Выбор оптимальной бухгалтерской информационной системы

Бухгалтерские информационные системы для формирования отчетности с помощью компьютера. Выбор оптимальной бухгалтерской информационной системы для среднего бизнеса. Установка и обновление конфигурации "1С". Сравнительный анализ программ "1С" и "БухСофт".
Краткое сожержание материала:

Размещено на

1. Бухгалтерские информационные системы

Современный уровень развития компьютерной техники сделал возможным обработку первичных документов, учетных данных, ведение счетов, формирование отчетности с помощью компьютера.

На российском рынке средняя цена персонального компьютера, с помощью которого можно автоматизировать учет на малом предприятии, составляет 500-700 долларов США, что делает компьютеризацию бухгалтерского учета доступной для большинства предприятий малого бизнеса. Компьютеризация возможна для всех уровней учета:

- сбора и регистрации первичной информации (учет готовой продукции, сырья и материалов, рабочего времени и неявок сотрудников);

- ведения учетных регистров хозяйственных операций;

- организации учета расчетов предприятия, учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);

- расчета и печати (переноса на бумажный носитель) отчетных форм.

Компьютерные системы учета позволяют оперативно формировать информацию по различным аспектам финансового состояния предприятия, необходимую руководству для принятия текущих решений по управлению предприятием. К такой информации, в частности, относится: состояние расчетного и валютного счета; дебиторская и кредиторская задолженность; состояние кредитных линий и т.п.

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, повышает информационные возможности предприятия. Кроме того, ведение бухгалтерского учета с помощью компьютерных систем предоставляет возможность сэкономить один из самых важных ресурсов - время, которое можно использовать для принятия решений, для более углубленного анализа хозяйственной деятельности своего предприятия, планирования и прогнозирования. Однако недостаточно приобрести компьютер, чтобы поднять технику ведения учета на предприятии до современных стандартов. Чтобы научить компьютер вести бухгалтерский учет, необходим специализированный программный продукт.

Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

- информационной базы объекта управления;

- программного обеспечения;

- вычислительной системы;

- пользователей.

Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий и чаще используются для целей управления на уровне отдельного предприятия. К задачам БИС относятся:

- обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;

- получение оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе управленческих решений;

- интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;

- получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;

- автоматизация обработки на всех стадиях процесса.

В настоящее время в условиях рынка, БИС рассматривается как основной компонент управления деятельностью предприятия и служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (Приложение 1).

Характеристика основных программ автоматизации бухгалтерского учета, предлагаемые на российском рынке представлена в Приложении 2.

2. Выбор оптимальной бухгалтерской информационной системы для среднего бизнеса

Все бухгалтерские программы могут быть разделены на следующие категории: для малых, средних и крупных предприятий. Но, при выборе БИС свой отпечаток накладывают не только размер организации, а также специфика бухгалтерского учета. Каждая компания имеет свои, характерные только для нее особенности ведения учета. Поэтому, чтобы максимально выиграть от введения новой программы, фирма должна убедиться, что БИС будет полностью отвечать ее запросам.

На малых и средних предприятиях, в отличие от крупных, основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании БИС. Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

Класс мини-бухгалтерий: автоматизация только финансового учета. На небольших предприятиях с простой и слаборазвитой структурой, как правило, не требуется ведение управленческого учета как отдельной подсистемы. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком - бухгалтером.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.

В отличие от крупных предприятий на небольших предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации. Ведение учета производится по отдельным участкам:

- учет труда и заработной платы,

- учет готовой продукции и ее реализации,

- учет основных средств и нематериальных активов,

учет материальных ценностей,

сводный учет и др.

Специалистами конструируется единый программный комплекс, который ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Работа бухгалтера становится более аналитической: правильное оформление хозяйственных операций, принятию решений, анализ и контролю правильности формирования отчетной документации; компьютер превращается в главный инструмент его деятельности.

Данный класс бухгалтерских систем относится к универсальным системам, которые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Подобные системы в настоящее время занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие БИС представляют широкие возможности для ведения бухгалтерского учета:

- возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур благодаря использованию справочников ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;

- расширение аналитического учета путем добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана счетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до пятого порядка в глубину;

- регистрация хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто используются два способа: «от проводки», когда, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки, и «от первичного документа», когда ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и др.). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;

- несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:

- на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;

- вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

- путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

- путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;

- формирование любых отчетных документов первичных и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, Главная книга и др.), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и др.). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланк...