Автоматизированное рабочее место секретаря

Разработка автоматизированного рабочего места секретаря юридической фирмы средствами MS Access. Проектирование базовых объектов ИС. Установление связей между таблицами. Ввод, хранение, просмотр, сортировка и выборка данных (форм, запросов и отчетов).
Краткое сожержание материала:

Размещено на

Размещено на

ВВЕДЕНИЕ

Стало необходимо изучать предметную область, в которой решалась задача создания автоматизированного рабочего места. Для это первым этапом стало изучение и понимание основных принципов построения автоматизированных рабочих мест как таковых. Как выяснилось в ходе изучения этой области, проработке баз данных и их интерфейса стоит уделить немалое внимание. Плохо продуманный интерфейс может свести на нет желание работать с программой независимо от примененных аппаратно-программных средств для ее реализации.

Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной. Необходимость автоматизации управления объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, и в частности секретаря юриста, сдерживанием, вызываемым развитием производства; усложнением производственных связей; увеличением объемов управленческой функции. Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация.

На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

Организация «Фемида» появилась на рынке юридических услуг относительно недавно. Для того, что бы быть конкурентоспособной она должна оказывать услуги качественно и что не маловажно быстро. Но скорость оказания не должна отражаться на качестве услуг. Это не будет возможным без внедрения соответствующей автоматизированной системы, по этому проблема автоматизации актуальна для данной организации.

Цель работы состоит в разработке автоматизированного рабочего места секретаря юридической фирмы.

Для достижения цели курсовой работы необходимо выполнить следующие задачи: изучить сферы деятельности организации «Фемида», определить обязанности секретаря, проанализировать рабочее место секретаря организации «Фемида», определить уровень автоматизации рабочего места, выявить недостатки.



1 ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФЕМИДА»

Юридическая фирма "Фемида" была основана в Тамбове, Волковым Иваном Павловичем, юристом-специалистом, имеющим профильное высшее юридическое образование, опыт работы в правоохранительных органах и на "гражданке", в качестве юриста. Решение о создании частной юридической фирмы и ее название были определены еще в 2013 году. Профессиональная практика учредителя фирмы началась еще раньше в 1995 году, с момента поступления в профильный юридический ВУЗ.

Датой официальной регистрации фирмы Администрацией Ленинского района, города Тамбова является 21 января 2014 года. Организационная структура управления фирмы представлена на рис.1.

Рисунок 1 - Организационная структура управления ООО «Фемида»

Фирма оказывает юридические услуги по большей части гражданам, но в дальнейшем основой для непрерывного экономического роста, постоянного совершенствования навыков оказания юридических услуг, повышения их качества станет оказание юридических услуг корпоративным клиентам фирмы, по договорам о комплексном юридическом обслуживании.

Сегодня Юридическая фирма "Фемида" - это прежде всего команда высококвалифицированных специалистов, профессионалов в области юриспруденции, объединенных общей целью - решения правовых и иных вопросов клиентов на основе соблюдения законности, высоких стандартов оказания юридических услуг и индивидуального подхода к каждому клиенту.

Юридическая фирма "Фемида" оказывает высококачественные юридические услуги на всей территории Тамбовской области и соседних областей, основываясь на принципах компетентности, оперативности, конфиденциальности и высокой эффективности.

Приоритетными направлениями являются:

· задачи в сфере земли, недвижимости и крупных инвестиционных проектов

· вопросы в сфере правовой безопасности бизнеса, проведение расследований, анти-рейд

Кампания обладает серьезной практикой, гибким мышлением и собственными наработками в указанных областях.

Фирма также оказывает следующие услуги:

Комплексное юридическое обслуживание бизнеса (аутсорсинг), составление документов - исковых заявлений, претензий, писем, жалоб, представление интересов в судах общей юрисдикции, Арбитраже, правоохранительных и иных госорганах, в том числе при осуществлении последними контрольно-надзорных функций; корпоративное право - due diligence, сделки M & A, проведение расследований, анти-рейд, банкротство, предотвращение недобросовестной конкуренции; сделки с землей и иной недвижимостью, сопровождение крупных инвестиционных проектов.

Девиз фирмы - "Снимаем головные боли по всем хозяйственным и юридическим вопросам!". Специализация фирмы - комплексная правовая защита бизнеса и физических лиц.



2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ ООО «ФЕМИДА»

2.1 Основные задачи и функции секретаря ООО «Фемида»

На должность секретаря в ООО «Фемида» был принят человек гражданин Российской федерации, с высшим профессиональным образованием и трехлетним опытом работы.

Основными функциями секретаря являются:

· обеспечение руководителя оперативной информацией о деятельности предприятия

· ведение календаря деловых встреч, совещаний и пр.

· обеспечение коммуникаций между управляющими различных уровней

· подготовка необходимых документов

· прием заявлений от граждан и организаций

Для выполнения этих функций секретарю необходим персональный компьютер с нужными программными средствами, а так же различная периферийная техника: принтер, сканер, копир и т.д.

Обладая необходимыми программными и техническими средствами, секретарь улучшает свою производительность труда, сокращает время обработки различных запросов. Если работа секретаря достаточно автоматизирована, улучшаются и другие показатели в работе организации, так как сокращается время выполнения конкретных поручений, руководитель получает быстрее необходимую информацию о деятельности организации, клиентах, сотрудниках и т.д. При достаточном уровне автоматизации сокращается время, затраченное на обслуживание одного клиента, что очень важно при современном темпе жизни человека.



2.2 Анализ рабочего места секретаря ООО «Фемида»

Для выполнения своих функций, секретарю необходим следующий набор программ:

· текстовый процессор

· табличный процессор

· личная информационная система (органайзер)

· СУБД

· Web-браузер

· программа электронной почты

· система управления документами

Секретарь ООО «Фемида» располагает личным персональным компьютером с выходом в сеть Интернет, на котором установлены следующие программы:

· Пакет MS Office

· Adobe Reeder

· Web-браузер

· Внутренняя корпоративная почта

· Правовая система Консультант Плюс

Так же он использует факс, принтер, сканер и копировальную технику.

Основная работа секретаря заключается в приеме звонков потенциальных клиентов, запись их на прием к специалисту. Для эффективного и оперативного выполнения этих функций секретарю необходима удобная и функциональная база данных. С помощью этой базы секретарь должен закреплять клиента за соответствующим сотрудником, обновлять информацию о клиентах и сотрудниках, выбирать нужную информацию о клиентах и сотрудниках, дополнять базу новыми записями о клиентах и сотрудниках фирмы. Секретарь обязан предоставлять необходимую информацию о клиенте курирующему его сотруднику быстро и качественно. Быстро и качественно выполнить эту работу без наличия функциональной, удобной в пользовании базы данных, невозможно.

Вывод

Проанализировав обязанности секретаря, оснащенность его рабочего места программными и техническими средствами, можно сделать вывод, что техническое оснащение отвечает всем требованиям автоматизированного рабочего места секретаря. Что касается программного обеспечения, то в данном случае секретарь имеет все необходимые программы, соединение с сетью Интернет, кроме автоматизированной системы обработки данных, следовательно для эффективной работы секретаря необходимо создать автоматизированное рабочее место секретаря юридической фирмы.



3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ ОРГАНИЗАЦИИ «ФЕМИДА»

3.1 Среда разработки Ms Access 2010

Microsoft Office Access -- реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные компоненты MS Access:

· построитель таблиц

· постро...