Использование баз данных (Excel и Access)

Сущность и применение приложения Excel как базы данных: создание таблицы, фильтрация и структурирование данных, подведение итогов, консолидация, добавление диаграммы и гиперссылки. Применение приложения Access для решения задач в различных областях.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации»

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Южно-Уральский государственный университет

Факультет «Экономика и управление»

Кафедра «Экономика и финансы»

Вариант № 17

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

по дисциплине «Информатика»

Руководитель

Н.С. Швецова.

Автор работы

Студент группы ЭиУ - 253

А.А. Павельчук.

Работа защищена с оценкой

ЮУрГУ - 080105.2010.

Челябинск

2010

Оглавление

• Задание 1. Применение приложения Excel как базы данных
• 1.1 Создание таблицы «Охранное предприятие»
• 1.2 Сортировка
• 1.3 Фильтрация данных
• 1.4 Структурирование
• 1.5 Применение функции Итоги
• 1.6 Консолидация
• 1.7 Диаграмма
• 1.8 Гиперссылка
• Задание 2. Применение приложения Access для решения задач в различных предметных областях
• 2.1 Создание структуры таблицы
• 2.2 Сортировка
• 2.3 Фильтрация данных
• 2.4 Формирование запросов
• 2.5 Создание отчета с группированием
• 2.6 Создание формы
• 2.7 Создание кнопочной формы
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
• ВВЕДЕНИЕ
• На работе и дома, в магазине и в банке - везде мы сталкиваемся с числами. Для многих наших современников вычисления стали обычным видом деятельности. Для автоматизации вычислений и представления полученных результатов в наглядном виде, как правило, используются электронные таблицы.
• Базы данных занимают все более прочное место в нашей жизни. Мы пользуемся ими для решения различных задач, из которых наиболее общими являются задачи хранения, постоянного обновления и анализа данных о каких-то объектах, будь то документация, списки продукции, клиентов, рабочих и т.д. Система MS Access предлагает для создания приложения, решающего подобные задачи, следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты. База данных служит для автоматизации накопления и обработки большого количества разнообразных сведений.
• Главной целью этой работы является изучение способов размещения информации, хранения, использования для дальнейших расчетов, анализа, а также способов представления информации. В этой работе представлены алгоритмы и инструменты, при помощи которых осуществляются перечисленные выше операции.
• Задание 1. Применение приложения Excel как базы данных
• База данных (БД) - совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений.
• В Excel имеется развитый аппарат быстрого и удобного извлечения и формирования различных обобщающих сводок. Программа входит в состав Microsoft Office и работает под управлением Windows. Запускается программа двойным щелчком мыши с рабочего стола или с помощью кнопки Пуск - Программы - Excel.
• Документом (т.е. объектом обработки) является файл с произвольным именем и расширением XLS. В терминологии Excel такой файл называется Рабочей книгой. В каждом файле может размещаться от 1 до 255электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Электронная таблица состоит из 65536 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы от 1 до 65536, (первый столбец называется заголовком строки), а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B,……, Z, AA, AB,…..IV. (Первая строка называется заголовком столбцов). На пересечении столбца и строки располагается ячейка.

1.1 Создание таблицы «Магазин строительных материалов»

Подсчет данных по формулам.

Для выполнения задач курсовой работы была создана таблица «Магазин строительных материалов», в которой были заполнены вручную поля «Отдел», «Вид продукции», «Производитель», «Адрес производителя», «Телефон производителя», «Цена продукции», «Сроки годности (дней)», «Условия хранения», «Дата поступления в магазин», и были рассчитаны следующие поля:

§ «Текущая дата». Рассчитывался по формуле: =СЕГОДНЯ()

Результат показывает дату на данный момент.

§ «Дата истечения срока годности». Рассчитывается, как сумма: (=I3+G3).

§ «Количество дней до истечения срока годности». Рассчитывается, как разность: (=J3-$P$1). Отрицательные значения данного поля указывают на количество дней после истечения срока.

§ «Вид продукции, имеющие наибольшие сроки хранения». Рассчитывается с помощью функции ЕСЛИ: (=ЕСЛИ(G3=$F$25;B3; ""))

§ «Производитель, выпускающий продукцию по цене выше средней». Рассчитывается с помощью функции ЕСЛИ: (=ЕСЛИ(F3>$F$26;C3; ""))

§ «Продукция, превысившая срок хранения». Рассчитывается c помощью функции ЕСЛИ: (=ЕСЛИ(K3<0;B3; ""))

§ «Отдел с продукцией по срокам хранения меньше 10 дней».

Рассчитывается с помощю функций ЕСЛИ:

(=ЕСЛИ(G3<10;A3; ""))

§ «Телефон прозводителя по адресу Москва».

Рассчитывается с помощю функций ЕСЛИ и СОВПАД:

(=ЕСЛИ(СОВПАД(D3;"г.Москва");E3; ""))

Так выглядит исходная таблица «Магазин строительных материалов» (рис. 1.1):

рис. 1.1 - Исходные данные

1.2 Сортировка

Сортировка - упорядочение данных по возрастанию или убыванию.

Универсальное средство сортировки содержится в меню Данные - Сортировка с установкой необходимых параметров.

Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.

Критерии сортировки сохраняются вместе с книгой, предоставляя возможность повторного применения сортировки каждый раз при открытии книги в таблице Excel, но не к диапазону ячеек. Если необходимо сохранить параметры сортировки для периодического повторного применения при открытии книги, рекомендуется использовать таблицу. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени.

Одноуровневая сортировка.

Одноуровневая сортировка выполнена по полю "Отделение" по возрастанию. На листе Одноуровневая сортировка была произведена Одноуровневая сортировка. Для её выполнения нужно выполнить следующие операции: необходимо установить курсор в поле списка и ввести команду «Данные» - «Сортировка». При этом должна выделиться вся область списка. Если этого не произошло, то предварительно необходимо выделить весь список, а затем ввести указанную команду. Затем в диалоговом окне «Сортировка диапазона» необходимо установить:

Сортировать по: «Отдел» по возрастанию (в алфавитном порядке).

Затем по: (не сортировать).

В последнюю очередь: (не сортировать).

После этого необходимо поставить флажок в строке «Идентифицировать поля по подписям», чтобы исключить из области, подлежащей сортировке заголовков столбцов. Отсортированные данные приведены на рисунке 2 «Одноуровневая сортировка» (рис. 1.2). Эта сортировка выделена цветом.

рис. 1.2 - Одноуровневая сортировка

Двухуровневая сортировка.

Двухуровневая сортировка производится аналогично одноуровневой сортировке с помощью команды «Данные - Сортировка». В диалоговом окне «Сортировка диапазона» необходимо установить:

Сортировать по: «Отдел», по возрастанию (в алфавитном порядке).

Затем по: поле «Адрес производителя», по возрастанию (в алфавитном порядке).

В последнюю очередь: (не сортировать).

После этого необходимо поставить флажок в строке «Идентифицировать поля по подписям», чтобы исключить из области, подлежащей сортировке заголовков столбцов.

Отсортированные данные приведены на рисунке 3 - «Двухуровневая сортировка» (рис. 1.3). Они выделены цветом.

рис. 1.3 - Двухуровневая сортировка