Автоматизизация работы менеджера

Анализ работы менеджера по продажам. Определение недостатков существующей системы обработки информации. Обоснование необходимости разработки информационной системы. Выбор варианта реализации задач автоматизации. Разработка пакета прикладных программ.
Краткое сожержание материала:

35

Размещено на

Размещено на

Содержание

• Введение
• 1. Аналитическая часть
• 1.1 Анализ работы менеджера по продажам
• 1.2 Определение недостатков существующей системы обработки информации
• 1.3 Обоснование необходимости разработки информационной системы
• 1.4 Выбор и обоснование варианта реализации задач автоматизации
• 1.5 Описание выходных документов
• 1.6 Цели и задачи автоматизации
• 2. Теоретическая часть
• 2.1 Технология «клиент-сервер»
• 2.2 Обоснование выбора средств разработки
• 2.2.1 Выбор СУБД
• 2.2.2 Выбор среды разработки
• 2.3 Разработка структуры используемого пакета прикладных программ
• 2.4 Разработка схемы работы системы
• Введение

автоматизация работа менеджер информационная

Одним из факторов, определяющих уровень развития современного общества и его интеллектуальные возможности, является оснащённость его средствами вычислительной техники - основы автоматизации умственной деятельности человека. Сфера использования ЭВМ в настоящее время настолько широка, что нет такой области, где применение ЭВМ было бы нецелесообразным. Особенно важна роль ЭВМ для развития науки, роста промышленного производства и повышения эффективности управления.

Одна из существенных тенденций, характеризующая степень использования современной вычислительной техники, определённое различие в темпах роста вычислительных мощностей и готовности пользователей применять ЭВМ для решения прикладных задач.

Рациональное и умелое использование богатейших возможностей ЭВМ является одной из серьёзных проблем настоящего периода развития общества, и актуальность решения этой проблемы растёт по мере увеличения марка ЭВМ и совершенствования их технического и программного оснащения. Эффективный путь решения указанной проблемы состоит в глубоком освоении и широком использовании на практике языков программирования высокого уровня, позволяющих записывать алгоритмы решаемых задач в довольно естественном для пользователя виде и затем использовать средства системного программного обеспечения ЭВМ для доводки программ до машинной реализации.

Рынок компьютеров и компьютерных комплектующих последние несколько лет переживает бум. Сезонное увеличение спроса накладывается на долгосрочный тренд расширения рынка, связанный с общим ростом благосостояния общества. В разных регионах эта тенденция проявляется с различной силой. Но даже там, где спрос вырос в небольшой степени, компании, торгующие компьютерами и комплектующими, почувствовали твердую почву под ногами, обрели ту минимальную степень уверенности, которая позволяет заниматься долгосрочным планированием. В то же время этот счастливый период, по-видимому, заканчивается. Возрастает активность конкурентов и появляется необходимость в оптимизации деятельности компании с целью повышения эффективности ее работы.

Экстенсивные способы увеличения доходности торговли теперь необходимо сочетать с интенсивными - повышением производительности труда, оптимальным использованием торговых и складских площадей, транспорта, экономией времени и средств на рутинных операциях. Комплексным средством решения этих задач является автоматизированная система управления торговой деятельностью фирмы.

Торговля компьютерами и комплектующими - это, прежде всего, повышенная сложность учета товаров. Товар может быть собственно товаром какого-либо наименования или комплектом (функционально единым товаром, состоящим из некоторого количества комплектующих, продажа которых отдельно друг от друга не имеет смысла).

ООО «КОНТУР», имея несколько офисов, занимается оптово-розничной торговлей компьютерами и комплектующими. В ООО «КОНТУР» в наименьшей степени автоматизирована работа менеджеров по подготовке счетов и гарантийных талонов, а также выпуску ценников на товары. Данные операции выполняются с минимальным использованием средств автоматизации. Счета, гарантийные талоны, а также ценники на товар подготавливаются вручную, в MS Excel или MS Word. Все это обуславливает необходимость разработки единой системы, позволяющей вести учет товарной номенклатуры и обеспечивающей формирование всех обозначенных выше выходных документов.

В рамках данной работы необходима система, выполняющая следующие основные функции:

ведение справочника номенклатуры;

формирование счета на продажу и гарантийного талона;

ведение журнала счетов и журнала заказов;

создание ценников;

формирование статистики по продажам товара за заданный интервал времени, а также по менеджерам.

Программа должна быть разработана как Windows-приложение.

автоматизация работа менеджер информационная

1. Аналитическая часть

1.1 Анализ работы менеджера по продажам

Можно сформулировать следующие основные функции менеджеров по продажам отдела компьютерной техники:

оформление счетов на товар;

оформление гарантийных талонов;

ведение журнала счетов;

ведение журнала заказов;

учет контрагентов;

подготовка ценников товара.

При оформлении счета на приобретенный контрагентом товар менеджер дату счета, данные контрагента, собственные данные, указывает цену и количество товара по каждой позиции счета, а также позиции на заказа, если реализуется компьютерная техника. Далее, выписанный счет регистрируется в журнале счетов и при необходимости в журнале заказов. После выписки счета контрагент также получает гарантийный талон, в котором также указывается дата выдачи, контрагент и менеджер, каждая позиция товара по счету и его количество, а также срок гарантии.

При подготовке ценников менеджер готовит бланк ценника, задает параметры товара, отображаемые на ценнике, а также цену.

1.2 Определение недостатков существующей системы обработки информации

В процессе исследования существующей системы обработки экономической информации на предприятии ООО «КОНТУР» были выявлены недостатки.

Рассмотрим организационные недостатки:

В организации минимально используется персональный компьютер. ПК применяется в основном для печати счетов и гарантийных талонов (MS Word, MS Excel). Это связано с низкой подготовкой сотрудников в области применения ПК.

Нерациональное распределение обязанностей между исполнителями, что приводит к потерям рабочего времени.

Отсутствие средств для оптимального решения основных торговых операций.

Нерациональное использование средств информационных технологий.

Недостаточная квалификация сотрудников.

Среди технических недостатков следует отметить отсутствие единой информационной системы, обеспечивающей централизованное хранение данных, сквозной учет реализации товара и автоматизированную подготовку всех необходимых печатных документов.

1.3 Обоснование необходимости разработки информационной системы

Управленческая и финансовая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней, принятия решений, как бухгалтерских, так и управленческих.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства информационного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации.

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике. Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.

Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме, производство новой числовой и иной информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия бухгалтерских и управленческих решений, и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.

Основными принципами и целями внутрифирменных систем информации являются:

определение требований к содержанию информации и к ее характеру, в зависимости от целенаправленности;

выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованн...