиняется непосредственно начальнику отдела (Приложение А). В своей работе канцелярия руководствуется Положением о высшем учебном заведении, приказами и указаниями Министерства образования, руководства университета и действующей инструкцией по делопроизводству федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Башкирский государственный аграрный университет».
Главная цель функционирования канцелярии - организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики.
Основными функциями канцелярии являются:
прием и отправка корреспонденции;
распределение заявлений и документов граждан для доклада руководству и структурным подразделениям, ведение их учета, регистрации и систематического контроля над исполнением;
ознакомление сотрудников университета с распорядительными документами.
представление руководству университета сведений по вопросам делопроизводства в структурных подразделениях за исполнением;
методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях на основе научной организации управленческого труда и контроль над его состоянием;
разработка практических рекомендаций по рациональной организации документа оборота, внедрению и эффективному использованию средств оргтехники;
организация повышения квалификации и составления должностных инструкций и функциональных обязанностей сотрудников канцелярии;
обеспечение сохранности документов в канцелярии, структурных подразделениях, архиве университета.
К основным задачам, решаемым канцелярией, входят:
постановка и совершенствование делопроизводства в университете;
организация правильного учета и регистрация корреспонденции в канцелярии университета и в структурных подразделениях;
обеспечение контроля за использование распорядительных документов вышестоящих органов, руководства университета и заявлений граждан;
организация использования и хранения документальных материалов.
1.1.2 Анализ оснащенности вычислительной техникой, и применяемых в канцелярии информационных систем
В канцелярии Башкирского государственного аграрного университета есть доступ к сети Интернет, при общей скорости соединения 50 Мбит/сек. Существует единая локально-вычислительная сеть, включающая в себя все рабочие клиентские машины, сервера и сетевое оборудование.
Количество единиц вычислительной техники (компьютеров) используемых в канцелярии 2.
Также используются дополнительные периферийные устройства - МФУ в количестве 2 штук.
Для полноценной работы канцелярии с электронными видами документов, в компьютерах установлен пакет офисных приложений MSOffice. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.
Нередко требуется переводить информацию с бумажного источника на электронный вид, и чтобы упростить эту задачу в канцелярии используют интеллектуальную систему распознавания текста ABBYY FineReader. Она позволяет преобразовывать различные типы документов в редактируемый вид с возможностью полнотекстового поиска.
В канцелярии используется программа «1С: Предприятие» для ведения учета по командировочным расходам.
Проанализировав хозяйственную и экономическую деятельность подразделения, его оснащенность вычислительной техникой и информационными системами можно сделать вывод:
в отделе канцелярия ежедневно проходят насыщенные потоки входящей и исходящей корреспонденции;
существующая система документооборота не удовлетворяет ….
структурные подразделения университета в достаточной мере оснащены компьютерной и оргтехникой.
Документы необходимы для управления, а не просто ценны сами по себе, - в этом состоит принцип документирования деятельности: вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны, и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены [1].
Выводы по анализу
Организация рациональной работы с документами - основная задача службы ДОУ. Как правило, нагрузка по обеспечению "бумажного" документооборота и контроля исполнения поручений ложится на делопроизводственные службы организации: канцелярию, общий отдел, службу контроля исполнения документов, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль "Канцелярия" системы DIRECTUM.
2. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КАНЦЕЛЯРИИ
2.1 Описание объекта управления
Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным правилам необходимой для деятельности университета информации, т.е. в создании документа. Виды...
