Импорт внешних данных с помощью приложения MS Query

Структура базы Store.dbf, Design.dbf. Получение внешних данных в Ms Excel. Сортировка по полю naim. Диалоговое окно MS-Query с заполненным критерием выборки. Работа со сводной таблицей, особенности её создания. Итоговая сводная таблица, текст запроса SQL.
Краткое сожержание материала:

Размещено на

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с учебным планом курсовая работа по информатике выполняется в III семестре и является заключительным этапом в изучении курса.

В конце сентября мною было получено индивидуальное задание, которое ориентировано на работу с заранее подготовленными и хранящимися на компьютере базами данных. Выполнение данного задания предполагает уверенные практические навыки работы на персональном компьютере, понимание основ построения баз данных, умение разрабатывать алгоритм решения задачи и ее постановку.

Целью данной курсовой работы является овладение навыками импорта внешних данных с помощью приложения MS Query, а также обработка полученной информации средствами сводной таблицы в табличном процессоре MS Excel.

Microsoft Query представляет собой программу для переноса данных из внешних источников в программы Microsoft Office, в частности Microsoft Excel. Извлечение данных из корпоративной базы данных и файлов с помощью Microsoft Query позволяет избежать их повторного ввода для анализа в Microsoft Excel. Кроме того, имеется возможность автоматического обновления отчетов и итоговых значений в Microsoft Excel при изменении данных в исходной базе данных.

Таким образом, Microsoft Query - это приложение, операциями которого необходимо уметь пользоваться для успешной работы в будущем.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ

MS-Query - приложение, которое просматривает, отбирает и организует данные из базы данных. Это не база данных, а только инструмент для просмотра и отбора определённых данных. Полученные данные можно копировать в MS Excel и в приложения Windows.

С помощью приложения MS Query можно производить следующие операции:

обрабатывать данные различных форматов (dBase или Paradox, Microsoft Access, FoxPro), а также любых других форматов, доступ к которым возможен через интерфейс ODBC (Open Data Base Connectivity), и передавать результаты в MS Excel;

указывать записи или отдельные поля записей, для которых будет выполнен тот или иной запрос QBE (Query by Example), а также определять критерии выбора данных;

использовать для обработки запросов специальный структурированный язык запросов SQL (Structured Query Language).

SQL (Structured Query Language) - Структурированный язык запросов - был разработан фирмой IBM. Теперь он стандартизирован, но многие разработчики программных продуктов расширили его собственными элементами. Диалект языка SQL фирмы Microsoft называется MS Query. Основанный на реляционной алгебре язык манипулирования данными, позволяющий описывать условия поиска информации, не задавая для этого последовательность действий, нужных для получения ответа. SQL является стандартным средством доступа к серверу баз данных. Стандарт SQL содержит компоненты для определения, изменения, проверки и защиты данных.

База данных - объективная форма представления и организации совокупности данных, систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ. Базы данных применяются во всех сферах человеческой деятельности, сопряжённых с учётом и хранением информации.

Разделяют плоские базы данных, в которых вся информация располагается в единственной таблице, каждая запись в которой содержит идентификатор конкретного объекта, и реляционные базы данных, состоящие из нескольких таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих значений одноимённых полей.

Диалоговое окно - в графическом пользовательском интерфейсе специальный элемент интерфейса, окно, предназначенное для вывода информации и (или) получения ответа от пользователя. Получил своё название потому, что осуществляет двустороннее взаимодействие компьютер-пользователь («диалог»): сообщая пользователю что-то и ожидая от него ответа.

Добавленная стоимость - стоимость проданного организацией продукта (оказанных услуг) за вычетом стоимости материалов, затраченных на производство; равна выручке, которая включает в себя эквивалент затрат на заработную плату, процент на капитал, ренту и прибыль.

Запрос - это формальное сообщение, поступающее на вход системы и содержащее условие на поиск данных и указание о том, что необходимо проделать с найденными данными.

Заголовок поля - название (метка), описывающее назначение поля; сводные таблицы реорганизуются при перемещении заголовков полей.

Информация - согласно Закону РФ «Об информации и защите информации», это сведения о людях вещах, фактах, событиях и процессах. В широком смысле, это абстрактное понятие, имеющее множество значений, в зависимости от контекста. В узком смысле этого слова - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Источник данных - исходный список или таблица, на основе которых строится сводная таблица.

Макет таблицы (сведение) - средство реорганизации сводной таблицы путем перемещения полей.

Налог на добавленную стоимость (НДС) - один из видов федеральных налогов в РФ, который представляет собой форму изъятия в бюджет части добавленной стоимости, создаваемой на всех стадиях производства и определяемой как разница между стоимостью реализованных товаров, работ и услуг и стоимостью материальных затрат, отнесенных на издержки производства и обращения.

Обновление - перерасчет сводной таблицы, после которого она отражает текущее состояние источника данных; обновить таблицу можно кнопкой Обновить данные на панели инструментов Сводная таблица.

Ось - одно из трех направлений в таблице: по столбцам, по строкам или по страницам.

Отчет сводной таблицы - интерактивный перекрестный отчет Microsoft Excel, содержащий итоговые данные и выполняющий анализ таких данных, как записи базы данных из разных источников, в том числе внешних по отношению к Microsoft Excel.

Поле - категория данных, соответствующая столбцу в списке.

Сводная таблица - это специальная таблица, в которой обобщается информация из других таблиц или списков. При создании сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц задаются исходные данные, форма таблицы, а также вид вычислений.

Сортировка - процесс перегруппировки заданного множества объектов в некотором определенном порядке. Сортировка предпринимается для того, чтобы облегчить последующий поиск элементов в отсортированном множестве.

Стоимость - основа количественных соотношений при эквивалентном обмене.

Суммирующая функция - функция, применяемая для вычислений в таблице; по умолчанию для числовых полей Сумма, для текстовых полей Счёт; нужную функцию выбирают из списка.

Цена - денежное выражение стоимости.

Элемент данных - значение поля.

ЗАДАНИЕ

Таблица 1 - Вариант задания

Вариант	QUERY
	Источник	Файлы	Связь	Критерий по дизайнеру	Критерий по дате	Сортировать по полю
19	dBASE_Files	P:\curs\store\STORE.dbf P:\curs\store\DESIGN.dbf	STOR.naim = DESIGN.naim	Ахметова А.А. Берлин И.И. Воробьёв М.М. Тарасова Н.А.	весь период	naim

Таблица 2 - Сводная таблица

страница	столбец	строка	функция
год	месяц	дизайнер	сум(количество)

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

В базе данных STORE.DBF формата dBASE хранится информация о поступлении товара на склад. База данных DESIGN.DBF, также формата dBASE, содержит информацию о наименовании изделий и их авторах. В соответствии с индивидуальным заданием, с помощью MS Query следует сформировать запрос на выборку, предварительно объединив таблицы данных STORE.DBF и DESIGN.DBF. Результат выборки направить в MS Excel, где обработать переданную информацию средствами сводной таблицы в соответствии с заданием.

Первая база - STORE.dbf

Таблица 3 - Структура базы STORE.dbf

Имя поля	Содержание	Тип поля
NSKL	Номер склада	число
OBOZN	Шифр изделия	текст